Avis d’information – CER IA 2020-001 – Vérifications de la Régie des activités des sociétés en 2018-2019 : leçons apprises

Avis d’information – CER IA 2020-001 – Vérifications de la Régie des activités des sociétés en 2018-2019 : leçons apprises [PDF 438 ko]

Dossier OF-Surv-OpAud 01
Le 17 mars 2020

• Avis d’information – CER IA 2020-001
  Vérifications de la Régie des activités des sociétés en 2018-2019 : leçons apprises

Vous trouverez ci-joint l’avis d’information de la Régie IA 2020-001.

La Régie de l’énergie du Canada publie l’avis d’information ci-joint dans le but de fournir des précisions quant à son interprétation et à ses attentes en matière de vérifications ciblées des systèmes de gestion pour ce qui est des programmes de gestion de l’intégrité et d’assurance de la qualité.

La Régie s’attend à ce que l’on fasse circuler cet avis à tout le personnel concerné dans l’organisation.

Si vous avez des questions au sujet de cet avis d’information, veuillez communiquer avec le directeur de la vérification, Exécution et enquêtes, au numéro sans frais 1-800-899-1265.

Veuillez agréer mes sincères salutations.

La présidente-directrice générale intérimaire,

Original signé par

Sandy Lapointe

Pièce jointe

Avis d’information
CER IA 2020-001
Le 17 mars 2020

Avis d’information : CER IA 2020-001

Leçons apprises dans le cadre du programme de vérifications 2018–2019
de la Régie de l’énergie du Canada

Lacunes dans les systèmes de gestion

Motif de diffusion de l’avis

La Régie de l’énergie du Canada exige que toutes les sociétés préparent et mettent en application un programme de gestion efficace pour recenser et analyser de manière proactive les dangers et gérer les risques s’y rattachant de manière à prévenir les préjudices aux personnes et à l’environnement. Un système de gestion bien conçu et correctement mis en oeuvre, en conformité avec le Règlement sur les pipelines terrestres (le « Règlement »), permet de gérer les dangers, de tirer des enseignements et de constamment apporter des améliorations dans toute une organisation. Jumelé à une culture de sécurité forte, il aide à obtenir de bons résultats en matière de sécurité et de protection de l’environnement.

Dans le cadre de ses activités permanentes de surveillance, la Régie, par le truchement de son programme de vérifications, s’est récemment intéressée à deux volets essentiels de l’efficacité d’un système de gestion. Son programme de vérifications de 2018-2019 a porté principalement sur ce qui suit :

• les programmes de gestion de l’intégrité;
• les programmes d’assurance de la qualité (« AQ »).

Le présent avis d’information fait état des lacunes recensées durant ces activités de vérification dans le but de permettre à toutes les sociétés réglementées par la Régie d’en tirer des enseignements.

Contexte

La vérification des programmes de gestion de l’intégrité qu’a faite la Régie avait pour but d’évaluer le caractère adéquat des principaux éléments du système de gestion, dont le recensement et l’analyse des dangers, l’évaluation des risques et l’élaboration et la mise en oeuvre de mécanismes de contrôle. Elle visait aussi à vérifier si les processus requis dans le système de gestion relativement au programme de gestion de l’intégrité avaient été élaborés et mis en application.

L’objectif de la vérification des programmes d’AQ était de voir si les sociétés retenues avaient établi et mis en oeuvre un tel programme à l’interne, à même leur système de gestion. Un programme d’AQ est un élément essentiel d’un système de gestion qui donne des résultats, puisqu’il permet une surveillance et une évaluation constantes de son exécution.

Six sociétés avaient été retenues pour ces activités de vérification en 2018-2019, à partir du modèle de la Régie pour le recensement des risques et leur classement par priorité.

Domaines d’apprentissage sur les systèmes de gestion

L’analyse de la Régie des résultats des vérifications qu’elle a effectuées en 2018-2019 a révélé plusieurs lacunes communes dans les systèmes de gestion, qui doivent être évaluées et corrigées (selon le cas) par toutes les sociétés du ressort de la Régie, dans le cadre de leurs activités d’amélioration continue. Les lacunes sont les suivantes :

1. Documentation insuffisante des processus du système de gestion. Pour chaque programme exigé à l’article 55 du Règlement, les sociétés doivent établir et mettre en oeuvre des processus à l’intérieur de leur système de gestion.

Un processus de système de gestion remplit les fonctions suivantes :

• il décrit sa raison d’être, sa portée, son objectif, ses limites et les résultats précis qu’il est censé atteindre;
• il décrit la série de mesures ou d’étapes interagissant entre elles qui se déroulent dans un ordre déterminé;
• il définit les rôles, responsabilités et pouvoirs du personnel pour veiller à la bonne mise en application du processus;
• il fait, au besoin, des renvois à d’autres processus, procédures et instructions de travail pertinents;
• il décrit comment il s’intègre à chacun des programmes exigés à l’article 55 du Règlement.

Pour satisfaire aux exigences d’un processus établi, veuillez vous assurer que les éléments suivants sont couverts :

• la documentation doit être préparée dans le format exigé par la société;
• le processus doit être approuvé, et son utilisation entérinée, par l’échelon approprié de la direction;
• le processus doit être communiqué, et une formation fournie à tous les échelons de l’organisation;
• le processus approuvé doit être documenté pendant une période d’au moins trois mois.

Des lacunes semblables dans les processus des systèmes de gestion avaient aussi été relevées dans le cadre du programme de vérifications de 2017-2018 de la Régie (alors l’Office national de l’énergie). Elles demeurent un volet où l’ensemble du secteur énergétique doit s’améliorer.

2. Les sociétés n’ont pas mis en place de programmes d’AQ intégrés à leur système de gestion couvrant tous leurs programmes. Les vérifications de la Régie ont confirmé que la plupart des sociétés procèdent à des inspections et des vérifications de leurs installations et de leurs activités. Or, ces inspections et vérifications sont faites de façon ponctuelle et non systématique dans le cadre d’un programme d’AQ de manière proactive et documentés (alinéas 6.5(1)w) et paragraphes 55(1) et 53(1) du Règlement). Un programme d’AQ documenté fait partie intégrante d’un système de gestion (l’élément « contrôler » du modèle d’amélioration continue « planifier, développer, contrôler et agir »). Le programme d’AQ devrait expliquer en détail comment la société entend mener, planifier et gérer son approche globale en la matière au sein de l’entreprise et remplir les fonctions suivantes :

• garantir que tous les programmes exigés à l’article 55 du Règlement sont conformes au programme d’AQ du système de gestion de la société;
• réévaluer régulièrement le caractère adéquat et l’efficacité du système de gestion, et garantir que le programme d’AQ et ses processus donnent les résultats attendus;
• mener des activités de vérification de la conformité, y compris des vérifications des programmes exigés aux articles 53 et 55 du Règlement, parallèlement à des inspections, des évaluations de la conformité du système de gestion et de la conformité aux exigences réglementaires, à une fréquence déterminée;
• s’assurer que des mesures correctives et préventives sont prises rapidement lorsque des lacunes sont constatées;
• inclure la conservation de dossiers pour les activités de surveillance et d’évaluation du programme d’AQ;
• surveiller et évaluer le programme d’AQ lui-même, à une fréquence déterminée, pour s’assurer qu’il donne les résultats escomptés.

Étapes suivantes

La Régie mettra ces apprentissages en pratique dans ses futures activités de vérification de la conformité et de surveillance.

Date de modification :

2021-01-12