Avis d’information de la Régie IA 2021-003 – Audits de conformité de la Régie en 2020-2021 – Leçons apprises
Dossier OF-Surv-Gen 11
Le 12 août 2021
Destinataires : Toutes les sociétés relevant de la compétence de la Régie de l’énergie du Canada
Association canadienne de pipelines d’énergie
Association canadienne des producteurs pétroliers
Organismes de réglementation provinciaux et territoriaux
Vous trouverez ci-joint l’avis d’information de la Régie IA 2021-003.
La Régie de l’énergie du Canada publie l’avis d’information ci-joint dans le but de fournir des précisions concernant l’interprétation de la Régie et ses attentes liées au dépôt d’un rapport annuel sur le système de gestion, ainsi que les résultats des audits connexes réalisés récemment. Ces audits ont été effectués virtuellement en raison de la pandémie de COVID-19.
Les sociétés réglementées par la Régie sont censées examiner la présence éventuelle des lacunes relevées et les corriger au besoin pour confirmer qu’elles n’existent pas dans leurs systèmes de gestion. La Régie mettra ces apprentissages en pratique dans ses futures activités de vérification de la conformité et de surveillance ainsi que dans ses prochains audits.
Si vous avez besoin de plus amples renseignements ou d’éclaircissements, veuillez communiquer avec le directeur des audits, de l’exécution et des enquêtes au numéro sans frais 1-800-899-1265. Vous pouvez également faire parvenir votre question en passant par la page Dialogue du site Web de la Régie.
Comme tous les avis, celui-ci est aussi publié sur le site Web de la Régie à la page Avis de sécurité et d’information.
Cordialement,
La présidente-directrice générale,
Signé par
Gitane De Silva
Pièce jointe
Avis d’information
de la Régie IA 2021-003
12 août 2021
Avis d’information de la Régie IA 2021-003 Audits de conformité de la Régie en 2020-2021 – Leçons apprises
Motif de diffusion de l’avis
La Régie de l’énergie du Canada exige que toutes les sociétés établissent et mettent en œuvre un système de gestion efficace pour recenser et analyser de manière proactive les dangers et gérer les risques s’y rattachant de manière à prévenir les préjudices aux personnes et à l’environnement. Un système de gestion bien conçu et correctement mis en œuvre, en conformité avec le Règlement de la Régie canadienne de l’énergie sur les pipelines terrestres (DORS/99-294) (le « RPT »), permet de gérer les dangers, de tirer des enseignements et de constamment apporter des améliorations dans l’ensemble de l’organisation. Jumelé à une culture de sécurité forte, il aide à obtenir de bons résultats en matière de sécurité et de protection de l’environnement.
Contexte
Dans le cadre de ses activités permanentes de surveillance, la Régie, par le truchement de son programme d’audits 2020-2021, s’est concentrée sur les exigences du RPT liées au rapport annuel sur le système de gestion. Quatre sociétés de petite ou moyenne taille ont été sélectionnées pour les audits en fonction du modèle de détermination des risques et d’établissement des priorités de la Régie.
Les audits visaient à vérifier si le rapport annuel de chacune des sociétés satisfaisait aux exigences du RPT et si la société avait mis en place les processus, marches à suivre et instructions de travail nécessaires pour satisfaire aux exigences de l’article 6.6.
La production d’un rapport annuel conforme aux exigences du RPT est considérée comme très importante par la Régie parce qu’elle fournit au dirigeant responsable une évaluation annuelle du caractère adéquat et de l’efficacité du système et des programmes de gestion de la société. Il sert à s’assurer que le dirigeant responsable est au courant de toutes les lacunes relevées par les mesures d’assurance de la qualité de la société et des mesures prises pour les corriger. Fait tout aussi important, l’examen et la signature de ce document par le dirigeant responsable de la société démontrent à la Régie que celui-ci possède les renseignements nécessaires pour évaluer si des changements doivent être apportés au système de gestion ou aux ressources de la société afin que les mesures appropriées soient prises.
Apprentissages sur les systèmes de gestion
Les lacunes courantes relevées dans les rapports d’audit sont résumées dans le présent avis d’information. Le but est de promouvoir l’apprentissage et l’amélioration dans toutes les sociétés réglementées par la Régie.
Politiques et buts des sociétés
Il a été constaté que les politiques et les buts ne répondaient pas aux exigences du RPT. Bien que les sociétés puissent établir des politiques et fixer des buts qui se rapportent à leurs besoins opérationnels, le RPT exige que les sociétés réglementées par la Régie se dotent de politiques et de buts documentés pour s’assurer qu’elles s’acquittent de leurs obligations en vertu de celui-ci. La politique organisationnelle de toute société doit comprendre ce qui suit :
- une politique relative aux rapports internes sur les dangers, dangers potentiels, incidents et quasi-incidents;
- les buts de la société en matière de prévention des ruptures, des rejets de gaz et de liquides, des décès et des blessures et en matière d’intervention en cas d’incidents et de situations d’urgence;
- un énoncé de politique qui fait état de l’engagement de la société à l’égard des politiques et des buts. Cet énoncé est communiqué aux employés.
Dans presque tous les cas, les sociétés auditées avaient mis en place des politiques organisationnelles concernant l’exploitation et l’entretien, mais elles n’avaient pas établi les politiques ou les buts en matière de sécurité et de protection de l’environnement exigés au paragraphe 6.3(1) du RPT, tel qu’il est précisé ci-dessus. En outre, aucun énoncé d’engagement n’avait été établi.
Buts, objectifs et cibles
Le RPT exige que le système de gestion et les programmes visés à l’article 55 de chaque société réglementée par la Régie soient fondés sur ses politiques et ses buts. Par conséquent, la société doit établir un processus pour fixer les objectifs et les cibles précises nécessaires à l’atteinte de ses buts, ainsi que des mesures de rendement. La société doit aussi évaluer son efficacité dans l’atteinte de ses buts, de ses objectifs et de ses cibles. Plusieurs des sociétés auditées n’avaient pas établi de buts, objectifs et cibles propres au programme ni de mesures de rendement visant l’atteinte de leurs buts.
Évaluation du système de gestion
Le RPT exige que les sociétés établissent et mettent en œuvre un processus pour évaluer le caractère adéquat et l’efficacité du système de gestion, ainsi que pour surveiller, mesurer et documenter le rendement de la société en ce qui a trait au respect des obligations prévues.
Même si la plupart des sociétés auditées disposaient d’un système de gestion à divers stades d’avancement, elles n’avaient pas toutes mis en place un processus pour évaluer s’il atteignait les objectifs prévus en matière de surveillance des activités de la société et de surveillance nécessaire en vue d’assurer la sécurité, la sûreté et la protection de l’environnement. L’un des moyens d’y parvenir consiste à recourir à un programme d’assurance de la qualité, qui comprend des audits et des inspections, pour vérifier la conformité aux exigences légales et aux marches à suivre de la société. Les lacunes relevées doivent faire l’objet d’un suivi jusqu’à ce qu’elles soient corrigées et être passées en revue pendant le processus d’examen de la gestion, et la société doit veiller à ce que des améliorations soient apportées pour éviter que la situation ne se reproduise.
Rapport annuel inadéquat
Le RPT exige que, chaque année, les sociétés produisent un rapport annuel devant être examiné et signé par leur dirigeant responsable. Le rapport annuel doit décrire le rendement de la société relativement à l’atteinte de ses buts, de ses objectifs et de ses cibles au cours de l’année précédente, évalué au moyen des mesures de rendement de celle-ci. En outre, le rapport doit faire état du caractère adéquat et de l’efficacité du système de gestion de la société pour ce qui est de l’atteinte de ses politiques, de ses buts et de ses objectifs, en plus de décrire les mesures prises au cours de l’année pour corriger les lacunes relevées dans le cadre de son programme d’assurance de la qualité.
Dans la plupart des cas, le rapport annuel des sociétés auditées ne renfermait pas cette information.
Confirmation du dirigeant responsable
La signature du rapport annuel par le dirigeant responsable indique qu’il est au courant du caractère adéquat et de l’efficacité du système et des programmes de gestion de la société, ainsi que de toutes les lacunes relevées par les mesures d’assurance de la qualité de la société et de l’état d’avancement des mesures prises pour les corriger.
Dans la plupart des cas, les auditeurs ont constaté que le dirigeant responsable n’avait pas signé le rapport annuel. L’absence de signature du dirigeant responsable est considérée comme une non-conformité et une occasion ratée de montrer que la direction est au courant de ce qui se passe et effectue une surveillance. Les lacunes liées aux processus relatifs au système de gestion, comme celles décrites aux présentes, peuvent donner lieu à une culture de sécurité inadéquate, ce qui peut avoir des répercussions sur le plan de l’environnement et de la sécurité, notamment des incidents comme des décès, des blessures graves, des ruptures de pipeline et des déversements importants. Même si les lacunes relevées ont montré que les processus relatifs au système de gestion sont inadéquats, les auditeurs de la Régie ont pu vérifier, au moyen d’entrevues et d’inspections de documents et de dossiers, que les sociétés menaient des activités de surveillance de la sécurité et de la protection de l’environnement. Pour ces quatre entités auditées, des plans de mesures correctives et préventives ont été mis en place pour assurer leur conformité à la réglementation.
Afin d’aider les sociétés à répondre aux attentes de la Régie, celle-ci a publié une liste d’éléments du protocole et des documents d’orientation connexes sur son site Web externe. Ces documents peuvent être utilisés par les sociétés pour comprendre comment atteindre et démontrer la conformité aux diverses exigences du RPT.
Étapes suivantes
Les sociétés réglementées par la Régie sont censées examiner la présence éventuelle des lacunes relevées et les corriger au besoin pour confirmer qu’elles n’existent pas dans leurs systèmes de gestion. La Régie intégrera ces apprentissages à ses futures activités de vérification de la conformité et de surveillance, qui peuvent cibler les mêmes sociétés, pour assurer un meilleur rendement dans ce domaine. D’autres sociétés pourraient aussi faire l’objet d’un audit dans un proche avenir.
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