Guide du Programme d’aide financière aux participants

Dernière mise à jour : 3 juillet 2020

1. En quoi consiste le Programme d’aide financière aux participants?
2. Suis-je admissible?
3. Comment faire une demande?
4. Quels sont les frais admissibles?
5. Quel montant pouvons-nous nous attendre à recevoir?
6. Comment savoir qu’un montant nous a été attribué?
7. Comment avoir accès à l’aide financière accordée?
8. Quelle documentation justificative dois-je fournir avec une demande de remboursement?
9. Que se passe-t-il en cas de non-respect de l’entente de contribution?
10. Avec qui dois-je communiquer pour obtenir de l'aide?

1. En quoi consiste le Programme d’aide financière aux participants?

Le Programme d'aide financière aux participants (PAFP) de la Régie prévoit une aide financière pour faciliter la participation du public, notamment celle des peuples autochtones du Canada et des organisations autochtones, aux audiences publiques tenues au titre de l’article 52 ou du paragraphe 241(3) de la Loi sur la Régie canadienne de l’énergie. Le Programme ne vise pas à couvrir entièrement les dépenses engagées. L’administration du PAFP est indépendante des processus d’audience publique

Pour la liste des possibilités actuelles d’aide financière et les échéances en vigueur, consultez notre page Web.

Veuillez noter que dans le contexte d’une audience sur le tracé détaillé, vous ne pouvez pas vous prévaloir du PAFP.

Le Programme d'aide financière aux participants pour les projets de grande envergure (désignés) sera géré par l’Agence canadienne d’évaluation d’impact selon l’article 75 de la Loi sur l’évaluation d’impact.

2. Suis-je admissible?

Les particuliers ou groupes suivants peuvent présenter une demande d’aide financière aux participants :

• peuple ou organisation autochtone du Canada avec un intérêt direct dans le projet, dont les revendications et droits sont touchés par le projet ou qui doit présenter des connaissances traditionnelles, notamment une Première Nation, un groupe métis ou des Inuits;
• un particulier qui a un intérêt local direct dans le projet, notamment un propriétaire foncier ou un utilisateur de terres, même s’il exploite une entreprise non énergétique. Que le titre de propriété soit au nom d’une personne ou d’un groupe de personnes (p. ex., une fiducie familiale, des co-propriétaires), le ou les propriétaires fonciers seront considérés comme un seul particulier aux fins du PAFP;
• un groupe de personnes ayant un intérêt local direct dans le projet, notamment une association communautaire locale non constituée en société;
• un groupe sans but lucratif* et non relié à l’industrie**, ayant a un intérêt local direct dans le projet ou des connaissances spécialisées sur les effets prévus du projet, pourvu que le groupe ne représente pas le secteur énergétique ou qu’il ait été créé au moyen d’une loi gouvernementale; par exemple, un groupe environnementaliste ou un groupe de propriétaires fonciers s’étant constitué en société, une organisation agricole, un conseil d’administration de condo, une chambre de commerce, une association de municipalités ou de premiers intervenants.
  • * « non relié à l’industrie » désigne un organisme qui ne fait pas partie du secteur énergétique
  • ** Selon l’Agence du revenu du Canada, « sans but lucratif » désigne un organisme de bienfaisance ou un organisme qui n’a pas pour but de faire des gains.

Les groupes suivants ne peuvent pas présenter une demande d’aide financière aux participants :

• un gouvernement, qu’il soit municipal, provincial ou fédéral (sauf s’il est autochtone) ou un organisme gouvernemental créé par une loi;
• une organisation du secteur énergétique (pétrole, gaz ou électricité), notamment une organisation en amont ou en aval du secteur (p. ex., une organisation d'expéditeurs, de propriétaires de pipeline, de marketing, d’exploitants ou de fournisseurs de services au secteur);
• une entreprise à but lucratif;
• un propriétaire foncier ayant une exploitation et pour lequel il est raisonnable de supposer qu’il a les moyens de participer à l’audience.

Même si ces groupes ne sont pas admissibles au présent programme, ils peuvent prendre part à l’audience ou à l’évaluation environnementale.

Pour le processus d’audience, l’aide financière n’est accordée qu’à ceux qui ont été accordé le statut d’intervenant par l’audience. L’obtention du statut d’intervenant s’inscrit dans un processus distinct ayant son propre ensemble d’échéances. Vous devez donc présenter une demande de participation et soumettre une demande d’aide financière séparément. L’information au sujet du processus de demande de participation est affichée sur la page de chaque projet dans le site de la Régie, y compris la date à laquelle ce dernier commencera à accepter les demandes de participation et l’échéance fixée. Vous pouvez également communiquer avec le conseiller en processus d’audience en composant le numéro sans frais 1-800-899-1265.

3. Comment faire une demande?

Pour faire une demande d’aide financière aux participants, il faut remplir le formulaire de demande pour la possibilité d’aide financière qui vous intéresse avant la date limite.

Veuillez renvoyer votre demande complétée :

• Par courriel : PFP.PAFP@rec-cer.gc.ca
• Par la poste ou par messager :
  • Régie de l’énergie du Canada
    Programme d’aide financière aux participants
    517, Dixième Avenue S.-O., bureau 210
    Calgary (Alberta)  T2R 0A8
• Par télécopieur : 1-877-288-8803

4. Quels sont les frais admissibles?

En général, l’accord de contribution permet le remboursement des frais admissibles engagés entre la date à laquelle le promoteur du projet a déposé sa demande et celle de la clôture du dossier de l’audience. Les bénéficiaires doivent aussi comprendre qu’au moment où ils font la demande d’aide financière, il y a encore beaucoup d’aspects incertains, dont les dates fixées pour les étapes du processus et les localités choisies pour le volet oral. Les retards par rapport au calendrier d’audience original sont assez fréquents, et cela devrait être prévu dans les dépenses des bénéficiaires.

Les coûts suivants sont admissibles à une aide financière pourvu qu’ils se rapportent à des activités admissibles et qu’une justification suffisante soit fournie avec le formulaire de demande PAFP :

• frais juridiques,
• frais d’expertise,
• frais de déplacement,
• honoraires à des aînés et offrandes cérémonielles
• rétribution pour assister à des réunions et offrandes cérémonielles,
• autres coûts nécessaires pour mener à bien l'activité proposée, comme la location de salles de réunion et la collecte, la distribution, la traduction ou l'achat de documents d'information.

Toutefois, l’aide financière ne peut servir à couvrir:

• des activités qui ne sont pas liées à votre participation à l’audience de la Régie, comme des négociations avec le promoteur ou des questions qui ne relèvent pas de la Régie;
• des services, études et documents écrits reprenant de l’information déjà produite par vous-même, la Régie et le promoteur, ou qui est du domaine public;
• des frais qui ne sont pas directement engagés, comme le versement à vous-même d’une rémunération, la perte de revenus, la location de locaux et de matériel vous appartenant ou des frais généraux d’administration;
• des paiements en double, comme des frais qui ont déjà été remboursés par une autre source ou des personnes déjà rémunérées pour leur travail;
• des frais de fonctionnement courants, comme un loyer, des frais généraux, un fonds de fonctionnement ou des salaires;
• des dépenses en immobilisations, des coûts de construction et de rénovation ou des frais d’entretien d’immeubles.

Les activités admissibles

Les activités suivantes sont admissibles à une aide financière pour les audiences publiques :

• la préparation des mémoires qui seront versés au dossier de l’audience, y compris la preuve traditionnelle orale;
• l’intégration coordonnée des points de vue des parties intéressées représentées par le bénéficiaire de l’aide financière;
• l’examen du dossier de l’audience, dont la demande soumise par le promoteur du projet;
• la préparation et la participation aux volets oraux des audiences et aux séances de mobilisation précoce tenues par la Régie.

5. Quel montant pouvons-nous nous attendre à recevoir?

L’agent principal de la Régie responsable du PAFP détermine le montant maximal de la subvention ou de la contribution, selon le type de bénéficiaire. Les facteurs déterminants peuvent comprendre les suivants :

• l’éventail et le niveau de priorité des initiatives qui bénéficieraient d’un financement, selon ce qui s’est dégagé des exercices de planification stratégique et opérationnelle de la Régie;
• le caractère suffisant du niveau de financement par rapport aux volets semblables, en fonction des commentaires reçus;
• les niveaux de financement comparables offerts par des programmes semblables;
• la demande de financement prévue pour l’ensemble du programme;
• le budget annuel de subventions et contributions.

Le montant maximal applicable est communiqué aux demandeurs lorsque la possibilité d’aide financière est annoncée.

6. Comment savoir qu’un montant nous a été attribué?

Le gestionnaire du PAFP examine les demandes d’aide financière. Dans les cas complexes ou uniques, il peut former un comité d’examen dont les membres, provenant de l’interne ou de l’extérieur, sont indépendants du processus de réglementation. Le gestionnaire du PAFP prépare un rapport de recommandation à l’intention du premier vice-président de la réglementation. C’est à ce dernier que revient de prendre la décision finale pour ce qui est de l’attribution de l’aide financière.

La norme de service est 80 % des décisions relative à l’aide financière sont rendues dans les 30 jours suivant la réception d’une demande d’aide financière en bonne et due forme ou la date limite pour faire une demande.

Si une aide financière vous est accordée, le PAFP vous enverra un accord de contribution. Si vous le signez au nom d’un groupe, le PAFP peut vous demander de démontrer que vous êtes autorisé à représenter ce groupe.

Vous devrez signer l’accord de contribution avant d’accéder à l’aide financière accordée. Les frais admissibles seront remboursés conformément aux modalités de l’accord de contribution signé.

Les montants alloués figurent dans les rapports sur l’aide financière aux participants et sous Divulgation proactive des octrois.

Les décisions sur les fonds attribués ne seront pas réexaminées sauf si une erreur s’est produite. Si vous soupçonnez une erreur, vous pouvez demander au bureau du PAFP de procéder à un examen avec justification à l’appui. Si une erreur s’est effectivement produite et qu’elle a une incidence importante sur le montant accordé, celui-ci sera redressé en conséquence.

7. Comment avoir accès à l’aide financière accordée?

Veuillez remplir le formulaire de dépôt direct [PDF 324 ko] si vous désirez recevoir les paiements de cette manière. Le dépôt direct est fiable et plus rapide que l’émission et l’envoi de chèques, et permet d’éviter la possibilité de perturbation des services postaux.

Pour le remboursement des frais, vous devez remplir un demande de remboursement [PDF 168 ko]. Des pièces justificatives (comme les factures) doivent être fournies pour faire la preuve que les frais admissibles ont bel et bien été engagés entre la date à laquelle le promoteur du projet a déposé sa demande et celle de la clôture du dossier de l’audience.

Paiement final – Le PAFP vous avertira de la date limite pour soumettre votre demande de paiement final, soit habituellement dans les 60 jours de la fin de l’audience. Vous n’avez pas besoin d’attendre la fin de l’audience pour soumettre votre demande de paiement final.

Paiements provisoires – Un paiement provisoire peut être fait après que le bénéficiaire a engagé des frais admissibles, mais avant que toutes les activités admissibles ne soient terminées. Jusqu’à 75 % de l’aide financière totale allouée peut être payée; la somme restante de 25 % est versée sous forme de paiement final.

Avances – Une avance peuvent être accordée dans des circonstances exceptionnelles, à la discrétion du PAFP. Les avances de fonds ne peuvent dépasser les dépenses estimés pur l’année fiscale en cours ou 75 % du montant total de l’aide financière attribue. Pour solliciter une avance, il faut présenter :

• une demande écrite précisant la nécessité de l’avance et l’incidence d’un refus sur la participation;
• un calendrier des dépenses estimés par année fiscale (1^er avril au 31 mars).

Il est à noter qu’une avance ne peut être accordée pour couvrir des frais qui ont déjà été engagés.

Le bénéficiaire doit produire un demande de remboursement [PDF 168 ko] avant le 31 mars pour veiller à ce que les avances de fonds soient dépensées à des fins autorisées et à ce que les soldes non dépensés dont dispose le bénéficiaire soient raisonnables pour éviter un remboursement. De plus, lorsqu’une première avance a été versée, le bénéficiaire doit présenter des pièces justificatives pour toutes les dépenses effectuées jusqu’à ce moment-là avant de recevoir une autre avance.

8. Quelle documentation justificative dois-je fournir avec une demande de remboursement?

Fournissez les pièces justificatives suivantes avec votre demande de remboursement [PDF 168 ko] pour vous faire rembourser les frais admissibles raisonnables engagés.

Frais admissibles et pièces justificatives exigées

Frais admissibles	Required Supporting Documentation for Claim
Services professionnels – Honoraires d’avocat (ex. : montant versé à un conseiller juridique pour vous rencontrer, vous aider à vous préparer en vue de l’audience ou vous représenter durant le processus d’audience)	Facture(s) indiquant clairement ce qui suit : nom de l’avocat ou du cabinet; facture adressée au demandeur de l’aide financière; dates d’exécution du travail; brève description du travail exécuté; taux journalier ou horaire; nombre d’heures ou de jours travaillés; montant total à acquitter; calcul de toute partie de la TVP/TPS qui a été remboursée.
Services professionnels – Honoraires d’experts (ex. : exposé d’un expert lors d’assemblées communautaires ou présentation à l’audience d’une preuve dans son champ de spécialité)	Facture(s) indiquant clairement ce qui suit : nom de l’expert; facture adressée au demandeur de l’aide financière; dates d’exécution du travail; brève description du travail exécuté; taux journalier ou horaire; nombre d’heures ou de jours travaillés; montant total à acquitter; calcul de toute partie de la TVP/TPS qui a été remboursée.
Services professionnels – Personnel de soutien Seuls les frais supplémentaires engagés pour la personne qui procure un soutien en vue de votre participation au processus de la Régie sont admissibles, p. ex., un remplaçant temporaire ou des heures additionnelles nécessaires par la personne.	Pièces justificatives indiquant clairement ce qui suit : nom de personnel de soutien; brève description du travail exécuté; taux journalier ou horaire; nombre d’heures ou de jours travaillés; montant total payé. Fournir une attestation [PDF 96 ko] remplie confirmant que la personne ne reçoit aucune autre rémunération ou rétribution directe.
Honoraires à des aînés (ex. : paiement à un aîné pour partager le savoir sur les terres susceptibles d’être touchées par un projet)	Pièces justificatives indiquant clairement ce qui suit : nom de l’aîné; brève description du travail exécuté; taux journalier ou horaire; nombre d’heures ou de jours; montant total payé. Fournir une attestation [PDF 96 ko] confirmant que la personne ne reçoit aucune autre rémunération ou rétribution directe pour l’activité donnant lieu aux honoraires visés par la demande de remboursement.
Frais de déplacement (ex. : billets d’avion, hôtel et repas pour participer à une assemblée communautaire ou à l’audience)	Voir Taux de remboursement des frais de déplacements et de repas pour le PAFP Pour chaque personne qui se déplace il faut indiquer : Nom de la personne qui se déplace Date de début et de fin Dites en quoi la réunion ou le déplacement a contribué à la participation au processus de la Régie et pourquoi des télé/cyberconférences n’étaient pas possibles. le nombre de repas et démontrer le calcul selon les taux dans votre accord de contribution le nombre de kilomètres dans son propre véhicule et démontrer le calcul selon les taux dans votre accord de contribution et fournir les pièces justificatives selon votre accord de contribution (ex. : reçus à l’appui pour chambre d’hôtel, billet d’avion, location de véhicule, taxi). Le nombre de voyageurs doit être limité au strict minimum. En général, l’aide financière est accordée pour deux  2) personnes par activité de participation (audience, séance portes ouvertes, présentation d’une preuve traditionnelle orale, conférence technique). La présence d’un plus grand nombre de personnes doit être justifiée.
Autres Frais admissibles directement liés à votre participation au processus de la Régie. Location d’une salle de réunion (ex. : salle et matériel pour tenir une assemblée communautaire visant à discuter des questions relatives au projet) Cueillette, achat et traduction de documents (ex. : sondage auprès des membres d’une collectivité pour recueillir leurs points de vue, ou traduction d’un rapport de recherche dans une langue autochtone locale) Coûts liés à des cérémonies autochtones lors d’assemblées Fournitures de bureau, frais de postes ou de téléphone	Facture(s) ou reçu(s) indiquant clairement ce qui suit : nom du fournisseur de l’information ou du service élément(s) d’information ou service(s) achetés date(s) de l’achat de l’information ou de la prestation du service coût unitaire montant total à acquitter; calcul de toute partie de la TVP/TPS qui a été remboursée. Pour l’achat de nourriture en vue d’une assemblée ou d’une réunion, voir Taux de remboursement des frais de déplacements et de repas pour le PAFP, et fournir ce qui suit : noms de toutes les personnes présentes; brève description de l’assemblée ou de la réunion et son lien avec votre participation au processus de la Régie; nombre et type de repas fournis. NE PAS INCLURE les repas ayant fait l’objet d’une demande de remboursement à titre de frais de déplacement.

9. Que se passe-t-il en cas de non-respect de l’entente de contribution?

Si le bénéficiaire manque aux obligations énoncées dans l’accord sans en aviser le PAFP, les paiements futurs prévus aux termes du présent accord pourront lui être refusés, en tout ou en partie.

Pour une audience, si le statut d’intervenant vous est refusé ou vous ne voulez plus participer au processus d’audience, vous n’êtes plus admissible à l’aide financière et le présent accord prend fin.

S’il appert que l’aide financière accordée est basée sur des renseignements incorrects, le PAFP vous avisera écrit que :

• vous avez prendre des démarches de rectification; ou
• tout paiement futur prévu, en tout ou en partie, sera refusé; et/ou
• le PAFP met fin à l’accord de contribution.

Si des paiements ont déjà été versés avant qu’on se rende compte que l’aide accordée était basée sur des renseignements incorrects,la Régie peut demander au bénéficiaire de rembourser les paiements, en tout ou en partie. Les montants devant être remboursés par le bénéficiaire constituent une créance exigible par Sa Majesté la Reine du chef du Canada; des intérêts sont appliqués sur les remboursements en souffrance conformément au Règlement sur les intérêts et les frais administratifs.

10. Avec qui dois-je communiquer pour obtenir de l'aide?

Si vous avez des questions sur le Programme d’aide financière aux participants, communiquez avec un coordonnateur, par courriel à l’adresse PFP.PAFP@rec-cer.gc.ca, ou par téléphone au 1-800-899-1265 (numéro sans frais) ou au 403-299-2790.

Si vous avez des questions au sujet du processus d’audience de la Régie ou si vous avez besoin d’aide pour un volet précis d’une audience, composez le numéro sans frais de la Régie, le 1-800-899-1265, et demandez à parler à l’un des conseillers en processus.