Rapport annuel concernant la Loi sur l’accès à l’information 2021–2022

Rapport annuel concernant la Loi sur l’accès à l’information 2021–2022 [PDF 1981 ko]

ISSN 2563-3090

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À propos de la Régie de l’énergie du Canada

La Régie de l’énergie du Canada réglemente l’infrastructure énergétique afin d’assurer l’acheminement sécuritaire et efficace de l’énergie au Canada et ailleurs dans le monde, de protéger l’environnement, de reconnaitre et de respecter les droits des peuples autochtones du Canada et de fournir des analyses et des informations pertinentes et opportunes sur l’énergie. L’organisation relève du ministre des Ressources naturelles.

La Régie de l’énergie du Canada assure les processus décisionnels relatifs aux projets énergétiques sont justes, rapides, transparents et accessibles. La Régie prévient les blessures aux personnes et les dommages à l’environnement tout au long du cycle de vie des activités liées à l’énergie. Les Canadiens ont accès à de l’information pertinente sur l’énergie et les pipelines, que ce soit pour acquérir des connaissances, faire des recherches ou prendre des décisions. Les commentaires des parties prenantes et des peuples autochtones éclairent les travaux et les décisions de la Régie. La structure de gouvernance, les ressources, les systèmes de gestion, les programmes et les services en place favorisent l’atteinte des résultats souhaités.

Pour un complément d’information sur la Régie, consultez son site Web.

Loi sur l’accès à l’information

La Loi sur l’accès à l’information (la Loi) accorde au public canadien un droit d’accès à l’information contenue dans les documents du gouvernement fédéral, sous réserve de certaines exceptions particulières et limitées.

Conformément à l’article 94, le responsable de chaque institution fédérale est tenu de présenter au Parlement un rapport annuel sur l’administration de la Loi après la clôture de chaque exercice. Les rapports annuels sont déposés devant le Parlement conformément à l’article 94 de cette même loi. Le présent rapport décrit comment La Régie de l’énergie du Canada a assumé ses responsabilités en matière d’accès à l’information durant l’exercice 2021–2022.

Structure organisationnelle

Les demandes d’accès à l’information présentées à la Régie sont traitées par le bureau de l’AIPRP, au sein de l’équipe du gouvernement ouvert, qui relève du vice-président de la gestion des données et de l’information, agissant à titre de coordonnateur.

Les demandes d’accès à l’information sont reçues principalement par la poste et par le service de demande d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels (AIPRP) en ligne, mis sur pied vers la fin de 2018. Les demandes qui arrivent par la poste sont enregistrées dans le système de gestion des dossiers de la Régie par la section responsable au sein de l’équipe de la gestion de l’information et de l’architecture, puis elles sont acheminées au bureau de l’AIPRP.

À la fin de 2021–2022, quatre employés à plein temps de la Régie consacrent une partie de leur temps à des activités reliées à la Loi. Cela comprend un Chef de groupe AIPRP, deux agents d’AIPRP ainsi qu’un administrateur à l’AIPRP.

Ordonnance de délégation de pouvoirs

La Loi sur la Régie canadienne de l’énergie a désigné le président et premier dirigeant de la Régie pour exercer les pouvoirs, s’acquitter des devoirs et remplir les fonctions, qui sont prévus dans la Loi sur la protection des renseignements personnels. Toutefois, ces pouvoirs ont de tout temps été délégués par le président et premier dirigeant.

Le bureau de l’AIPRP relève du vice-président de la gestion des données et de l’information à qui les pouvoirs ont été délégués.

L’ordonnance de délégation est demeurée inchangée. Selon l’ordonnance actuelle, les pouvoirs ont été pleinement délégués à trois vice-présidents en vertu de la Loi. Il s’agit du vice-président de la gestion des données et de l’information (premier coordonnateur de l’AIPRP), du vice-président de la stratégie de réglementation et de la coordination et du vice-président du rendement et des résultats (coordonnateurs auxiliaires de l’AIPRP). D’un point de vue opérationnel, la délégation de ces pouvoirs à trois personnes assure le traitement et la conclusion des dossiers sans retard indu.

Pour obtenir plus de renseignements statistiques, consultez l’annexe B.

Rendement pour 2021–2022

En 2021–2022, la Régie a reçu 31 demandes au titre de la Loi. Il s’agit de 50 % de plus que le nombre de demandes reçues au cours de l’exercice précédente.

En 2021–2022, la Régie a traité 86,7 % des demandes reçues dans les délais prescrits par la Loi. Il s’agit d’une réduction par rapport à l’exercice précédent. Le bureau de l’AIPRP de la Régie continuera de s’efforcer d’améliorer les taux de conformité et la qualité de l’information diffusée.

L’article 9 de la Loi permet de proroger un délai prescrit dans certaines circonstances. En 2021- 2022, la Régie a obtenu 12 prorogations, soit pour environ 40 % des dossiers, une légère augmentation à 36 % l’année précédente. Dans six des cas, une prorogation était nécessaire pour aviser les tierces parties. Dans cinq autres, le délai a été prorogé pour permettre une consultation. La dernière prorogation a été demandée en raison du grand nombre de documents, qui rendait impossible le respect de la date limite originale sans entraver le fonctionnement de la Régie. Les douze prorogations étaient de 120 jours ou moins.

La Régie a également reçu 65 nouvelles demandes non officielles et en a traité 64 au cours de la période visée. De ces demandes non officielles, 60 concernaient des documents publiés précédemment conformément à la Loi, dans la section Demandes d’accès à l’information complétées du site Web du Gouvernement ouvert.

Pour ce qui est des dossiers fermés pendant la période visée, précisions que la Régie a examiné 9 966 pages au total et en a communiqué 6 910 aux demandeurs. Cela représente une augmentation par rapport au nombre de pages traitées au cours de l’exercice précédent. Le bureau de l’AIPRP s’est concentré sur le traitement des dossiers en suspens par suite de l’augmentation de la charge de travail.

La Régie a été consultée à 14 reprises par d’autres ministères et organismes fédéraux responsables de dossiers reliés à ses activités. Elle a examiné 385 pages pour ces consultations.

La Régie a remarqué qu’en 2021–2022, les demandes sont provenues le plus souvent du public (52 %), suivi des média (26 %), d’organisme et les refus de s’identifier (10 % chaque), et d’organisation (2 %).

En 2021–2022, la Régie a fermé 30 dossiers. Les documents des dossiers fermés pendant la période visée 23 % des documents des dossiers fermés ont été entièrement divulgués, tandis que 67 % des documents ont été communiqués en partie. Les documents pertinents d’aucune demande n’ont été exemptés complètement. Des autres demandes, 3 % ont été abandonnée par la personne qui l’avait soumise et 7 % n’étaient reliées à aucun document.

La plupart des exceptions invoquées par la Régie en 2021–2022 visaient quatre articles de la Loi : le paragraphe 19(1), qui protège les renseignements personnels; l’alinéa 21(1)b), qui protègent le processus de délibération des fonctionnaires; l’alinéa 21(1)a), qui protège des avis et recommandations; et l’article 23, qui protège le secret professionnel des avocats.

Pendant la pandémie de la COVID-19, tout le travail s’est poursuivi de la maison; les perturbations ont été minimes et les délais de traitement ont subi une légère augmentation.

Pour obtenir plus de renseignements statistiques, consultez l’annexe A.

Établir des rapports sur les frais d’accès à l’information aux fins de la Loi sur les frais de service

La Loi sur les frais de service exige qu’une autorité responsable fasse annuellement rapport au Parlement sur les frais perçus par l’institution.

En ce qui concerne les frais perçus en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, les renseignements ci-dessous sont déclarés conformément à l’article 20 de la Loi sur les frais de service.

• Autorité : Loi sur l’accès à l’information
• Montant : 5 $ pour une demande d’accès à l’information
• Total des revenus : 150 $ en 2021–22
• Frais dispensés : 5 $ en 2021–22

Conformément à la Directive provisoire concernant l’administration de la Loi sur l’accès à l’information publiée le 5 mai 2016, et les changements à la loi entré en vigueur le 21 juin 2019, la Régie d’énergie du Canada dispense de tous les frais prévus par la Loi et le Règlement, à l’exception des frais de présentation de 5 $ prévus à l’alinéa 7(1)a) du Règlement.

Au cours de 2021–2022, le bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) de la Régie a engagé des couts de 348 284 $ en salaires et de 7 634 $ en biens et services pour appliquer la Loi.

Formation et sensibilisation

Le bureau de l’AIPRP de la Régie continue d’accorder un intérêt particulier à la formation. En 2021–2022, le bureau a donné plus de formations directes. Le télétravail et les nouvelles technologies adoptées en raison de la pandémie de COVID-19 ont suscité des inquiétudes particulières en lien avec l’enregistrement des réunions. Des directives précises ont été mises en place et communiquées à tous, y compris la notion de consentement valable.

Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives

La documentation et le matériel de formation sur le programme de l’AIPRP à la Régie ont été mis à jour et accessibles à partir du site intranet, qui renferme aussi des liens menant aux lois, politiques et lignes directrices du Secrétariat du Conseil du Trésor, ainsi qu’à tout un éventail d’outils d’orientation et de gestion de l’information.

La Régie a poursuivi l’examen de ses modalités en vue d’améliorer ses procédés et identifier les possibilités de réaliser des économies dans le traitement des demandes d’accès à l’information et de communication de renseignements personnels.

En tant qu’organisme qui valorise l’ouverture et la transparence, la Régie s’assure que l’information est à la disposition du public sans qu’il soit nécessaire de recourir à la Loi. Comme celle-ci l’exige, les exceptions à l’accès public sont limitées et précises.

Sommaire des enjeux clés et mesures prises à l’égard des plaintes

En 2021–2022, aucune nouvelle plainte n’a été déposée au Commissariat à l’information. Des 32 plaintes en suspens, 18 ont été fermés. La Régie continuera à travailler de près avec le Commissariat à l’information afin de résoudre rapidement et efficacement les 14 plaintes en suspens.

Aucun appel n’a été interjeté à la Cour fédérale du Canada en 2021–2022.

Une formation spécialisée relative à la Loi sur la protection des renseignements personnels et à la Loi sur l’accès à l'information a été offerte par le bureau de l’AIPRP pour répondre aux besoins des agents et des clients. De plus, une formation générale a été donnée pour sensibiliser davantage les employés à leurs responsabilités à cet égard. Dans cette optique, la Régie a revu sa documentation sur l’AIPRP (courriel d’attribution de tâches, présentation PowerPoint, etc.) afin d’améliorer sa formation et ses communications à l’intention de la direction et du personnel.

En plus de la formation en ligne, le bureau de l’AIPRP a donné des présentations sur l’obtention d’un consentement valable avant l’enregistrement de réunions, qui ont été bien accueillies dans le cadre de son programme de formation.

En 2021–2022, la Régie a continué de demander à tous ses employés et entrepreneurs de suivre un cours de base sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels (I015), offert par l’École de la fonction publique du Canada. Au cours de la période visée par le rapport, 45 employés de la Régie et 30 entrepreneurs se sont inscrits à ce cours, 66 l’ont réussi.

Le bureau de l’AIPRP prévoit que la sensibilisation accrue des employés améliorera leur capacité à recueillir des documents, les aidera à mieux identifier l’information pouvant être caviardée et leur permettra de mieux appuyer le traitement des demandes. En fin de compte, le but est de communiquer des documents qui répondent aux besoins des demandeurs.

Les agents de l’AIPRP à la Régie ont assisté à des webinaires offerts par la Division de la politique de l’information et de la protection des renseignements personnels du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada. De plus, le bureau de l’AIPRP a participé cette année à la Semaine canadienne du droit à l’information.

Surveillance de la conformité

Le bureau de l’AIPRP communique régulièrement les progrès réalisés dans le traitement des demandes au coordonnateur, par l’entremise du chef de groupe. Le chef de groupe de l’AIPRP reçoit un compte rendu hebdomadaire de toutes les demandes actives; il a accès à un système de suivi central qui est mis à jour régulièrement pour établir les points prioritaires ou signaler les dates d’échéance prochaines.

Annexe A – Renseignements statistiques

Rapport statistique sur la Loi sur l’accès à l’information

Nom de l’institution : La Régie de l’énergie du Canada

Période d’établissement de rapport : 4/1/2021 au 3/31/2022

Section 1 – Demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

1.1 Nombre de demandes

1.2 Source des demandes

1.3 Mode des demandes

Section 2 – Demandes informelles

2.1 Nombre de demandes informelles

2.2 Mode des demandes informelles

2.3 Délai de traitement pour les demandes informelles

2.4 Pages communiquées informellement

2.5 Pages recommuniquées informellement

Section 3 – Demandes à la Commissaire à l'information pour ne pas donner suite à la demande

Section 4 – Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapports

4.1 Disposition et délai de traitement

4.2 Exceptions

4.3 Exclusions

4.4 Format des documents communiqués

4.5 Complexité

4.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées en formats papier et document électronique

4.5.2 Pages pertinentes traitées en fonction de l’ampleur des demandes en formats papier et document électronique par disposition des demandes

4.5.3 Minutes pertinentes traitées et communiquées en format audio

4.5.4 Minutes pertinentes traitées en fonction de l'ampleur des demandes en format audio par disposition des demandes

4.5.5 Minutes pertinentes traitées et communiquées en format vidéo

4.5.6 Minutes pertinentes traitées en fonction de l'ampleur des demandes en format vidéo par disposition des demandes

4.5.7 Autres complexités

4.6 Demandes fermées

4.6.1 Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la Loi

4.7 Présomptions de refus

4.7.1 Motifs du non-respect des délais prévus par la Loi

4.7.2 Demandes fermées au-dela des délais prévus par la Loi (y compris toute prorogation prise)

4.8 Demandes de traduction

Section 5 – Prorogations

5.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes

5.2 Durée des prorogations

Section 6 – Frais

Section 7 – Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations

7.1 Demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada et autres organisations

7.2 Recommandation et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada

7.3 Recommandation et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organisations à l'extérieur du gouvernement du Canada

Section 8 – Délais de traitement des demandes de consultation sur les renseignements confidentiels du Cabinet

8.1 Demandes auprès des services juridiques

8.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé

Section 9 – Enquêtes et compte rendus de conclusion

9.1 Enquêtes

9.2 Enquêtes et rapports des conclusions

Section 10 – Recours judiciaire

10.1 Recours judiciaires sur les plaintes

10.2 Recours judiciaires sur les plaintes de tiers en vertu de l'alinéa 28(1)b)

Section 11 – Ressources liées à la Loi sur l’accès à l’information

11.1 Coûts

11.2 Ressources humaines

Remarque : Entrer des valeurs à trois décimales.

Rapport statistique supplémentaire sur la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l’institution : La Régie de l’énergie du Canada

Période d’établissement de rapport : 2021-04-01 au 2022-03-31

Section 1 : Capacité de recevoir des demandes sous la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

Indiquez le nombre de semaines pendant lesquelles votre institution a pu recevoir des demandes d'AIPRP par les différents canaux.

Section 2 : Capacité de traiter les dossiers sous la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

2.1 Indiquez le nombre de semaines pendant lesquelles votre institution a pu traiter des documents papier à différents niveaux de classification.

2.2 Indiquez le nombre de semaines pendant lesquelles votre institution a pu traiter des documents électroniques à différents niveaux de classification.

Section 3 : Demandes ouvertes et plaintes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information

3.1 Indiquez le nombre de demandes ouvertes qui sont en suspens depuis des périodes de rapport précédentes.

3.2 Indiquez le nombre de plaintes ouvertes auprès du Commissaire à l'information du Canada qui sont en suspens depuis des périodes de rapport précédentes.

Section 4 : Demandes ouvertes et plaintes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

4.1 Indiquez le nombre de demandes ouvertes qui sont en suspens depuis des périodes de rapport précédentes.

4.2 Indiquez le nombre de plaintes ouvertes auprès du Commissaire à la protection de la vie privée du Canada qui sont en suspens depuis des périodes de rapport précédentes.

Section 5 : Numéro d'assurance social (NAS)

Annexe B – Ordonnance de délégation de pouvoirs

Délégation des pouvoirs en vertu de la Loi sur l’accès à l’information
et de la Loi sur la protection des renseignements personnels

En ma qualité de Présidente – directrice générale de la Régie de l'énergie du Canada, en vertu de l’article 95(1) de la Loi sur l’accès à l’information^{Note de bas de page 1} et de l’article 73(1) de la Loi sur la protection des renseignements personnels^{Note de bas de page 2}, je délègue par la présente aux titulaires des postes énoncés à l’annexe de délégation de pouvoirs ci-jointe ou aux personnes occupant les dits postes à titre intérimaire, les attributions dont je suis investie, à titre de Présidente – directrice générale de la Régie de l'énergie du Canada, aux termes des dispositions des lois et des règlements connexes mentionnés en regard de chaque poste. Le présent document remplace toute ordonnance de délégation de pouvoirs antérieure.

Fait à Calgary, en Alberta, le 16 février 2021.

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Gitane De Silva
Présidente – directrice générale

Annexe de délégation de pouvoirs

Date de modification :

2023-01-10