ARCHIVÉ – Rapport annuel concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels 2017–2018

Rapport annuel concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels 2017–2018 [PDF 820 ko]

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À propos de l'Office national de l'énergie

L’Office national de l’énergie est un organisme fédéral indépendant qui réglemente, dans l’intérêt public canadien, plusieurs aspects du secteur énergétique au Canada, soit les pipelines, la mise en valeur des ressources énergétiques et le commerce de l’énergie, en plaçant la sécurité au cœur de ses préoccupations. L’organisme relève du ministre des Ressources naturelles.

L’Office a été créé par le Parlement pour notamment réglementer la construction, l’exploitation et la cessation d’exploitation de pipelines qui franchissent des frontières provinciales et internationales, de lignes internationales de transport d’électricité et de lignes interprovinciales désignées, les importations de gaz naturel et les exportations de pétrole brut, de liquides de gaz naturel, de gaz naturel, de produits pétroliers raffinés et d’électricité, ainsi que les activités d’exploration et de production pétrolières et gazières dans certaines régions. Il lui incombe par ailleurs de diffuser de l’information à jour, exacte et objective sur l’énergie en plus de fournir des conseils sur des questions énergétiques.

Pour obtenir de plus amples renseignements sur l’Office consultez son site Web.

Loi sur la protection des renseignements personnels

La Loi sur la protection des renseignements personnels (la « Loi » accorde aux personnes un droit d’accès aux renseignements détenus par le gouvernement fédéral à leur sujet, avec certaines exceptions particulières et limitées. La Loi protège les renseignements personnels par des dispositions qui s’appliquent à la collecte, à la conservation, à l’utilisation et à la divulgation.

Conformément à l’article 72, le responsable de chaque institution fédérale est tenu de présenter au Parlement un rapport annuel sur l’administration de la Loi après la clôture de chaque exercice. Les rapports annuels sont déposés devant le Parlement conformément à l’article 72 de cette même loi. Le présent rapport décrit comment l’Office national de l’énergie a assumé ses responsabilités en matière d’accès à l’information durant l’exercice 2017–2018.

Dépôt du rapport annuel

Le présent rapport annuel est préparé et déposé devant le Parlement conformément à l’article 72 de la Loi.

1. Rapport statistique et interprétation

I. Demandes reçues en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

En 2017‐2018, l’Office a reçu neuf demandes en vertu de la Loi. Il s’agit d’une hausse marquée comparativement à l’exercice précédent où aucune demande ne lui avait été transmise.

II. Coûts

Au cours de 2017–2018, le bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (l’« AIPRP » a engagé des coûts de 7 860 $ en salaires et de 373 $ en biens et services pour appliquer la Loi.

Veuillez consulter l’annexe A pour obtenir plus de renseignements statistiques.

2. Pratiques et méthodes

I. Structure de l’Office

À l’Office, l’application de la Loi est la responsabilité du bureau de l’AIPRP, qui se rapporte à la vice‐présidente des projets, laquelle en est la coordonnatrice.

L’équipe de la gestion des documents, qui fait partie de la gestion de l’information et architecture, reçoit les demandes de communication de renseignements personnels et les transmet au bureau de l’AIPRP.

L’Office dispose de 6 employés à temps plein qui consacrent une partie de leur temps à des activités liées à la Loi.

II. Formation à l’AIPRP offerte par l’Office

L’Office fait la promotion de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels à l’occasion de réunions ou d’exposés, grâce à des produits d’apprentissage et à son intranet, ainsi que dans le cadre de ses programmes de formation. Il encourage des relations de travail responsables avec les clients et il est régi par des délais clairement établis.

En 2017–2018, l’Office a continué de demander à tout son personnel de même qu’aux entrepreneurs de suivre et de réussir un cours de base sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels (I015), offert par l’École de la fonction publique du Canada. Au cours de la période visée par le rapport, 83 employés ont suivi ce cours avec succès, ce qui se traduit au total pour les deux exercices écoulés, quand on tient compte des 420 autres employés qui ont fait de même en 2016–2017, en un taux de réussite d’environ 92 % pour l’ensemble du personnel de l’Office et des entrepreneurs dont il a retenu les services. À l’avenir, l’Office continuera de veiller à ce que le personnel concerné reçoive la formation nécessaire à l’AIPRP.

De la formation sur les différentes dispositions de la Loi et de la Loi sur l’accès à l'information a en outre été offerte par le bureau de l’AIPRP, parfois bien ciblée pour répondre à des besoins précis d’agents ou de clients, autrement plus générale afin de mieux sensibiliser les employés à leurs responsabilités dans ce contexte. L’Office a d’ailleurs entrepris, dans cette optique, de revoir son matériel d’information (courriels d’attribution de tâches, présentation PowerPoint, astuces au sujet de l’AIPRP, etc.) afin d’améliorer sa formation et ses communications à l’intention des dirigeants et du personnel.

L’Office a également poursuivi sur la lancée de son initiative intitulée ATIP Tip of the Week, consistant à afficher chaque semaine sur l’économiseur d’écran de tous les employés un conseil différent visant à leur rappeler les pratiques exemplaires et leurs obligations selon la Loi et la Loi sur l’accès à l’information.

Les agents de l’AIPRP à l’Office ont participé à un grand nombre de conférences et webinaires offerts par la Division de la politique de l’information et de la protection des renseignements personnels du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, sans compter une participation au congrès annuel de l’Association canadienne d’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels, tenu à Ottawa en novembre 2017.

III. Politiques de l’Office

La documentation et le matériel de formation sur le programme de l’AIPRP à l’Office sont accessibles à partir du site intranet, qui renferme par ailleurs des liens menant aux lois, aux politiques et documents d’orientation du Secrétariat du Conseil du Trésor, ainsi qu’à tout un éventail d’outils de gestion de l’information et présentant certaines lignes directrices. L’Office n’a adopté aucune nouvelle politique, directive ou méthode pendant la période visée par le rapport, ayant plutôt poursuivi dans la voie des nouvelles initiatives qui avaient été mises en branle à la période précédente.

De plus, en 2017–2018, l’Office a lancé un examen exhaustif de sa façon de faire à l’égard de l’AIPRP. Il voulait ainsi continuer d’améliorer ses procédés en cernant diverses possibilités de gain d’efficience au moment du traitement des demandes. Le bureau de l’AIPRP commencera à mettre en oeuvre de nouveaux processus au cours de l’exercise 2018–2019.

3. Délégation de pouvoirs

Le gouverneur en conseil a confié les pouvoirs prévus dans la Loi au président et premier dirigeant de l’Office, qui doit également s’acquitter des devoirs et des fonctions connexes. Toutefois, ces pouvoirs ont de tout temps été délégués.

Le président et premier dirigeant a, en septembre 2016, délégué ses pouvoirs au premier vice‐président à la transparence et à l’engagement stratégique. En novembre 2017, c’est la vice‐présidente des projets qui a hérité de leur exercice aux termes de la Loi, en plus d’avoir elle aussi à s’acquitter des devoirs et des fonctions connexes.

Une copie des ordonnances de délégation se trouve à l’annexe B.

4. Plaintes et appels à la Cour fédérale

En 2017–2018, une nouvelle plainte a été déposée devant le Commissariat à l’information. Comme toujours, l’Office continuera à travailler de près avec le Commissariat afin de résoudre rapidement et efficacement les plaintes.

Aucun appel n’a été fait à la Cour fédérale du Canada en 2017–2018.

5. Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

Pendant la période visée par le rapport, aucune évaluation des facteurs relatifs à la vie privée n’a été effectuée.

L’Office affiche sur son site Web externe le résumé des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée réalisées. Il fait également parvenir des exemplaires des rapports sur les facteurs relatifs à la vie privée au Commissariat à la protection de la vie privée.

6. Divulgation aux termes des alinéa 8(2)e) ou m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Il n’y a eu aucune divulgation par l’Office aux termes des alinéa 8(2)e) ou 8(2)m) de la Loi.

7. Atteinte à la vie privée

Une importante atteinte à la vie privée a eu lieu à l’Office au cours de la période. En réponse à une demande d’accès à l’information, les renseignements personnels d’une personne ont été communiqués à une autre personne. Dès que l’atteinte a été constatée, la situation a été rectifiée et signalée au Secrétariat du Conseil du Trésor ainsi qu’au Commissariat à l’information.

8. Conformité

En 2017–2018, l’Office a traité, dans les délais impartis par la Loi, toutes les demandes de communication de renseignements personnels qu’il a reçues.

Pour ce qui est des demandes traitées pendant la période visée, l’Office a traité 387 pages au total et a divulgué 376 pages aux demandeurs. Cela représente une diminution de 72 % par rapport au nombre de pages traitées en 2016 2017.

Annexer A – Renseignements statistiques

Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l’institution : Office national de l’énergie du Canada

Période visée par le rapport : 2017-04-01 au 2018-03-31

Partie 1 – Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Partie 2 – Demandes fermées pendant la période visée par le rapport

2.1 Disposition et délai de traitement

2.2 Exceptions

2.3 Exclusions

2.4 Support des documents divulgués

2.5 Complexité

2.5.1 Pages pertinentes traitées et divulguées

2.5.2 Pages pertinentes traitées et divulguées en fonction de l’ampleur des documents

2.5.3 Autres complexités

2.6 Présomptions de refus

2.6.1 Raisons des retards dans le traitement des demandes

2.6.2 Nombre de jours de retard

2.7 Demandes de traduction

Partie 3 – Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)

Partie 4 – Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

Partie 5 – Prorogations

5.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes

5.2 Durée des prorogations

Partie 6 – Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations

6.1 Demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada et organisations

6.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada

6.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organismes

Partie 7 – Délais de traitement des demandes de consultation sur les renseignements confidentiels du Cabinet

7.1 Demandes auprès des services juridiques

7.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé

Partie 8 – Plaintes et enquêtes

Partie 9 – Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP)

Partie 10 – Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels

10.1 Coûts

10.2 Ressources humaines

Remarque : Entrer des valeurs à deux décimales.

Annexe B – Ordonnance de délégation de pouvoirs

Arrêté de remplacement sur la délégation en vertu de la
Loi sur la sur la protection des renseignements personnels

Par la présente, le président et premier dirigeant de l'Office national de l'énergie (l'Office), en vertu de l'article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, remplace l'Arrêté de délégation relatif à la Loi sur la protection des renseignements personnels pris le 1^er février 2013 à Calgary (Alberta) par le texte qui suit.

Le président et premier dirigeant de l'Office, en vertu de l'article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels^{Note 1}, délègue par la présente au titulaire du poste de premier vice-président à la transparence et à l'engagement stratégique, les attributions et fonctions que la Loi sur la protection des renseignements personnels assigne au président et premier dirigeant en qualité de responsable d'une institution fédérale.

Fait à Calgary (Alberta) le 1^er septembre 2016.

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Peter Watson
Président et premier dirigeant

Arrêté de remplacement sur la délégation en vertu de la
Loi sur la sur la protection des renseignements personnels

Par la présente, le président et premier dirigeant de l'Office national de l'énergie (l'Office), en vertu de l'article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, remplace l'Arrêté de délégation relatif à la Loi sur la protection des renseignements personnels pris le 1^er septembre 2016 à Calgary (Alberta) par le texte qui suit.

Le président et premier dirigeant de l'Office, en vertu de l'article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels^{Note 2}, délègue par la présente au titre de vice-présidente des projets, les attributions et fonctions que la Loi sur la protection des renseignements personnels assigne au président et premier dirigeant en qualité de responsable d'une institution fédérale.

Fait à Calgary (Alberta) le 6 novembre 2017.

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Peter Watson, P.Eng., FACG
Président et premier dirigeant

Date de modification :

2022-01-06