Cahier de transition à l’intention de la présidente-directrice générale

Manuel de gouvernance du conseil d’administration

Table des matières

Partie 1: Lois

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Partie 2 : Règlements administratifs

Régie de l’énergie du Canada – Règlement administratif no 1 du conseil d’administration

Interprétation

  1. 1. Les définitions qui suivent s’appliquent à l’ensemble des règlements administratifs et des résolutions du conseil d’administration.
  2. administrateurs Le président, le vice-président et les autres administrateurs nommés au titre de l’article 15 de la Loi. (directors)
  3. chef du personnel Le chef du personnel de la Régie ou tout autre agent de la Régie dont les fonctions comprennent celles du secrétaire du conseil d’administration. (Chief of Staff)
  4. comité Tout comité formé par le conseil d’administration. (committee)
  5. commissaire en chef Le commissaire en chef nommé au titre de l’article 37 de la Loi. (lead commissionner)
  6. conseil d’administration Conseil d’administration de la Régie constitué en vertu de l’article 14 de la Loi et comprenant le président, le vice-président et de trois à sept autres administrateurs. (Board)
  7. consensus Accord général de l’ensemble des membres du conseil d’administration sur une ligne de conduite à adopter. Le consensus ne nécessite pas une unité de vues sur tous les points, mais plutôt un accord large sur l’approche générale à l’égard d’une décision ou d’une ligne de conduite et la volonté de se rallier à cette décision ou ligne de conduite. (consensus)
  8. documents officiels s’entend de ce qui suit :
    • les procès-verbaux des réunions du conseil d’administration et des comités et les rapports établis par ceux-ci ou pour eux;
    • les documents dûment autorisés engageant le conseil d’administration à agir ou à prendre acte de ses droits ou obligations, y compris, sans limiter la généralité de ce qui précède, les règlements administratifs et les résolutions du conseil d’administration;
    • les protocoles d’entente, lettres d’intention et autres documents que le conseil d’administration peut ajouter à cette liste par une résolution. (official documents)
  9. exercice Période s’étendant du 1er avril d’une année donnée au 31 mars de l’année suivante. (fiscal year)
  10. jours Jours ouvrables de la Régie. (days)
  11. Loi Loi sur la Régie canadienne de l’énergie (Act).
  12. manuel de gouvernance Manuel produit et tenu à jour par le chef du personnel, renfermant les lois, règlements administratifs, politiques et autres documents qui ont trait au mandat et aux activités du conseil d’administration. (governance manual)
  13. ministre Le membre du Conseil privé de la Reine pour le Canada désigné au titre de l’article 8 de la Loi. (minister)
  14. plan du conseil d’administration Plan recommandé par le président du conseil d’administration et approuvé par ce dernier avant le début de l’exercice si possible et renfermant au moins, à l’égard de l’exercice, les éléments suivants :
    • le calendrier des réunions ordinaires du conseil d’administration;
    • le calendrier des réunions ordinaires de tous les comités. (Board Plan)président Le président du conseil d’administration nommé au titre de l’article 15 de la Loi. (Chair)
  15. président-directeur général ou PDG Le président-directeur général de la Régie nommé au titre de l’article 21 de la Loi. Le PDG est chargé de la gestion des affaires courantes de la Régie, notamment de la supervision du personnel et du travail de celui-ci. (Chief Executive Officer ou CEO)
  16. Régie La Régie de l’énergie du Canada constituée en vertu du paragraphe 10(1) de la Loi. (Regulator)
  17. réunion ordinaire Réunion inscrite au calendrier du conseil d’administration ou d’un comité dans le plan du conseil d’administration. (regular meeting)
  18. réunion extraordinaire Réunion du conseil d’administration ou d’un comité convoquée pour traiter d’une question urgente ou importante qui doit être étudiée avant la prochaine réunion ordinaire. (special meeting)
  19. vice-président Le vice-président du conseil d’administration nommé au titre de l’article 15 de la Loi. (Vice-Chair)

Mandat du conseil d’administration

  1. 2. Le conseil d’administration exerce l’ensemble des pouvoirs et attributions qui lui sont conférés par la Loi en se conformant aux règlements administratifs et aux résolutions qu’il peut adopter.

Président du conseil d’administration

  1. 3. Sous réserve des dispositions du présent règlement administratif, le président accomplit ce qui suit :
    1. (1) veille à ce que le conseil d’administration s’acquitte, de manière transparente, du mandat et des responsabilités qui lui sont confiés;
    2. (2) convoque et préside les réunions du conseil d’administration et en établit l’ordre du jour;
    3. (3) supervise la mise en œuvre de saines pratiques de gouvernance;
    4. (4) après consultation du conseil d’administration, nomme les administrateurs qui agiront comme président et membres des comités, nominations qui sont renouvelées tous les ans, ou selon les besoins, par une résolution du conseil d’administration;
    5. (5) représente le conseil d’administration, assiste au nom de celui-ci aux événements officiels et aux activités de mobilisation, et assure au premier chef l’interaction avec le ministre, le commissaire en chef, le PDG, les cadres de la Régie ainsi que les dirigeants, parties et organismes de l’extérieur, en ce qui a trait au mandat du conseil d’administration;
    6. (6) est membre d’office sans droit de vote de tous les comités;
    7. (7) remplit toutes les autres tâches et fonctions que le conseil d’administration lui confie par une résolution.

Vice-président

  1. 4. Dans l’exercice de leurs attributions, les administrateurs :
    1. (1) préside les réunions du conseil d’administration;
    2. (2)agit comme principal point de contact entre le conseil d’administration et le PDG entre les réunions du premier;
    3. (3) selon les besoins, exerce les autres fonctions du président, en se conformant aux règlements administratifs, politiques et autres documents applicables du conseil d’administration;
    4. (4)remplit les autres tâches et fonctions que le conseil d’administration lui confie par une résolution.

Administrateurs

  1. 5. Dans l’exercice de leurs attributions, les administrateurs :
    1. (1) se conforment à la Loi et aux règlements administratifs, aux politiques et aux autres documents applicables du conseil d’administration contenus dans le manuel de gouvernance;
    2. (2) déploient tous les efforts raisonnables pour se préparer en vue des réunions du conseil d’administration et des comités ainsi que pour y assister et y participer activement;
    3. (3) informent immédiatement le chef du personnel de leur incapacité à assister à une réunion du conseil d’administration ou d’un comité;
    4. (4) prennent part aux activités des comités conformément aux modalités de leur nomination énoncées au paragraphe 3(4) du présent règlement administratif;
    5. (5) comme condition à leur nomination à une charge publique, respectent les exigences formulées dans la Loi sur les conflits d’intérêts, les Lignes directrices en matière d’éthique et d’activités politiques à l’intention des titulaires de charge publique et à l’article 16 de la Loi;
    6. (6) remplissent toutes les autres tâches et fonctions que le conseil d’administration leur confie par une résolution.

Chef du personnel

  1. 6. Dans l’exercice de ses attributions à titre de secrétaire du conseil d’administration, le chef du personnel :
    1. (1) reçoit les demandes de réunions extraordinaires du conseil d’administration ou d’un comité et en informe les administrateurs en conséquence;
    2. (2) prend note de toutes les décisions – qu’il conserve également – et tient les procès-verbaux de toutes les réunions du conseil d’administration et des comités;
    3. (3) transmet aux administrateurs l’ordre du jour, les procès-verbaux des réunions des comités ainsi que tous les documents, avis et renseignements pertinents en vue des réunions du conseil d’administration et des comités;
    4. (4) établit le plan du conseil d’administration et le recommande au président;
    5. (5) conserve les documents officiels et les met à la disposition des administrateurs qui en font la demande;
    6. (6) sur demande, veille à ce que soient préparées des copies certifiées conformes des documents officiels et autres;
    7. (7) signe les documents officiels et autres documents que le conseil d’administration peut déterminer par une résolution;
    8. (8) agit conformément aux instructions du conseil d’administration;
    9. (9) remplit toutes les autres tâches et fonctions que le conseil d’administration lui confie par une résolution.

Comités

  1. 7. Le conseil d’administration peut former tout comité qu’il estime nécessaire et, sous réserve de la Loi, lui accorder les pouvoirs qu’il juge bons. Le comité ainsi formé peut établir ses propres règles de procédure, sous réserve des politiques ou instructions que le conseil d’administration peut établir.
  2. 8. Il est interdit à un comité d’agir au nom du conseil d’administration ou, d’une quelconque façon, d’engager ou de lier la Régie quant à une ligne de conduite à adopter. Le seul pouvoir des comités est de formuler des recommandations au conseil d’administration selon les instructions de ce dernier.
  3. 9. Les comités créés par une résolution du conseil d’administration rédigent leur énoncé de mandat, qu’ils soumettent à l’approbation du conseil d’administration lors de sa réunion subséquente. Celui- ci passe en revue les mandats des comités tous les ans.

Réunions du conseil d’administration

  1. 10. Le conseil d’administration tient au moins quatre réunions ordinaires par année, et peut tenir autant de réunions extraordinaires qu’il est nécessaire.
  2. 11. Le quorum à toute réunion du conseil d’administration est constitué de la majorité des administrateurs, dont le président, en fonction à ce moment.
  3. 12. Les personnes présentes aux réunions du conseil d’administration sont les administrateurs, le PDG, le chef du personnel, l’avocat général et les personnes dont la présence est nécessaire au titre d’une disposition de la Loi, des règlements administratifs ou d’une politique du conseil d’administration. D’autres personnes peuvent assister aux réunions du conseil d’administration sur invitation du président.
  4. 13. Le PDG assiste aux réunions du conseil d’administration, mais n’a pas de droit de vote.
  5. 14. Sauf indication contraire dans un règlement administratif du conseil d’administration, toutes les questions soumises à son attention sont décidées par voie de consensus ou, en l’absence de consensus, par un vote à la majorité des administrateurs présents à la réunion.
  6. 15. Le conseil d’administration peut adopter, modifier ou annuler des règlements administratifs par un vote affirmatif d’au moins les deux tiers des administrateurs présents à une réunion.
  7. 16. S’agissant d’une résolution adoptée ou d’une mesure prise à une réunion du conseil d’administration, un administrateur peut demander à ce que son vote soit consigné au procès- verbal.
  8. 17 (1) Sous réserve du paragraphe (2) du présent règlement administratif, les réunions ordinaires du conseil d’administration se tiennent au moment et à l’endroit indiqués dans le plan du conseil d’administration.
  9. (2) Une réunion ordinaire du conseil d’administration peut se tenir à tout autre moment ou lieu jugé approprié, à condition qu’un avis écrit concernant ce changement soit transmis aux administrateurs au moins 15 jours avant la date précisée dans le plan du conseil d’administration.
  10. (3) Un ordre du jour doit être dressé pour toutes les réunions ordinaires du conseil d’administration et comporter les éléments suivants :
    1. pour approbation, les procès-verbaux de la dernière réunion ordinaire et de toutes les réunions extraordinaires du conseil d’administration depuis la réunion ordinaire précédente;
    2. une invitation à déclarer tout conflit d’intérêts;
    3. à titre informatif, les procès-verbaux de toutes les réunions des comités depuis la dernière réunion ordinaire du conseil d’administration;
    4. un compte rendu du PDG sur les activités importantes de la Régie depuis la dernière réunion ordinaire du conseil d’administration, incluant toute non-conformité signalée de la Régie à une loi pertinente ou à une politique ou des directives exécutoires;
    5. un compte rendu du commissaire en chef sur toute activité importante de la Commission depuis la dernière réunion ordinaire du conseil d’administration (le conseil d’administration ne doit pas donner d’instructions ni de conseils relativement à des décisions, ordonnances ou recommandations particulières de la Commission);
    6. une séance à huis clos en présence du PDG et une séance à huis clos sans la présence du PDG.
  11. 18. (1) Le président peut convoquer des réunions extraordinaires pour traiter de questions urgentes ou importantes que le conseil d’administration doit étudier avant sa prochaine réunion ordinaire, ou à la suite d’une demande écrite présentée par au moins le tiers des administrateurs en fonction à ce moment.
  12. (2) Les réunions extraordinaires du conseil d’administration se tiennent dans les dix jours qui suivent la réception, par le chef du personnel, d’une demande à cet effet et avec un préavis de cinq jours au conseil d’administration.
  13. (3) Une réunion extraordinaire du conseil d’administration est considérée comme une réunion ordinaire si tous les administrateurs présents à cette réunion donnent leur consentement.
  14. (4) Dans le cas où le président jugerait qu’il n’est pas possible ou qu’il n’est pas justifié de convoquer une réunion extraordinaire, le conseil d’administration peut adopter une résolution au moyen d’un courriel affirmatif transmis au chef du personnel par tous les administrateurs ayant droit de vote sur cette résolution. Cette dernière a la même valeur que si elle avait été adoptée lors d’une réunion ordinaire ou extraordinaire du conseil d’administration.

Participation à distance

  1. 19. Si la Régie choisit d’offrir un mode de communication téléphonique, électronique ou autre qui permet à tous les participants de bien communiquer entre eux durant une réunion du conseil d’administration ou d’un comité, une ou plusieurs personnes autorisées à participer à cette réunion peuvent se prévaloir du mode de communication en question. Une personne qui prend part à une réunion de cette façon est considérée comme étant présente à celle-ci. Un administrateur qui participe à une réunion du conseil d’administration ou d’un comité de la façon prévue au présent article et qui a droit de vote à cette réunion peut voter en recourant au mode de communication téléphonique, électronique ou autre mis à sa disposition par la Régie à cette fin.
  2. 20. Les administrateurs qui convoquent une réunion extraordinaire du conseil d’administration peuvent décider de tenir cette réunion en entier au moyen d’un mode de communication téléphonique, électronique ou autre qui permet à tous les participants de bien communiquer entre eux durant la réunion.

Réunions des comités

  1. 21. Les réunions ordinaires des comités se tiennent au moment et au lieu précisés dans le plan du conseil d’administration, ou à tout autre moment ou dans tout autre lieu que peut décider le président du comité avec l’accord du président du conseil d’administration, à condition que ce changement soit communiqué par écrit aux membres du comité au moins 15 jours avant la date indiquée dans le plan du conseil d’administration.
  2. 22. À la demande du président du conseil d’administration ou du président du comité, le chef du personnel peut convoquer une réunion extraordinaire d’un comité pour traiter d’une question urgente ou importante qui doit être étudiée par le comité avant sa prochaine réunion ordinaire. Cette réunion se tient dans les dix jours suivant la réception de la demande par le chef du personnel, sous réserve d’un préavis de trois jours aux membres du comité.
  3. 23. Le quorum de la réunion du comité est constitué de la majorité des membres de celui-ci.

Généralités

  1. 24. La Régie conserve à son bureau principal un registre des membres du conseil d’administration et des comités et un dossier renfermant tous les documents officiels.
  2. 25. Tous les administrateurs peuvent examiner les dossiers et registres de la Régie qui concernent le mandat du conseil d’administration.
  3. 26. Le présent règlement administratif entre en vigueur à la date de son adoption par une résolution du conseil d’administration.
  4. 27. Le présent règlement administratif est révisé annuellement par le conseil d’administration et mis à jour au besoin
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Paysage canadien

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