Rapport annuel concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels 2021–2022

Rapport annuel concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels 2021–2022 [PDF 3919 ko]

ISSN 2563-3104

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À propos de la régie de l'énergie du Canada

La Régie de l’énergie du Canada réglemente l’infrastructure énergétique afin d’assurer l’acheminement sécuritaire et efficace de l’énergie au Canada et ailleurs dans le monde, de protéger l’environnement, de reconnaitre et de respecter les droits des peuples autochtones du Canada et de fournir des analyses et des informations pertinentes et opportunes sur l’énergie. L’organisation relève du ministre des Ressources naturelles.

La Régie de l’énergie du Canada assure les processus décisionnels relatifs aux projets énergétiques sont justes, rapides, transparents et accessibles. La Régie prévient les blessures aux personnes et les dommages à l’environnement tout au long du cycle de vie des activités liées à l’énergie. Les Canadiens ont accès à de l’information pertinente sur l’énergie et les pipelines, que ce soit pour acquérir des connaissances, faire des recherches ou prendre des décisions. Les commentaires des parties prenantes et des peuples autochtones éclairent les travaux et les décisions de la Régie. La structure de gouvernance, les ressources, les systèmes de gestion, les programmes et les services en place favorisent l’atteinte des résultats souhaités.

Pour un complément d’information sur la Régie, consultez son site Web.

Loi sur la protection des renseignements personnels

La Loi sur la protection des renseignements personnels (la Loi) accorde aux personnes un droit d’accès aux renseignements détenus par le gouvernement fédéral à leur sujet, avec certaines exceptions particulières et limitées. La Loi protège les renseignements personnels par des dispositions qui s’appliquent à la collecte à la conservation, à l’utilisation et à la divulgation de ces derniers.

Conformément à l’article 72, le responsable de chaque institution fédérale est tenue de présenter au Parlement un rapport annuel sur l’administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels après la clôture de chaque exercice. Les rapports annuels sont déposés devant le Parlement conformément à l’article 72 de cette même loi. Le présent rapport décrit comment La Régie de l’énergie du Canada a assumé ses responsabilités en matière de protection des renseignements personnels durant l’exercice 2021–2022.

Structure organisationnelle

Les demandes de communication de renseignements personnels présentées à la Régie sont traitées par le bureau de l’AIPRP, au sein de l’équipe du gouvernement ouvert. Il relève du vice-président de la gestion des données et de l’information, qui en est le coordonnateur.

Les demandes de communication de renseignements personnels sont reçu principalement par la poste et par le service de demande d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels (AIPRP) en ligne, mis sur pied vers la fin de 2018. Les demandes qui arrivent par la poste sont enregistrées dans le système de gestion des dossiers de la Régie par la section responsable au sein de l’équipe de la gestion de l’information et de l’architecture, puis elles sont acheminées au bureau de l’AIPRP.

À la fin de 2021–2022, quatre employés à plein temps de la Régie consacrent une partie de leur temps à des activités reliées à la Loi. Cela comprend un Chef de groupe AIPRP, deux agents d’AIPRP ainsi qu’un administrateur à l’AIPRP.

Ordonnance de délégation de pouvoirs

La Loi sur la Régie canadienne de l’énergie a désigné le président et premier dirigeant de la Régie pour exercer les pouvoirs, s’acquitter des devoirs et remplir les fonctions, qui sont prévus dans la Loi sur la protection des renseignements personnels. Toutefois, ces pouvoirs ont de tout temps été délégués par le président et premier dirigeant.

Le bureau de l’AIPRP relève du vice-président de la gestion des données et de l’information. Les pouvoirs ont été délégués de façon permanente au vice-président de la gestion des données et de l’information.

L’ordonnance de délégation est demeurée inchangée. Selon l’ordonnance actuelle, les pouvoirs ont été pleinement délégués à trois vice-présidents en vertu de la Loi. Il s’agit du vice-président de la gestion des données et de l’information (premier coordonnateur de l’AIPRP), du vice-président de la stratégie de réglementation et de la coordination et du vice-président du rendement et des résultats (coordonnateurs auxiliaires de l’AIPRP). D’un point de vue opérationnel, la délégation de ces pouvoirs à trois personnes assure le traitement et la conclusion des dossiers sans retard indu.

Pour obtenir plus de renseignements statistiques, consultez l’annexe B.

Rendement pour 2021–2022

En 2021–2022, la Régie a reçu six nouvelles demandes au titre de la Loi, et a reporté une demande de la période précédente.

Sur les quatre demandes closes pendant cette période, trois demandes (75 %) ont été traitée dans le délai prescrit de 30 jours. Il a fallu plus de 365 jours pour traiter le dernier dossier, qui, en fin de compte, a été abandonné.

Au cours des trois dernières années, la Régie a reçu très peu de demandes d’accès à l’information, mais l’une d’elles contenait plus de 2 200 pages à traiter, rendant la charge de travail associée à la Loi sur la protection des renseignements personnels considérable pour une petite organisation.

La Régie n’a reçu aucune demande de consultation d’autres institutions ou organisations.

Au cours de 2021–2022, le bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (« AIPRP ») de la Régie a engagé des coûts de 14 512 $ en salaires, et de 0 $ en biens et services, pour appliquer la Loi sur la protection des renseignements personnels.

En 2021–2022, la Régie a fermé 4 dossiers. Les documents des dossiers fermés pendant la période visée 25 % des documents des dossiers fermés ont été entièrement divulgués, tandis que 25 % des documents ont été communiqués en partie et 50 % ont été abandonné.

Pendant la pandémie de la COVID-19, tout le travail s’est poursuivi de la maison; les perturbations ont été minimes et les délais de traitement ont subi une légère augmentation.

Pour obtenir plus de renseignements statistiques, consultez l’annexe A.

Formation et sensibilisation

La formation a occupé considérablement le bureau de l’AIPRP cette année. Le recours aux conseils sur l’économiseur d’écran a été abandonné au profit d’efforts de sensibilisation plus directs. Le télétravail et les nouvelles technologies adoptées en raison de la pandémie de COVID-19 ont suscité des inquiétudes particulières en lien avec l’enregistrement des réunions. Des directives précises ont été mises en place et communiquées à tous, y compris la notion de consentement valable. En plus de promouvoir la sensibilisation à la protection des renseignements personnels par la formation en ligne, le bureau de l’AIPRP a donné des présentations sur la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Une formation spécialisée relative à la Loi sur la protection des renseignements personnels et à la Loi sur l’accès à l'information a en outre été offerte par le bureau de l’AIPRP pour répondre aux besoins des agents et des clients. De plus, une formation générale a été donnée pour sensibiliser davantage les employés à leurs responsabilités à cet égard. Dans cette optique, la Régie a revu sa documentation sur l’AIPRP (courriel d’attribution de tâches, présentation PowerPoint, feuille d’astuces, etc.) afin d’améliorer sa formation et ses communications à l’intention de la direction et du personnel.

En 2021–2022, la Régie a continué de demander à tous ses employés et entrepreneurs de suivre un cours de base sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels (I015), offert par l’École de la fonction publique du Canada. Au cours de la période visée par le rapport, 45 employés de la Régie et 30 entrepreneurs se sont inscrits à ce cours, 66 l’ont réussi.

Le bureau de l’AIPRP prévoit que la sensibilisation accrue des employés améliorera leur capacité à recueillir des documents, les aidera à mieux identifier l’information pouvant être caviardée et leur permettra de mieux appuyer le traitement des demandes. En fin de compte, le but est de communiquer des documents qui répondent aux besoins des demandeurs.

La formation a aussi beaucoup porté sur les obligations des employés qui sont prévues par la Loi sur la protection des renseignements personnels. Cet aspect a occupé considérablement le bureau de l’AIPRP cette année, compte tenu de la légère augmentation des atteintes à la vie privée.

La Régie a aussi revu ses méthodes et pratiques internes pour s’assurer que le personnel connaît bien ses obligations en cas d’atteinte à la vie privée. La Régie utilise la méthode de gestion des atteintes à la vie privée du Secrétariat du Conseil du Trésor, et les outils disponibles pour ce faire.

Les agents de l’AIPRP à la Régie ont assisté à des webinaires offerts par la Division de la politique de l’information et de la protection des renseignements personnels du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada. De plus, le bureau de l’AIPRP a participé cette année à la Semaine canadienne du droit à l’information.

Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives

La documentation et le matériel de formation sur le programme de l’AIPRP à la Régie ont été mis à jour et accessibles à partir du site intranet, qui renferme aussi des liens menant aux lois, politiques et lignes directrices du Secrétariat du Conseil du Trésor, ainsi qu’à tout un éventail d’outils d’orientation et de gestion de l’information.

La Régie a adopté les lignes directrices sur les atteintes à la vie privée du Conseil du Trésor et a intégré cette démarche à ses processus. Les améliorations recommandées ont été apportées aux politiques pertinentes, comme la Politique sur la gestion de la sécurité.

La Régie a poursuivi l’examen de ses modalités en vue d’améliorer ses procédés et identifier les possibilités de réaliser des économies dans le traitement des demandes d’accès à l’information et de communication de renseignements personnels.

Sommaire des enjeux clés et mesures prises à l’égard des plaintes

En 2021–2022, aucune plainte n’a été déposée devant le Commissariat à la protection de la vie privée. La Régie continuera à travailler de près avec le Commissariat à la protection de la vie privée afin de résoudre rapidement et efficacement les plaintes.

Aucun appel n’a été interjeté à la Cour fédérale du Canada en 2021–2022.

Surveillance de la conformité

En 2021–2022, la Régie a traité, dans les délais impartis par la Loi, 75 % des demandes de communication de renseignements personnels qu’elle a reçues. La Régie a examiné 2336 pages au total et en a communiqué 1897 aux demandeurs.

Le bureau de l’AIPRP communique régulièrement les progrès réalisés dans le traitement des demandes au coordonnateur, par l’entremise du chef de groupe. Le chef de groupe de l’AIPRP reçoit un compte rendu hebdomadaire de toutes les demandes actives; il a accès à un système de suivi central qui est mis à jour régulièrement pour établir les points prioritaires ou signaler les dates d’échéance prochaines.

Atteintes substantielles à la vie privée

Au cours de l’exercice 2021–2022, le bureau de l’AIPRP de la Régie a mené huit enquêtes, dont sept ont révélé des atteintes à la vie privée. Cinq incidents avaient trait à des courriels contenant des renseignements personnels envoyés à la mauvaise adresse, et deux incidents avaient trait à des renseignements personnels contenu dans les factures. Tous les cas ont été considérés comme des atteintes mineures. Dans tous les case, des avis ont été envoyés uniquement aux parties concernées étant donné qu’il s’agissait d’atteintes mineures, les rapports n’ont pas été partagés davantage.

Dans tous les cas, le bureau de l’AIPRP a appliqué le processus de gestion des atteintes à la vie privée du Conseil du Trésor. Il a en outre travaillé avec le bureau de première responsabilité et le coordonnateur de l’AIPRP pour mettre en œuvre des mesures administratives visant à atténuer le risque que d’autres incidents se produisent. Dans l’ensemble, ces incidents ont aidé la Régie à améliorer la manipulation et la classification des renseignements personnels, de même que ses pratiques de gestion de l’information.

Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

Pendant l’exercice 2021–2022, aucune évaluation des facteurs relatifs à la vie privée n’a été effectuée.

La Régie affiche des résumés des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée sur son site Web externe et envoie des copies de ses rapports d’évaluation au Commissariat à la protection de la vie privée.

Divulgations dans l’intérêt public

Aucun renseignement personnel n’a été communiqué en application de l’alinéa 8(2)e) ou m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Annexe A – Renseignements statistiques

Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l’institution : La Régie de l'énergie du Canada

Période d'établissement de rapport : 4/1/2021 au 3/31/2022

Section 1 – Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

1.1 Nombre de demandes reçues

1.2 Mode des demandes

Section 2 – Demandes informelles

2.1 Nombre de demandes informelles

2.2 Mode des demandes informelles

2.3 Délai de traitement pour les demandes informelles

2.4 Pages communiquées informellement

Section 3 – Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport

3.1 Disposition et délai de traitement

3.2 Exceptions

3.3 Exclusions

3.4 Format des documents communiqués

3.5 Complexité

3.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées en formats papier et document électronique

3.5.2 Pages pertinentes traitées en fonction de l’ampleur des demandes en formats papier et document électronique par disposition des demandes

3.5.3 Minutes pertinentes traitées et communiquées en format audio

3.5.4 Minutes pertinentes traitées en fonction de l'ampleur des demandes en format audio par dispositions des demandes

3.5.5 Minutes pertinentes traitées et communiquées en format vidéo

3.5.6 Minutes pertinentes traitées en fonction de l'ampleur des demandes en format vidéo par dispositions des demandes

3.5.7 Autres complexités

3.6 Demandes fermées

3.6.1 Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la Loi

3.7 Présomptions de refus

3.7.1 Motifs du non-respect des délais prévus par la Loi

3.7.2 Demandes fermées au-delà des délais prévus par la Loi (y compris toute prolongation prise)

3.8 Demandes de traduction

Section 4 – Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)

Section 5 – Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

Section 6 – Prorogations

6.1 Motifs des prorogations

6.2 Durée des prorogations

Section 7 – Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations

7.1 Demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada et autres organisations

7.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada

7.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organisations

Section 8 – Délais de traitement des demandes de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet

8.1 Demandes auprès des services juridiques

8.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé

Section 9 – Avis de plaintes et d'enquêtes reçus

Section 10 – Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) et des Fichiers de renseignements personnels (FRP)

10.1 Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

10.2 Fichiers de renseignements personnels spécifiques à l'institution et centraux

Section 11 – Atteintes à la vie privée

11.1 Atteintes substantielles à la vie privée signalée

11.2 Atteintes à la vie privée signalée non-substantielles

Section 12 – Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels

12.1 Coûts répartis

12.2 Ressources humaines

Remarque : Entrer des valeurs à trois décimales.

Rapport statistique supplémentaire sur la Loi sur l'accès à l'information
et la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l’institution : La Régie de l’énergie du Canada

Période d’établissement de rapport : 2021-04-01 au 2022-03-31

Section 1 : Capacité de recevoir des demandes sous la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

Indiquez le nombre de semaines pendant lesquelles votre institution a pu recevoir des demandes d'AIPRP par les différents canaux.

Section 2 : Capacité de traiter les dossiers sous la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

2.1 Indiquez le nombre de semaines pendant lesquelles votre institution a pu traiter des documents papiers à différents niveaux de classification.

2.2 Indiquez le nombre de semaines pendant lesquelles votre institution a pu traiter des documents électroniques à différents niveaux de classification.

Section 3 : Demandes ouvertes et plaintes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information

3.1 Indiquez le nombre de demandes ouvertes qui sont en suspens depuis des périodes de rapport précédentes.

3.2 Indiquez le nombre de plaintes ouvertes auprès du Commissaire à l'information du Canada qui sont en suspens depuis des périodes de rapport précédentes.

Section 4 : Demandes ouvertes et plaintes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

4.1 Indiquez le nombre de demandes ouvertes qui sont en suspens depuis des périodes de rapport précédentes.

4.2 Indiquez le nombre de plaintes ouvertes auprès du Commissaire à la protection de la vie privée du Canada qui sont en suspens depuis des périodes de rapport précédentes.

Section 5 : Numéro d'assurance social (NAS)

Annex B – Ordonnance de délégation de pouvoirs

Délégation des pouvoirs en vertu de la Loi sur l’accès à l’information
et de la Loi sur la protection des renseignements personnels

En ma qualité de Présidente – directrice générale de la Régie de l'énergie du Canada, en vertu de l’article 95(1) de la Loi sur l’accès à l’information^{Note de bas de page 1} et de l’article 73(1) de la Loi sur la protection des renseignements personnels^{Note de bas de page 2}, je délègue par la présente aux titulaires des postes énoncés à l’annexe de délégation de pouvoirs ci-jointe ou aux personnes occupant les dits postes à titre intérimaire, les attributions dont je suis investie, à titre de Présidente – directrice générale de la Régie de l'énergie du Canada, aux termes des dispositions des lois et des règlements connexes mentionnés en regard de chaque poste. Le présent document remplace toute ordonnance de délégation de pouvoirs antérieure.

Fait à Calgary, en Alberta, le 16 février 2021.

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Gitane De Silva
Présidente – directrice générale

Annexe de délégation de pouvoirs

Date de modification :

2022-11-17