Rapport annuel concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels 2023–2024

Rapport annuel concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels 2023–2024 [PDF 3033 ko]

ISSN 2563-3104

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À propos de la Régie de l’énergie du Canada

La Régie de l’énergie du Canada réglemente les pipelines et les lignes de transport d’électricité interprovinciaux et internationaux, les projets d’énergie renouvelable extracôtière, les activités pétrolières ou gazières sur les terres domaniales et le commerce de l’énergie. Sa mission consiste à assurer une réglementation pour prévenir les préjudices et s’assurer que l’énergie est acheminée de manière sécuritaire, fiable, concurrentielle et durable sur le plan de l’environnement partout au Canada et ailleurs dans le monde. La Régie reconnaît et respecte les droits inhérents et protégés par la Constitution des Premières Nations, des Inuit et des Métis. Elle fournit de l’information et des analyses pertinentes en matière d’énergie pour expliquer et soutenir la transition du Canada vers un avenir carboneutre. Elle relève du ministre de l’Énergie et des Ressources naturelles.

Pour un complément d’information sur la Régie, consultez son site Web.

Loi sur la Protection des renseignements personnels

La Loi sur la protection des renseignements personnels (la « Loi ») accorde au public canadien un droit d’accès aux renseignements détenus par le gouvernement fédéral à leur sujet, sous réserve de certaines exceptions particulières. La Loi protège les renseignements personnels au moyen de dispositions concernant la collecte, la conservation, l’utilisation et la communication de ceux–ci.

Conformément à l’article 72 de la Loi, le responsable de chaque institution fédérale établit chaque année un rapport sur l’administration de la Loi après la clôture de chaque exercice. Ces rapports annuels sont déposés devant le Parlement aux termes de ce même article. Le présent rapport décrit comment la Régie de l’énergie du Canada s’est acquittée de ses responsabilités en matière de protection des renseignements personnels durant l’exercice 2023–2024.

Structure organisationnelle

Les demandes de communication de renseignements personnels présentées à la Régie sont traitées par le bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (« AIPRP »), qui est rattaché à l’équipe du gouvernement ouvert. Ce bureau relève du vice–président de la gestion des données et de l’information, agissant à titre de coordonnateur principal délégué de l’AIPRP. À la fin de l’exercice 2023–24, quatre agents d’AIPRP à temps plein de la Régie se consacraient aux activités reliées à la Loi.

Les demandes de communication de renseignements personnels sont le plus souvent transmises à la Régie par courriel et par l’entremise du service en ligne prévu à cette fin. À l’occasion, des demandes lui parviennent aussi par la poste. Dans de tels cas, elles sont entrées dans son système de gestion des dossiers par la section responsable au sein de l’équipe de la gestion des données et de l’information, avant d’être acheminées au bureau de l’AIPRP.

La Régie n’était partie à aucune entente de services aux termes de l’article 73.1 de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Ordonnance de délégation de pouvoirs

La Loi sur la Régie canadienne de l’énergie confère à la présidente–directrice générale l’autorité nécessaire pour exercer les pouvoirs et les attributions prévus dans la Loi sur la protection des renseignements personnels. De tout temps, la présidente–directrice générale a délégué ces pouvoirs. L’équipe de l’AIPRP relève du vice–président de la gestion des données et de l’information, à qui sont délégués les pouvoirs de la présidente–directrice générale en vertu de la Loi sur l’accès à l’information.

La délégation des pouvoirs a changé par rapport à l’exercice précédent. Aux termes de l’ordonnance actuellement en vigueur, les pouvoirs conférés par la Loi sur l’accès à l’information ont été délégués à quatre cadres supérieurs, soit le vice–président de la gestion des données et de l’information (coordonnateur principal de l’AIPRP), la vice–présidente du soutien au personnel et aux effectifs, la vice–présidente et secrétaire de la Commission et la vice–présidente des communications et de la mobilisation (coordonnateurs auxiliaires de l’AIPRP). La directrice du gouvernement ouvert s’est également vu conférer de pleins pouvoirs à titre de coordonnatrice de dernier recours de l’AIPRP. Le chef du groupe de l’AIPRP possède un pouvoir d’autorisation limité en vertu de l’article 9. Sur le plan opérationnel, la délégation des pouvoirs à six personnes assure le traitement et la conclusion des dossiers sans retard indu.

Une copie des ordonnances de délégation se trouve à l’annexe B.

Rendement pour 2023–2024

En 2023-2024, la Régie a reçu quatre nouvelles demandes au titre de la Loi sur la protection des renseignements personnels et a reporté deux demandes de la période précédente.

Des cinq demandes fermées pour lesquelles des réponses ont été données pendant la période, trois (60%) ont été traitées dans le délai de 30 jours prescrit par la Loi. Les deux demandes restantes ont été traitées dans un délai respectif de 180 jours et 365 jours, et les deux dossiers ont nécessité des prolongations en raison du grand volume de documents demandes.

Au dernier jour de la période de référence, une demande restait en suspens pour l’exercice 2023–2024, toujours dans les délais prévus par la Loi.

Au cours des dernières cinq ans, la Régie a reçu très peu de demandes de communication de renseignements personnels. Les cinq demandes fermées au cours du présent exercice ont donné lieu au traitement de 2460 pages et à la communication de 574 pages.

La Régie n’a reçu aucune demande de consultation d’autres institutions ou organisations.

Au cours de 2023-2024, le bureau de l’AIPRP de la Régie a engagé des coûts de 40 000 $ en salaires pour l’administration de la Loi.

Durant l’exercice 2023-2024, la Régie a fermé cinq dossiers. Parmi les demandes fermées au cours de la période de référence, 40 % des dossiers ont été entièrement divulgués et 60 % ont été divulgués en partie.

Au cours de l’exercice 2023-2024, les délais de traitement ont continué d’être ralentis par des logiciels obsolète rédaction et de gestion des cas de l’AIPRP. Le nouveau logiciel dont la Régie a récemment fait l’acquisition, ATIPXpress, est censé être entièrement fonctionnel durant l’exercice 2024–2025. Ce logiciel permettra de réduire les délais de traitement.

Pour plus de statistiques, veuillez consulter l’annexe A.

Formation et sensibilisation

Le bureau de l’AIPRP de la Régie continue de porter un intérêt particulier à la formation. En 2023–2024, il a fourni une formation ciblée dans le cadre de ses activités d’accueil et d’intégration des nouveaux employés et une formation de recyclage annuelle à son personnel et à celui du bureau de première responsabilité.

Durant la période, la Régie a continué d’exiger que tous ses employés et entrepreneurs suivent un cours de base sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels (COR502), offert par l’École de la fonction publique du Canada. Ainsi, 44 employés et entrepreneurs de la Régie se sont inscrits à ce cours, qu’ils ont tous réussi.

La formation était également fortement axée sur les obligations des employés en vertu de la Loi en ce qui concerne la protection des renseignements personnels. Il y a eu une diminution des atteintes à la vie privée, en partie grâce à la formation et aux efforts de sensibilisation à l’échelle du conseil.

À cet égard, la Régie a aussi revu ses méthodes et ses pratiques internes pour s’assurer que son personnel connaît bien ses obligations lorsqu’il y a atteinte à la vie privée. Elle a adopté les procédures de gestion des atteintes à la vie privée du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, et utilise les outils à sa disposition pour ce faire.

Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives

La documentation et le matériel de formation du programme de l’AIPRP à la Régie ont été mis à jour et rendus accessibles dans son portail des processus, où on trouve aussi des liens menant aux lois, politiques et lignes directrices du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, ainsi qu’à tout un éventail d’outils d’orientation et de gestion de l’information.

La Régie a poursuivi l’examen de ses programmes et de toutes ses procédures d’AIPRP dans l’optique de les améliorer et de relever les occasions d’accroître son efficacité dans le traitement des demandes d’accès à l’information et de communication de renseignements personnels.

Initiatives et projets visant à améliorer la protection de la vie privée

En 2023-2024, la participation active du Directeur du gouvernement ouvert au Comité consultatif ministériel d’examen des changements a accru la sensibilisation aux évaluations des facteurs relatifs à la vie privée et à leur objectif.

Le logiciel ATIPXpress a été acquis et devrait être mis en place en 2024–25, pour améliorer les délais de traitement et tirer parti des capacités de déduplication.

La Régie a lancé un projet visant à faire progresser la réconciliation autochtone, qui a mené à la mise en œuvre d’une nouvelle procédure de sauvegarde et de restitution des savoirs autochtones au sein des transcriptions historiques.

Résumé des principaux enjeux et des mesures prises à la suite de plaintes

Durant l’exercice 2023-2024, aucune nouvelle plainte n’a été déposée au Commissariat à la protection de la vie privée. La Régie continuera à travailler de près avec le Commissariat afin de résoudre rapidement et efficacement les plaintes.

Aucun appel n’a été interjeté à la Cour fédérale du Canada durant l’exercice 2023 2024.

Surveillance de la conformité

Pour les demandes reçues au cours de l’exercice 2023–2024, la Régie a atteint un taux de réalisation de 60 %. Elle a examiné 2460 pages au total et en a communiquées 574 aux demandeurs.

Le directeur du gouvernement ouvert rencontre chaque semaine l’équipe des agents de l’AIPRP pour passer en revue tous les dossiers. Ces rencontres donnent lieu à des discussions sur des questions techniques, des mises à jour sur l’état d’avancement et la rapidité de traitement des demandes.

Les constats qui s’en dégagent sont communiquées régulièrement au coordonnateur de l’AIPRP par l’entremise du directeur du gouvernement ouvert.

Toutes les demandes font l’objet d’un suivi dans un dépôt central et sont examinées et actualisées toutes les semaines.

Des rapports statistiques mensuels sont remis par le chef de groupe de l’AIPRP au directeur du gouvernement ouvert responsable de la surveillance du programme d’AIPRP.

Atteintes substantielles à la vie privée

Au cours de l’exercice 2023-2024, le bureau de l’AIPRP de la Régie a mené une enquête, qui a révélé une atteinte à la vie privée. L’incident avait trait à un courriel contenant des renseignements personnels envoyé à la mauvaise adresse. L’incident a été considéré comme une atteinte mineure. Un avis d’impact a été envoyé à la personne et partagé avec le Commissariat à la protection de la vie privée.

Le bureau de l’AIPRP a appliqué la procédure de gestion des atteintes à la vie privée du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada. Il a en outre collaboré avec le bureau de première responsabilité et le coordonnateur de l’AIPRP pour relever et mettre en œuvre des mesures administratives visant à atténuer le risque que d’autres incidents se produisent. Les incidents ont aidé la Régie à améliorer la manipulation et la classification des renseignements personnels, de même que ses pratiques de gestion de l’information.

Évaluations d’impact liées aux renseignements personnels

Pendant l’exercice 2023-2024, aucune évaluation des facteurs relatifs à la vie privée n’a été effectuée.

La Régie publie des résumés des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée terminées le Web et transmet des copies de ses rapports d’évaluation au Commissariat à la protection de la vie privée, Sommaires des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée.

Communications dans l’intérêt public

Aucun renseignement personnel n’a été communiqué en application de l’alinéa 8(2)e) de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Annexe A – Renseignements statistiques

Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l’institution : Régie de l'énergie du Canada

Période d'établissement de rapport : 4/1/2023 au 3/31/2024

Section 1 – Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

1.1 Nombre de demandes reçues

1.2 Mode des demandes

Section 2 – Demandes informelles

2.1 Nombre de demandes informelles

2.2 Mode des demandes informelles

2.3 Délai de traitement pour les demandes informelles

2.4 Pages communiquées informellement

Section 3 – Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport

3.1 Disposition et délai de traitement

3.2 Exceptions

3.3 Exclusions

3.4 Format des documents communiqués

3.5 Complexité

3.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées en formats papier,document électronique et ensemble de données

3.5.2 Pages pertinentes traitées en fonction de l’ampleur des demandes en formats papier, document électronique et ensemble de données par disposition des demandes

3.5.3 Minutes pertinentes traitées et communiquées en format audio

3.5.4 Minutes pertinentes traitées en fonction de l'ampleur des demandes en format audio par dispositions des demandes

3.5.5 Minutes pertinentes traitées et communiquées en format vidéo

3.5.6 Minutes pertinentes traitées en fonction de l'ampleur des demandes en format vidéo par dispositions des demandes

3.5.7 Autres complexités

3.6 Demandes fermées

3.6.1 Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la Loi

3.7 Présomptions de refus

3.7.1 Motifs du non-respect des délais prévus par la Loi

3.7.2 Demandes fermées au-delà des délais prévus par la Loi (y compris toute prolongation prise)

3.8 Demandes de traduction

Section 4 – Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)

Section 5 – Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

Section 6 – Prorogations

6.1 Motifs des prorogations

6.2 Durée des prorogations

Section 7 – Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations

7.1 Demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada et autres organisations

7.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada

7.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organisations

Section 8 – Délais de traitement des demandes de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet

8.1 Demandes auprès des services juridiques

8.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé

Section 9 – Avis de plaintes et d'enquêtes reçus

Section 10 – Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) et des Fichiers de renseignements personnels (FRP)

10.1 Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

10.2 Fichiers de renseignements personnels spécifiques à l'institution et centraux

Section 11 – Atteintes à la vie privée

11.1 Atteintes substantielles à la vie privée signalée

11.2 Atteintes à la vie privée signalée non-substantielles

Section 12 – Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels

12.1 Coûts répartis

12.2 Ressources humaines

Remarque : Entrer des valeurs à trois décimales.

Rapport statistique supplémentaire sur la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l’institution : Régie de l’énergie du Canada

Période d’établissement de rapport : 2023-04-01 au 2024-03-31

Section 1 : Demandes ouvertes et plaintes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information

1.1 Indiquez le nombre de demandes ouvertes qui sont en suspens depuis des périodes de rapport précédentes.

1.2 Indiquez le nombre de plaintes ouvertes auprès du Commissaire à l'information du Canada qui sont en suspens depuis des périodes de rapport précédentes.

Section 2 : Demandes ouvertes et plaintes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

2.1 Indiquez le nombre de demandes ouvertes qui sont en suspens depuis des périodes de rapport précédentes.

2.2 Indiquez le nombre de plaintes ouvertes auprès du Commissaire à la protection de la vie privée du Canada qui sont en suspens depuis des périodes de rapport précédentes.

Section 3 :Numéro d'assurance social

Section 4 : Accès universel sous la Loi sur la protection des renseignements personnels

Annex B – Ordonnance de délégation

Délégation des pouvoirs en vertu de
la Loi sur l’accès à l’information et de
la Loi sur la protection des renseignements personnels

En ma qualité de Présidente–directrice générale de la Régie de l’énergie du Canada, en vertu de l'article 95(1) de la Loi sur l’accès à l’information^{Note de bas de page 1} et de l'article 73(1) de la Loi sur la protection des renseignements personnels^{Note de bas de page 2}, je délègue par la présente aux titulaires des postes énoncés à l'annexe de délégation de pouvoirs ci–jointe ou aux personnes occupant les dits postes à titre intérimaire, les attributions dont je suis investie, à titre de Présidente–directrice générale de la Régie de l’énergie du Canada, aux termes des dispositions des lois et des règlements connexes mentionnés en regard de chaque poste. Le présent document remplace toute ordonnance de délégation de pouvoirs antérieure.

Fait à Calgary, en Alberta, le 1 avril 2022.

______________________________
Gitane De Silva
Présidente – directrice générale

Annexe de délégation de pouvoirs

Délégation des pouvoirs en vertu de
la Loi sur l’accès à l’information et de
la Loi sur la protection des renseignements personnels

En ma qualité de Présidente–directrice générale de la Régie de l’énergie du Canada, en vertu de l'article 95(1) de la Loi sur l’accès à l’information^{Note de bas de page 1} et de l'article 73(1) de la Loi sur la protection des renseignements personnels^{Note de bas de page 2}, je délègue par la présente aux titulaires des postes énoncés à l'annexe de délégation de pouvoirs ci–jointe ou aux personnes occupant les dits postes à titre intérimaire, les attributions dont je suis investie, à titre de Présidente–directrice générale de la Régie de l’énergie du Canada, aux termes des dispositions des lois et des règlements connexes mentionnés en regard de chaque poste. Le présent document remplace toute ordonnance de délégation de pouvoirs antérieure.

Fait à Calgary, en Alberta, le 31 juillet 2023.

______________________________
Tracy Sletto
Présidente – directrice générale

Annexe de délégation de pouvoirs

Date de modification :

2024-10-04