Rapport annuel concernant la Loi sur l’accès à l’information 2022–2023

Rapport annuel concernant la Loi sur l’accès à l’information 2022–2023 [PDF 1426 ko]

ISSN 2563-3090

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À propos de la Régie de l’énergie du Canada

La Régie de l’énergie du Canada réglemente les pipelines et les lignes de transport d’électricité interprovinciaux et internationaux, les projets d’énergie renouvelable extracôtière, les activités pétrolières ou gazières sur les terres domaniales et le commerce de l’énergie. Sa mission est de réglementer l’infrastructure afin d’assurer l’acheminement sécuritaire et efficace de l’énergie aux Canadiens et ailleurs dans le monde; de protéger l’environnement; de respecter les droits des peuples autochtones; et de fournir des analyses et des informations pertinentes et opportunes sur l’énergie. La Régie relève du ministre de l’Energie des Ressources naturelles.

Pour un complément d’information sur la Régie, consultez son site Web.

Loi sur l’accès à l’information

La Loi sur l’accès à l’information (« la Loi ») accorde au public canadien un droit d’accès à l’information contenue dans les documents du gouvernement fédéral, sous réserve de certaines exceptions particulières et limitées. Conformément à l’article 94 de la Loi, le responsable de chaque institution fédérale établit chaque année un rapport sur l’administration de la Loi après la clôture de chaque exercice. Ces rapports annuels sont déposés devant le Parlement aux termes de ce même article. Le présent rapport décrit comment la Régie de l’énergie du Canada s’est acquittée de ses responsabilités en matière d’accès à l’information durant l’exercice 2022- 2023.

Structure organisationnelle

Les demandes d’accès à l’information présentées à la Régie sont traitées par le bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (« AIPRP »). Rattaché à l’équipe du gouvernement ouvert, celui-ci relève du vice-président de la gestion des données et de l’information agissant à titre de coordonnateur délégué de l’AIPRP.

Les demandes d’accès à l’information sont le plus souvent transmises à la Régie par courriel et par l’entremise du service en ligne prévu à cette fin. À l’occasion, des demandes lui parviennent aussi par la poste. Dans de tels cas, elles sont entrées dans son système de gestion des dossiers par la section responsable au sein de l’équipe de la gestion des données et de l’information, avant d’être acheminées au bureau de l’AIPRP.

À la fin de l’exercice 2022-2023, quatre employés à temps plein de la Régie – un chef de groupe et trois agents d’AIPRP – se consacraient aux activités reliées à la Loi sur l’accès à l’information.Les tableaux des exigences en matière de publication proactive sont supervisés par le Vice-président, Chef du personnel et Viceprésident du rendement et des résultats.

Ordonnance de délégation de pouvoirs

La Loi sur la Régie canadienne de l’énergie confère au président-directeur général de l’organisme l’autorité pour exercer les pouvoirs et les attributions prévus dans la Loi sur l’accès à l’information. De tout temps, celui-ci délègue ces pouvoirs. Le bureau de l’AIPRP relève du vice-président de la gestion des données et de l’information, à qui sont délégués les pouvoirs du président-directeur général de la Régie en vertu de la Loi sur l’accès à l’information.

La délégation des pouvoirs a changé par rapport à l’exercice précédent. Aux termes de l’ordonnance actuellement en vigueur, les pouvoirs conférés par la Loi sont exercés par trois cadres supérieurs, soit le vice-président de la gestion des données et de l’information (principal coordonnateur de l’AIPRP), le viceprésident des activités systémiques et le viceprésident de l’innovation et des résultats (coordonnateurs auxiliaires). L’article 9 confie au directeur du gouvernement ouvert et au chef de groupe de l’AIPRP des pouvoirs limités. Sur le plan opérationnel, la délégation de pouvoirs à trois personnes assure le traitement et la conclusion des dossiers sans retard indu.

Pour obtenir plus de renseignements statistiques, consultez l’annexe B.

Rendement pour 2021–2022

En 2022-2023, l’Office a reçu 13 demandes au titre de la Loi sur l’accès à l’information, soit 56 % de moins qu’au cours de l’exercice précédent.

Durant l’exercice 2022-2023, la Régie a traité 64.3 % des demandes qu’elle a reçues dans les délais prescrits, un pourcentage inférieur à celui de l’exercice précédent. Le bureau de l’AIPRP de la Régie continuera de s’efforcer d’améliorer son taux de conformité et la qualité de l’information transmise.

Vers la fin de l’exercice 2022-2023, la Régie a commencé à migrer vers un nouveau logiciel appelé ATIP Express. Cette transition devrait rendre le processus plus efficace dans les années à venir.

L’article 9 de la Loi sur l’accès à l’information permet de proroger un délai prescrit dans certaines circonstances. En 2022-2023, la Régie s’est prévalue de cette disposition à quatre reprises, soit pour environ 50 % des dossiers, une légère hausse par rapport à 40 % durant l’exercice précédent. Dans deux de ces cas, une prorogation a été nécessaire pour aviser des tiers. Dans deux autres, une prorogation a été invoquée en raison du grand nombre de documents qui étaient demandés. Le respect du délai normal aurait entravé les activités de la Régie.

La Régie a également reçu 79 demandes non officielles et en a traité 76 au cours de la période visée par le présent rapport. Ces dernières concernaient des documents publiés précédemment conformément à la Loi sur l’accès à l’information, dans la section Demandes d’accès à l’information complétées du site Web du Gouvernement ouvert.

Pour ce qui est des dossiers fermés pendant la période visée, la Régie a examiné 983 pages au total et en a communiquées 777 aux demandeurs. Il s’agit d’une diminution par rapport au nombre de pages traitées pendant l’exercice précédent. La charge du travail allégée a permis au bureau de l’AIPRP de s’attarder au traitement des dossiers en suspens ainsi que les plaintes.

La Régie a aussi été consulté à 12 reprises par d’autres ministères et organismes fédéraux responsables de dossiers reliés à ses activités. Elle a traité 211 pages pour ces consultations.

Durant l’exercice 2022-2023, la Régie a constaté que les demandes les plus courantes provenaient de demandeurs qui préféraient ne pas s’identifier (69 %), de membres des médias (23 %) et de personnes du milieu universitaire (8 %).

Durant l’exercice 2022-2023, la Régie a fermé 14 dossiers. Dans 22 % des cas, tous les documents demandés ont été transmis, tandis que dans 42 % des cas, ils n’ont été communiqués qu’en partie. Dans aucun cas, les documents recherchés ont été complètement exemptés. Des demandes restantes, 14 % ont été abandonnées par le demandeur et 22 % n’étaient reliées à aucun dossier.

La plupart des exemptions invoquées par la Régie en 2022-2023 visaient quatre dispositions de la Loi sur l’accès à l’information : le paragraphe 19(1), qui protège les renseignements personnels; l’alinéa 21(1)b), qui protège le processus de délibération de fonctionnaires; l’alinéa 21(1)a), qui protège les avis et les recommandations; et l’article 23, qui protège le secret professionnel des avocats.

Au cours de l’exercice 2022-2023, la plupart des tâches ont été accomplies à distance avec un minimum de dérangements. La désuétude du logiciel de caviardage et de gestion des dossiers a continué de se répercuter sur les délais de traitement. Le nouveau logiciel dont la Régie a récemment fait l’acquisition, ATIP Express, est censé être entièrement fonctionnel durant l’exercice 2023-2024. En plus de réduire les délais de traitement, ce logiciel permettra de compiler de façon plus rigoureuse des statistiques sur l’AIPRP en vue de la production des rapports mensuels et annuels.

Pour obtenir plus de renseignements statistiques, consultez l’annexe A.

Déclaration des frais liés à l’accès à l’information aux fins de la Loi sur les frais de service

En vertu de la Loi sur les frais de service, l’autorité compétente doit déposer chaque année devant le Parlement un rapport sur les frais perçus par l’institution.

En ce qui concerne les droits perçus au titre de la Loi sur l’accès à l’information, les renseignements suivants doivent être fournis aux termes de l’article 20 de la Loi sur les frais de service.

• Autorité : Loi sur l’accès à l’information
• Montant des droits : 5 $ par demande d’accès à l’information
• Recettes totales : 65 $ en 2022-2023
• Aucuns droits annulés en 2022-2023

Conformément à la Directive provisoire concernant l’administration de la Loi sur l’accès à l’information publiée le 5 mai 2016, et aux modifications apportées à la Loi elle-même qui sont entrées en vigueur le 21 juin 2019, la Régie de l’énergie du Canada renonce à tous les droits prescrits dans la Loi et son règlement, à l’exception du droit de 5 $ prévu à l’alinéa 7(1)a) de ce dernier.

Au cours de l’exercice 2022-2023, le bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (« AIPRP ») de la Régie a engagé des coûts de 333 825 $ en salaires.

Formation et sensibilisation

Le bureau de l’AIPRP de la Régie continue de porter un grand intérêt à la formation. En 2022- 2023, il a fourni une formation ciblée dans le cadre de ses activités d’accueil et d’intégration des nouveaux employés et une formation de recyclage annuelle à son personnel et à celui du bureau de première responsabilité. Le télétravail et le recours à de nouvelles technologies adoptées durant la pandémie de COVID-19 se sont poursuivis jusqu’au 31 mars 2023.

Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives

La documentation et le matériel de formation du programme de l’AIPRP à la Régie ont été mis à jour et rendus accessibles dans son intranet, où on trouve aussi des liens menant aux lois, politiques et lignes directrices du Secrétariat du Conseil du Trésor, ainsi qu’à tout un éventail d’outils d’orientation et de gestion de l’information.

La Régie a poursuivi l’examen de ses procédures d’AIPRP dans l’optique de les améliorer et de relever les occasions d’accroître son efficacité dans le traitement des demandes d’accès à l’information et de communication de renseignements personnels. La Régie s’est procuré un nouveau logiciel, ATIP Express, durant l’exercice 2022-2023, qui sera entièrement fonctionnel durant l’exercice 2023-2024.

En tant qu’organisme qui valorise l’ouverture et la transparence, la Régie s’assure que l’information est à la disposition du public sans qu’il soit nécessaire de recourir à la Loi sur l’accès à l’information. Comme celle-ci l’exige, les exceptions à l’accès public sont limitées et ciblées.

Résumé des principaux enjeux et des mesures prises à la suite de plaintes

En 2022-2023, une nouvelle plainte a été déposée devant le Commissariat à l’information. Toutes les 14 plaintes en suspens ont été réglées.

Aucun appel n’a été interjeté à la Cour fédérale du Canada durant l’exercice 2022-2023.

La Régie est une entité gouvernementale, qui figure à l’annexe II de la Loi sur la gestion des finances publiques assujettie aux exigences de la publication proactive sous les articles 82 a 84 et 86 a 88 de la Loi sur l’accès a l’information. Tous les rapports se trouvent sur open.canada.ca.

Une formation spécialisée sur la Loi sur l’accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels a été offerte par le bureau de l’AIPRP pour répondre aux besoins des agents et des clients. De plus, une formation générale a été donnée pour sensibiliser davantage les employés à leurs responsabilités à cet égard. Dans cette optique, la Régie a revu ses documents de formation sur l’AIPRP (courriel d’attribution de tâches, présentation PowerPoint, etc.) afin d’améliorer sa formation et ses communications aux membres de la direction et du personnel.

Outre sa formation en ligne, le bureau de l’AIPRP a fait des présentations à la communauté de pratique des données et organisé des activités d’accueil et d’intégration pour les nouveaux commissaires.

Durant la période, la Régie a continué d’exiger que tous ses employés et entrepreneurs suivent un cours de base sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels (COR502), offert par l’École de la fonction publique du Canada. Ainsi, 29 employés et entrepreneurs de la Régie se sont inscrits à ce cours, qu’ils ont tous réussi.

Grâce à la mise en place du nouveau logiciel de caviardage ATIP Express et à une sensibilisation et une formation renouvelées sur la bonne gestion des documents, le bureau de l’AIPRP s’attend à ce que les délais de réponse et de traitement des demandes soient accélérés. La fonction d’intelligence artificielle du nouveau logiciel de caviardage améliorera le temps de traitement des documents pertinents, raccourcira les délais de traitement et permettra à la Régie de donner suite aux demandes en fournissant des documents adaptés en temps opportun.

Les agents de l’AIPRP de la Régie participent activement aux cours annuels dans leur domaine, notamment les cours de l’EFPC, des webinaires et des analyses approfondies offerts par le service de la politique de l’information et de la protection des renseignements personnels du Conseil du Trésor, ainsi qu’à des conférences à l’intention des spécialistes de l’AIPRP.

Surveillance de la conformité

Le chef de groupe de l’AIPRP rencontre chaque semaine l’équipe des agents de l’AIPRP pour passer en revue tous les dossiers. Ces rencontres donnent lieu à des discussions sur des questions techniques, des mises à jour sur l’état d’avancement et la rapidité de traitement des demandes.

Les constats qui s’en dégagent sont communiquées régulièrement au coordonnateur de l’AIPRP par l’entremise du directeur du gouvernement ouvert.

Toutes les demandes font l’objet d’un suivi dans un dépôt central et sont examinées et actualisées toutes les semaines.

Des rapports statistiques mensuels sont remis par le chef de groupe de l’AIPRP au directeur du gouvernement ouvert. Ces statistiques sont présentées au coordonnateur des demandes de participation responsable de la surveillance du programme d’AIPRP.

La Régie n’a pas de système de contrôle structuré pour l’exactitude et l’exhaustivité des informations publiées de manière proactive.

Annexe A – Renseignements statistiques

Rapport statistique sur la Loi sur l’accès à l’information

Nom de l’institution : Régie de l’énergie du Canada

Période d’établissement de rapport : 4/1/2022 au 3/31/2023

Section 1 – Demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

1.1 Nombre de demandes

1.2 Source des demandes

1.3 Mode des demandes

Section 2 – Demandes informelles

2.1 Nombre de demandes informelles

2.2 Mode des demandes informelles

2.3 Délai de traitement pour les demandes informelles

2.4 Pages communiquées informellement

2.5 Pages recommuniquées informellement

Section 3 – Demandes à la Commissaire à l'information pour ne pas donner suite à la demande

Section 4 – Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapports

4.1 Disposition et délai de traitement

4.2 Exceptions

4.3 Exclusions

4.4 Format des documents communiqués

4.5 Complexité

4.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées en formats papier et document électronique

4.5.2 Pages pertinentes traitées en fonction de l’ampleur des demandes en formats papier et document électronique par disposition des demandes

4.5.3 Minutes pertinentes traitées et communiquées en format audio

4.5.4 Minutes pertinentes traitées en fonction de l'ampleur des demandes en format audio par disposition des demandes

4.5.5 Minutes pertinentes traitées et communiquées en format vidéo

4.5.6 Minutes pertinentes traitées en fonction de l'ampleur des demandes en format vidéo par disposition des demandes

4.5.7 Autres complexités

4.6 Demandes fermées

4.6.1 Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la Loi

4.7 Présomptions de refus

4.7.1 Motifs du non-respect des délais prévus par la Loi

4.7.2 Demandes fermées au-dela des délais prévus par la Loi (y compris toute prorogation prise)

4.8 Demandes de traduction

Section 5 – Prorogations

5.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes

5.2 Durée des prorogations

Section 6 – Frais

Section 7 – Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations

7.1 Demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada et autres organisations

7.2 Recommandation et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada

7.3 Recommandation et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organisations à l'extérieur du gouvernement du Canada

Section 8 – Délais de traitement des demandes de consultation sur les renseignements confidentiels du Cabinet

8.1 Demandes auprès des services juridiques

8.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé

Section 9 – Enquêtes et compte rendus de conclusion

9.1 Enquêtes

9.2 Enquêtes et rapports des conclusions

Section 10 – Recours judiciaire

10.1 Recours judiciaires sur les plaintes

10.2 Recours judiciaires sur les plaintes de tiers en vertu de l'alinéa 28(1)b)

Section 11 – Ressources liées à la Loi sur l’accès à l’information

11.1 Coûts

11.2 Ressources humaines

Remarque : Entrer des valeurs à trois décimales.

Rapport statistique supplémentaire sur la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l’institution : Régie de l’énergie du Canada

Période d’établissement de rapport : 2022-04-01 au 2023-03-31

Section 1 : Capacité de recevoir des demandes sous la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

Indiquez le nombre de semaines pendant lesquelles votre institution a pu recevoir des demandes d'AIPRP par les différents canaux.

Section 2 : Capacité de traiter les dossiers sous la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

2.1 Indiquez le nombre de semaines pendant lesquelles votre institution a pu traiter des documents papier à différents niveaux de classification.

2.2 Indiquez le nombre de semaines pendant lesquelles votre institution a pu traiter des documents électroniques à différents niveaux de classification.

Section 3 : Demandes ouvertes et plaintes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information

3.1 Indiquez le nombre de demandes ouvertes qui sont en suspens depuis des périodes de rapport précédentes.

3.2 Indiquez le nombre de plaintes ouvertes auprès du Commissaire à l'information du Canada qui sont en suspens depuis des périodes de rapport précédentes.

Section 4 : Demandes ouvertes et plaintes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

4.1 Indiquez le nombre de demandes ouvertes qui sont en suspens depuis des périodes de rapport précédentes.

4.2 Indiquez le nombre de plaintes ouvertes auprès du Commissaire à la protection de la vie privée du Canada qui sont en suspens depuis des périodes de rapport précédentes.

Section 5 : Numéro d'assurance social (NAS)

Section 6 : Accès universel sous la Loi sur la protection des renseignements personnels

Annexe B – Ordonnance de délégation de pouvoirs

Délégation des pouvoirs en vertu de la Loi sur l’accès à l’information
et de la Loi sur la protection des renseignements personnels

En ma qualité de Présidente – directrice générale de la Régie de l'énergie du Canada, en vertu de l’article 95(1) de la Loi sur l’accès à l’information^{Note de bas de page 1} et de l’article 73(1) de la Loi sur la protection des renseignements personnels^{Note de bas de page 2}, je délègue par la présente aux titulaires des postes énoncés à l'annexe de délégation de pouvoirs ci-jointe ou aux personnes occupant les dits postes à titre intérimaire, les attributions dont je suis investie, à titre de Présidente – directrice générale de la Régie de l’énergie du Canada, aux termes des dispositions des lois et des règlements connexes mentionnés en regard de chaque poste. Le présent document remplace toute ordonnance de délégation de pouvoirs antérieure.

Fait à Calgary, en Alberta, le 1 avril 2022.

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Gitane De Silva
Présidente – directrice générale

Annexe de délégation de pouvoirs

Date de modification :

2023-10-20