1. L’Office devrait veiller à ce que :
- le pouvoir d’approbation des déplacements ne soit pas délégué aux gestionnaires de niveau inférieur à celui de cadre supérieur du Ministère, tel qu’il est défini et exigé dans la Directive sur les dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements;
- tous les employés ayant des pouvoirs financiers délégués reçoivent la formation obligatoire avant d’exercer leur pouvoir délégué, et qu’ils revalident leurs connaissances afin de maintenir leur pouvoir délégué avant de continuer de l’exercer.
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Moyenne |
Réponse :
L’Office est d’accord avec la recommandation.
Mesures prévues : |
Veuillez voir ci-dessous. |
Veuillez voir ci-dessous. |
- La dernière mise à jour du tableau de délégation des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers de l’Office (signé par le ministre le 28 novembre 2017) a répondu à cette recommandation.
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Directeur, Gestion financière et établissement de rapports |
Complété |
- En 2016-2017, l’Office a clarifié les exigences en matière de formation pour les postes de directeur et de cadre. Une liste de ces personnes est retenue dans la comptabilité d’entreprise. La revalidation des connaissances est requise tous les cinq ans.
Un processus de surveillance est en place afin de s’assurer que la formation a eu lieu avant d’exercer la délégation.
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Directeur, Comptabilité et approvisionnement |
Complété |
2. L’Office devrait veiller à ce que le budget organisationnel soit signé à la fois par le DPF et l’administrateur général au début de l’exercice. |
Moyenne |
Réponse :
L’Office est d’accord avec la recommandation. L’Office a un processus en place afin de s’assurer que le budget annuel soit approuvé par l’autorité appropriée. Le manque d’approbation consigné à l’exercice 2015-2016 a été un cas unique.
Mesures prévues :
Les affectations budgétaires de 2016-2017 et de 2017-2018 de l’Office ont été signées par le DPF et le premier dirigeant (PD). Les processus sont en place afin de s’assurer que les affectations budgétaires de 2018-2019 soient signées par le DFP et le PD. |
Directeur, Gestion financière et établissement de rapports |
Complété |
3. L’Office devrait veiller à ce que des documents soient conservés dans le dossier des cartes d’achat afin de corroborer l’émission de celles-ci, leur approbation, leur modification et leurs conditions d’utilisation, ainsi que la reconnaissance des responsabilités par le détenteur de carte d’achat. |
Moyenne |
Réponse :
L’Office est d’accord avec la recommandation.
Mesures prévues :
- Un fichier de dépôt du Système de gestion des dossiers, des documents et de l’information (SGDDI) sera établi en vue de conserver tous les documents requis du détenteur de carte d’achat.
- Pour tous les détenteurs de cartes d’achat actuels, pour les nouveaux détenteurs ainsi que pour les modifications aux cartes d’achat, nous veillerons à ce que les documents suivants soient inclus dans notre fichier de carte d’achats (fichier de dépôt du SGDDI):
- le formulaire d’approbation de carte d’achat signé par le gestionnaire du centre de coûts (GCC) avec une limite de crédit définie;
- le formulaire de reconnaissance des responsabilités et des obligations signé par l’employé et le coordonnateur des cartes d’achat.
- Le processus sera changé pour que le GCC approuve les restrictions du titulaire de carte d’achat, telles que la limite de crédit, les restrictions des catégories de marchands et les limites de transactions quotidiennes à venir.
- Le dossier de carte d’achat sera examiné tous les trimestres afin de veiller à ce que les documents requis soient conservés au dossier jusqu’à ce que la conformité entière soit atteinte, puis chaque année par la suite.
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Directeur, Comptabilité et approvisionnement |
30 juin 2018 |
4. L’Office devrait veiller à ce qu’une piste d’audit complète et documentée existe pour toutes les charges payables consignées dans le système financier. |
Moyenne |
Réponse :
L’Office est d’accord avec la recommandation.
Mesures prévues :
- Établir d’autres exigences en matière de documentation afin de soutenir la mise en place des créditeurs à la fin de l’exercice (CAFE) pour l’exercice 2017-2018. Les documents comprendront l’attestation du fournisseur que les services ont été fournis ou que les biens ont été livrés à l’Office.
- Offrir une formation sur les exigences des CAFE au moyen d’un manuel d’instruction de fin d’exercice et de séances d’information.
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Directeur, Comptabilité et approvisionnement |
1 avril 2018 |
5. L’Office devrait veiller à ce que les carnets de bord du parc automobile soient consignés au dossier et fassent l’objet d’un suivi systématique. Il devrait aussi veiller à ce que les données des carnets soient analysées périodiquement afin de faire le suivi des usages personnels. |
Moyenne |
Réponse :
L’Office est d’accord avec la recommandation.
Mesures prévues :
- Un carnet de bord du parc automobile sera conservé dans le véhicule de la direction pour que le chauffeur suive l’usage quotidien et personnel.
- Deux fois par année, les installations retireront les données des carnets de bord et les consigneront sur une feuille de calcul dans laquelle on surveillera et analysera les données.
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Directeur, Service à la clientèle |
31 mars 2019 |
6. L’Office devrait veiller à ce que les processus opérationnels soient améliorés et exécutés de façon constante en conformité avec la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor. Il devrait aussi veiller à ce que les documents pertinents soient conservés dans le dossier afin de confirmer que :
- les dossiers des marchés non concurrentiels comportent une justification de la passation de marchés à fournisseur unique, conformément à l’article 6 du Règlement sur les marchés de l’État;
- les exigences relatives à la sécurité ont été traitées avant le début des travaux, et ce, en conformité avec les dispositions de la Politique sur la sécurité du gouvernement;
- des divulgations proactives des contrats d’une valeur supérieure à 10 000 $ ont été publiées, selon le montant exact, sur le site Web de l’Office;
- une analyse du meilleur rapport qualité-prix a été effectuée avant l’adjudication des marchés;
- les modes d’approvisionnement appropriés ont été choisis et employés conformément à leurs modalités;
- la méthode de sélection des soumissions et les critères d’évaluation ont été clairement décrits dans le document de demande de soumissions des marchés concurrentiels avant que la demande de propositions soit lancée;
- les énoncés de travail ont été élaborés et consignés avant la demande de soumissions;
- des rapports d’évaluation des soumissions ont été élaborés, figurent dans le dossier et ont été signés par tous les évaluateurs;
- les contrats et les modifications contractuelles ont été émis avant la réception des biens ou des services;
- les modifications aux marchés ont été justifiées et consignées correctement;
- les modifications aux marchés ont été émises avant les dates d’expiration des contrats.
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Élevée |
Réponse :
L’Office est d’accord avec la recommandation.
Mesures prévues : |
Directeur, Comptabilité et approvisionnement |
Veuillez voir ci-dessous. |
- Les processus ont été améliorés en 2016-2017. Les formulaires d’approbation de marchés comprennent maintenant une annexe de justification du fournisseur unique.
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Complété |
- Les processus ont été améliorés en 2016-2017. Les formulaires d’approbation de marchés comprennent maintenant un lien à la liste de vérification des exigences liées à la sécurité.
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Complété |
- À compter d’avril 2017, les divulgations proactives seront affichées à l’adresse Gouvernement ouvert et non sur le site Web de l’Office. Le processus comprend une vérification de l’intégrité des données par le chef du groupe des services d’approvisionnement.
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Complété |
- L’analyse du meilleur rapport qualité-prix est actuellement réalisée sur les marchés de plus de 25 000 $. Les lignes directrices, y compris les critères pour la détermination du meilleur rapport qualité-prix, seront clarifiées pour les marchés inférieurs à 25 000 $ et seront mises en place en 2018. L’Office s’assurera que les documents à l’appui de la conformité ainsi que les critères seront conservés au dossier.
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30 septembre 2018 |
- Une formation supplémentaire sera donnée aux agents des marchés en 2018 afin de répondre aux recommandations restantes.
- Une mise à jour complète des lignes directrices et des procédures actuelles sur l’approvisionnement sera effectuée afin de répondre aux recommandations restantes.
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30 septembre 2018 |
Mesures globales :
- Les clients de l’Office recevront une formation de base 101 sur l’approvisionnement.
- Une surveillance des activités d’approvisionnement sera mise en place. Un processus d’examen avant les demandes de soumission et après la passation de marchés sera mis en œuvre en 2018, conformément au guide de processus du service d’approvisionnement – examen des dossiers de demande de soumission et de passation de marchés.
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31 mars 2019 |
7. L’Office devrait veiller à ce que les processus opérationnels soient améliorés et exécutés de façon constante en conformité avec la Directive sur les voyages du Conseil national mixte. Il devrait aussi veiller à ce que des documents pertinents soient conservés dans le dossier afin de confirmer que :
- les employés ont reçu un remboursement pour les frais de repas et les frais divers conformément aux limites prescrites par la Directive sur les voyages;
- l’hébergement a été choisi à partir du Répertoire des établissements d’hébergement du gouvernement et qu’il respecte la limite de tarif pour la ville, et une justification suffisante est conservée dans le dossier lorsque l’hôtel n’est pas inclus dans le Répertoire ou lorsque la limite indiquée est dépassée;
- les véhicules de location ont été correctement consignés et respectent les limites appropriées.
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Élevée |
Réponse :
L’Office est d’accord avec la recommandation.
Mesures prévues :
- Le guide de l’Office pour la conformité avec la Directive sera élaboré et publié sur le tableau de bord des processus en 2018 afin de préciser les processus de dépense et les documents requis.
- Une formation sera donnée aux GCC et aux employés administratifs afin de renforcer la conformité avec les processus et de veiller à ce que la justification consignée appropriée soit conservée au dossier.
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Directeur, Comptabilité et approvisionnement |
30 septembre 2018 |
8. L’Office devrait veiller à ce que les processus opérationnels soient améliorés et exécutés de façon constante en conformité avec la Directive sur les dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements du Conseil du Trésor. Il devrait aussi veiller à ce que des documents pertinents soient conservés dans le dossier afin de confirmer que :
- les solutions de rechange aux frais d’accueil les plus efficientes et les plus économiques ont été considérés;
- les dépenses d’accueil des hauts fonctionnaires désignés ont été divulguées de façon proactive sur le site Web du Ministère.
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Élevée |
Réponse :
L’Office est d’accord avec la recommandation.
Mesures prévues :
- Le guide de l’Office pour la conformité avec la Directive sera élaboré et publié sur le tableau de bord des processus en 2018 afin de préciser les processus de dépense et les documents requis.
- Une formation sera donnée aux GCC et aux employés administratifs afin de renforcer la conformité avec les processus et de veiller à ce que la justification consignée appropriée soit conservée au dossier.
- La divulgation des dépenses comprendra un processus de vérification d’intégration de données par le chef de l’équipe du groupe de comptabilité ministérielle.
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Directeur, Comptabilité et approvisionnement |
30 septembre 2018 |
9. L’Office devrait veiller à ce que des mécanismes de mesure axés sur les résultats soient établis et fassent l’objet d’une surveillance périodique dans le cas des comptes clients. |
Faible |
Réponse :
L’Office est d’accord avec la recommandation.
Mesures prévues :
Un mécanisme de mesure axé sur les résultats (taux de recouvrement des comptes clients) sera établi et surveillé par l’adjoint au dirigeant principal des finances. |
Directeur, Gestion financière et établissement de rapports |
31 mars 2018 |
10. L’Office devrait veiller à ce que :
- la disponibilité des fonds au titre des engagements soit certifiée, signée et datée par une personne dûment autorisée, et ce, avant l’engagement des dépenses, et que ce document soit conservé dans le dossier de manière à prouver que cette activité a eu lieu;
- l’engagement des dépenses soit fait avant l’événement;
- les engagements soient établis et saisis dans le système financier en temps opportun, à la valeur prévue.
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Élevée |
Réponse :
L’Office est d’accord avec la recommandation.
Mesures prévues : |
Veuillez voir ci-dessous. |
Veuillez voir ci-dessous. |
- Pour l’approbation préalable des heures supplémentaires, un processus sera élaboré, mis en œuvre et communiqué qui précisera les exigences.
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Directeur, Gestion financière et établissement de rapports |
30 juin 2018 |
- En ce qui concerne les mesures d’administration de la paye, le salaire sur le formulaire sera utilisé en tant que pouvoir d’engager des dépenses, et le tableau de délégation des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers sera modifié en conséquence.
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Directeur, Gestion financière et établissement de rapports |
30 juin 2018 |
- Pour toutes les autres dépenses, un processus de surveillance sera mis en œuvre afin de relever les exceptions au rapport hiérarchique avec le DPF. Le premier rapport sera préparé le 30 septembre 2018 et sera établi tous les trimestres par la suite.
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Directeur, Comptabilité et approvisionnement |
30 septembre 2018 |
11. L’Office devrait veiller à ce que :
- la vérification des comptes (article 34) soit consignée, dûment signée et datée en temps opportun par la personne dûment autorisée;
- la vérification des comptes soit corroborée par des preuves adéquates pour démontrer que les biens et les services ont effectivement été reçus.
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Élevée |
Réponse :
L’Office est d’accord avec la recommandation.
Mesures prévues : |
Veuillez voir ci-dessous. |
Veuillez voir ci-dessous. |
- Pour l’approbation des heures supplémentaires, un processus sera élaboré, mis en œuvre et communiqué qui précise les exigences.
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Directeur, Gestion financière et établissement de rapports |
30 juin 2018 |
- En ce qui concerne les mesures d’administration de la paye, le tableau de délégation des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers sera modifié pour que le pouvoir délégué approprié approuve la mesure d’administration de la paye.
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Directeur, Gestion financière et établissement de rapports |
30 juin 2018 |
- Pour toutes les autres dépenses, un processus de surveillance sera mis en œuvre afin de relever les exceptions relatives au rapport hiérarchique avec le DPF. Le premier rapport sera préparé le 30 septembre 2018 et sera établi tous les trimestres par la suite.
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Directeur, Comptabilité et approvisionnement |
30 septembre 2018 |
