Résumé de l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée – Programme d’aide financière aux participants

11 septembre 2012

Table des matières

But

Le présent rapport porte sur lʼévaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ci-après « lʼévaluation ») concernant le Programme d’aide financière aux participants (ci-après « le PAFP »), grâce auquel lʼOffice accorde des fonds aux particuliers, groupes autochtones, propriétaires fonciers, organismes constitués en société à but non lucratif hors de lʼindustrie ou dʼautres groupes désireux dʼintervenir dans le processus d’audience de lʼOffice pour examiner des demandes visant des installations énergétiques.

Description

Le Programme dʼaide financière aux participants appuie la participation du public au processus de réglementation pour les audiences visant des installations tenues en application de la Loi sur lʼOffice national de lʼénergie. Ce programme est administré par l’Office.

Le PAFP est conçu pour faciliter la participation opportune et significative du public, notamment groupes autochtones, propriétaires fonciers et organismes constitués en société à but non lucratif hors de l’industrie, au processus réglementaire de l’Office pour les audiences visant des installations. Il appuie une participation du public qui contribue à une démarche ouverte et équilibrée permettant d’ajouter à la qualité et à la crédibilité du processus de réglementation.

Bien que le PAFP de l’Office soit modelé sur celui de l’Agence canadienne d’évaluation environnementale, il y a entre eux quelques différences reliées au mandat et au processus de chaque organisme. Le PAFP de l’Office ne s’applique qu’au processus de réglementation relatif aux audiences visant des installations.

Les particuliers, groupes autochtones, propriétaires fonciers, organismes constitués en société à but non lucratif hors de l’industrie, ou autres groupes d’intérêts souhaitant intervenir dans le cadre du processus d’examen public visant des projets pour lesquels ils ont un intérêt concret, y sont admissibles. Les candidats admissibles doivent démontrer qu’ils répondent à au moins un des critères suivants :

  • avoir un intérêt local direct relativement au projet, notamment vivre ou posséder des biens près de la zone du projet;
  • posséder des connaissances locales ou traditionnelles autochtones concernant le projet proposé;
  • avoir un intérêt relatif aux incidences éventuelles du projet sur des terres visées par un traité ou un règlement, un territoire traditionnel, ou les revendications et droits connexes;
  • avoir l’intention de fournir des renseignements pertinents sur le mandat de l’Office et ses décisions concernant les projets envisagés.

Avant que les fonds soient débloqués, tous les bénéficiaires approuvés sont tenus de s’inscrire à titre d’intervenant à l’audience visant des installations et de signer un accord de contribution type.

Pour obtenir le statut d’intervenant à une audience visant des installations, les particuliers ou organisations doivent présenter une demande à cette fin en respectant lʼéchéance fixée à cette fin dans l’ordonnance d’audience de lʼOffice. Après réception d’une demande visant un projet, l’Office publie une ordonnance d’audience qui précise le processus d’audience et les délais prescrits. L’ordonnance dʼaudience peut être publiée après que les montants d’aide financière ont été accordés. Les ordonnances d’audience en cours sont énumérées dans le site Web de l’Office sous Demandes et projets.

Ce programme appuie la participation des intervenants en permettant le remboursement des dépenses admissibles, telles que les frais de déplacement et les honoraires dʼexpert. Les activités suivantes sont admissibles à une aide financière :

  • activités de coordination de la collaboration de parties intéressées à l’audience;
  • examen de la liste préliminaire des questions et de la portée de l’évaluation environnementale à étudier au cours de l’audience, et présentation de commentaires à ce sujet;
  • examen de la demande et de l’énoncé des incidences environnementales soumis par le promoteur du projet;
  • préparatifs en vue d’une audience convoquée par l’Office, ou par une commission d’examen, pour étudier le projet, et participation à cette audience.

Nécessité de l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

Lʼévaluation des facteurs relatifs à la vie privée sʼimposait parce que le PAFP exige la collection, lʼutilisation et la divulgation de certains renseignements personnels sur des particuliers identifiables. La Directive sur lʼévaluation des facteurs relatifs à la vie privée (1er avril 2010) du Conseil du Trésor du Canada exige quʼune telle évaluation soit menée pour assurer la conformité à la Loi sur la protection des renseignements personnels et aux principes connexes généralement acceptés, et faire en sorte que les risques dʼatteinte à la vie privée soient bien cernés et atténués.

Objectifs de l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

  • Évaluer, réduire et atténuer les risques éventuels associés à la collecte de renseignements personnels des candidats au PAFP de lʼOffice, et permettre la consignation et la destruction sûres de ces renseignements personnels.

Sommaire des conclusions de l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée et des risques

Bien que, dans lʼensemble, le PAFP de lʼOffice soit conforme à la Loi sur la protection des renseignements personnels et aux principes généralement acceptés à cet égard, certains risques dʼatteinte à la vie privée ont été relevés par le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada. Ces risques peuvent être résumés comme suit :

  1. Le formulaire de demande du PAFP (attestation et énoncé de consentement) devrait inclure le libellé suivant :
    Les renseignements personnels fournis dans le présent formulaire permettront d’établir l’admissibilité au Programme d’aide financière aux participants et sont recueillis en application de l’article 16.3 de la Loi sur l’Office national de l’énergie. Les renseignements personnels peuvent aussi servir à évaluer le programme et à faire rapport à la haute direction. Les renseignements personnels sont protégés conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels et ils sont conservés dans le fichier de renseignements personnels PPU 025 de l’Office. Les particuliers peuvent consulter leurs renseignements personnels et faire corriger les données incorrectes en communiquant avec le coordonnateur ou la coordonnatrice de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels de l’Office à atipoffice-bureauaiprp@rec-cer.gc.ca.
  2. Le libellé de lʼavis de confidentialité figurant sur le formulaire de demande dʼaide financière du PAFP et lʼaccord de contribution standard doit être reformulé, car il donne trop de latitude à lʼOffice quand à la divulgation possible des renseignements; les principes généralement acceptés favorisent la clarté du message.
  3. Le libellé de lʼavis de confidentialité figurant sur le formulaire de demande dʼaide financière du PAFP et lʼaccord de contribution standard doit être reformulé, car il est trop vague pour permettre aux candidats de bien évaluer les risques quʼils prennent en signant lʼénoncé de consentement.
  4. Lʼavis de confidentialité figurant sur le formulaire de demande dʼaide financière du PAFP et lʼaccord de contribution standard doivent être reformulés de manière à mentionner, outre la décharge de responsabilité de lʼOffice pour les demandes mal adressées ou retardées, les risques de fraude et de vol dʼidentité associés aux données fournies dans ces documents. Lʼavis devrait préciser également que lʼOffice nʼassume aucune responsabilité pour ce qui peut survenir aux renseignements personnels quʼil a en main.

Plan d’action - Atténuation des risques

Tous les risques dʼatteinte à la vie privée relevés dans le sommaire des risques dont il est question ci-dessus ont été abordés et atténués grâce au processus dʼapprobation convenu avec le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.

Gestion de la sûreté

Rien à signaler sur ce chapitre

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