Régie de l’énergie du Canada – Exigences relatives au système de gestion de la Régie et guide de vérification du système de gestion de la Régie

Régie de l’énergie du Canada – Exigences relatives au système de gestion de la Régie et guide de vérification du système de gestion de la Régie [PDF 719 ko]

Table des matières

• 1.0 Introduction
  • 1.1 Aperçu
  • 1.2 But
  • 1.3 Vérifications
  • 1.4 Définitions
• 2.0 Article 6 du RPT – Attentes relatives au système de gestion
  • 2.1 Généralités
  • 2.2 Articles 6.1 à 6.4 du RPT – Exigences relatives au système de gestion
  • 2.3 Paragraphe 6.5(1) du RPT – Attentes relatives aux processus du système de gestion
  • 2.4 Orientation relative au tableau du protocole de vérification
• 3.0 Liens avec le système de gestion
• 4.0 Demande de renseignements initiale à des fins de vérification
  • 4.1 Généralités
• 5.0 Renseignements supplémentaires et foire aux questions
  • 5.1 Renseignements supplémentaires
  • 5.2 Foire aux questions
• Annexe I – Définitions

1.0 Introduction

1.1 Aperçu

Le présent document d’orientation vise à aider les spécialistes du système de gestion à mieux connaître les exigences relatives au système de gestion de la Régie de l’énergie du Canada. Il est divisé en sections qui décrivent la façon dont le Règlement de la Régie canadienne de l’énergie sur les pipelines terrestres (« RPT ») est appliqué dans le contexte d’un système de gestion. En plus d’expliquer les exigences du RPT relatives au système de gestion, le présent document fournit une orientation sur les éléments que recherche la Régie lorsqu’elle effectue une vérification du système de gestion. Il renferme aussi des renseignements sur la façon dont la Régie organise ses vérifications et sur les renseignements de base qu’elle pourrait demander à une société pendant une vérification.

Les présentes notes d’orientation ne remplacent pas la Loi sur la Régie canadienne de l’énergie (la « LRCE ») ou ses règlements d’application, y compris le RPT, ou toute autre loi, norme ou condition appliquée par la Régie ou selon laquelle elle vérifie la conformité des sociétés. Pour se conformer au RPT, il convient de s’y reporter et de ne pas se fier uniquement au présent guide, qui vise seulement à aider l’utilisateur à comprendre les exigences du RPT relatives au système de gestion dans le cadre du processus de vérification de la Régie. En cas d’incohérences entre le présent guide et la LRCE ou ses règlements, ou toute autre norme ou condition applicable, les exigences légales l’emportent.

La raison d’être de la Régie consiste à promouvoir la sûreté et la sécurité, la protection de l’environnement et l’efficience de l’infrastructure et des marchés de l’énergie dans l’intérêt public canadien, conformément au mandat conféré par le Parlement en matière de réglementation des pipelines, de mise en valeur des ressources énergétiques et de commerce de l’énergie. Il est essentiel que les sociétés élaborent et mettent en œuvre des systèmes de gestion conçus avec soin pour assurer la sécurité des personnes et protéger l’environnement.

Un système de gestion s’entend du système visé aux articles 6.1 à 6.6 du RPT. Il constitue une approche conçue pour gérer et réduire efficacement les risques et s’adapter aux conditions en évolution. Il comprend les structures organisationnelles, les ressources, les responsabilités, les politiques, les processus et les procédures nécessaires à une organisation pour accomplir toutes les tâches liées à la sûreté, à la sécurité et à la protection de l’environnement. Le système de gestion et ses programmes de protection, énumérés à l’article 55 du RPT, doivent tenir compte de toutes les exigences applicables de la LRCE, de ses règlements d’application, des normes mentionnées dans les règlements ainsi que des normes propres à la société et des ordonnances et certificats délivrés par la Régie. Le RPT réglemente le cycle de vie d’un pipeline; par conséquent, une approche axée sur le cycle de vie des systèmes de gestion doit être appliquée aux étapes de la conception, de la construction, de l’exploitation et de la cessation d’exploitation d’un pipeline.

Un système de gestion bien conçu et bien mis en œuvre favorise une solide culture de la sécurité et est essentiel pour assurer la sécurité des personnes et protéger l’environnement.

1.2 But

Le RPT exige que les sociétés réglementées établissent, mettent en œuvre et maintiennent des systèmes de gestion et des programmes de protection afin de prévoir, de prévenir, de gérer et d’atténuer les conditions qui peuvent avoir une incidence négative sur la sûreté et la sécurité de leurs pipelines, de leurs employés, du public, des biens et de l’environnement. La Régie a élaboré le présent guide afin de définir ce qu’elle attend des sociétés durant ses vérifications; plus précisément, les exigences à respecter pour mettre en œuvre un système de gestion conforme au RPT dans la mesure où il s’applique aux programmes de la société visés à l’article 55 du RPT (les « programmes visés à l’article 55 ») relatifs à la sécurité, à l’intégrité des pipelines, à la protection de l’environnement, à la gestion des urgences, à la prévention des dommages et la sûreté tout au long du cycle de vie des pipelines réglementés au sens de la LRCE.

La Régie a élaboré des lignes directrices relativement aux trois grands domaines suivants du processus de vérification :

1. Exigences relatives aux processus du système de gestion prévues aux articles 6.1 à 6.6 du RPT
   
   La section 2.0 du présent document présente une orientation, fournit des précisions et énonce les attentes de la Régie au regard des articles 6.1 à 6.6 du RPT.
2. Exigences du RPT concernant le système de gestion, les processus et l’intégration des tâches (liens)
   
   La section 3.0 du présent document fournit une orientation sur les liens du système de gestion visé à l’article 6 du RPT. Elle énonce les attentes de la Régie sur les éléments prévus à l’article 6 à intégrer les uns aux autres dans le système de gestion.
3. Demande de renseignements initiale aux fins de la vérification
   
   La section 4.0 du présent document fournit des renseignements de base sur la DR qui sera envoyée à la société visée par la vérification et donne une orientation sur la façon de répondre aux exigences relatives à la DR.

1.3 Vérifications

La vérification est l’une des activités de vérification de la conformité que mène la Régie pour confirmer que les sociétés réglementées gèrent leurs risques et respectent toutes les exigences juridiques liées à leur système de gestion. Une vérification est un examen impartial d’un ensemble de critères liés au système de gestion, aux programmes, aux procédures et aux processus requis par le RPT. Elle permet d’évaluer le caractère adéquat de ces éléments et d’autres qui sont requis par le RPT par rapport aux exigences réglementaires et aux exigences de la société. Une vérification comprend habituellement l’examen des documents ou dossiers, la communication d’observations, des entrevues, de l’échantillonnage et des essais, selon toute combinaison. L’objectif est de vérifier la conformité aux exigences selon un protocole de vérification (ou un ensemble de critères de vérification) établi pour un sujet de vérification précis. Dans le cadre de ce processus, la Régie prépare un projet de rapport de vérification (pour examen et commentaires), puis un rapport final et, si des non-conformités ont été relevées, l’entité vérifiée doit préparer un plan de mesures correctives et préventives (« PMCP ») afin de les résoudre.

Pour obtenir de plus amples renseignements à ce sujet, consultez le Protocole de vérification du système de gestion et des programmes de protection sur le site Web de la Régie.

1.4 Définitions

La Régie a préparé une série de définitions utiles pour comprendre les exigences relatives au système de gestion. Les parties intéressées sont invitées à consulter la section Définitions applicables à la vérification à l’annexe I. Comme cette annexe peut être mise à jour au cours des cycles d’amélioration continue, il est important de la consulter régulièrement. En ce qui concerne les mots qui ne sont pas autrement définis, ils ont le sens ordinaire qui s’applique lorsqu’ils sont lus dans leur contexte global (autrement dit, nous adoptons une approche de langage simple à l’égard des mots et les employons tels qu’ils sont définis dans le dictionnaire). Toutefois, les termes techniques ou spécialisés seront définis de façon appropriée en contexte.

2.0 Article 6 du RPT – Attentes relatives au système de gestion

2.1 Généralités

Le RPT repose à la fois sur des exigences axées sur le rendement et des exigences normatives. Pour de plus amples renseignements sur la nature de ces exigences, veuillez consulter la section 5.2. À l’égard des exigences axées sur le rendement, les sociétés ont la souplesse nécessaire pour personnaliser leur système de gestion en fonction de leurs besoins opérationnels et organisationnels particuliers. Cette souplesse ne doit pas être interprétée comme signifiant qu’il n’est pas nécessaire de respecter certains articles du RPT; tous les articles du RPT s’appliquent aux sociétés pipelinières réglementées par la Régie et doivent être respectés. La souplesse réside dans la façon dont une société répondra aux exigences.

L’article 6 du RPT stipule ce qui suit :

Le présent règlement a pour objet d’obliger la compagnie qui conçoit, construit, exploite ou cesse d’exploiter un pipeline, de manière à assurer qu’elle agisse pour :

• a) la sécurité des personnes;
• b) la sûreté et la sécurité des pipelines et des pipelines abandonnés;
• c) la protection des biens et de l’environnement.

Les articles 6.1 à 6.6 prescrivent la façon dont les sociétés pipelinières doivent élaborer leur système de gestion aux fins énoncées à l’article 6. Ces articles renferment une série d’exigences, qui sont juridiquement contraignantes, et les sociétés doivent démontrer qu’elles les respectent lorsqu’elles élaborent, établissent et mettent en œuvre leur système de gestion ainsi que les objectifs, les cibles, les processus et les procédures, les normes, les manuels ou instructions de travail connexes.

Le présent guide ne doit pas être vu comme un « scénario » ou une « recette ». Il ne permet pas à lui seul de produire un système de gestion fonctionnel, mais il vise à aider la société à comprendre les attentes de la Régie et ses objectifs lorsqu’elle effectue la vérification d’un système de gestion ou de programmes. La société est tenue d’élaborer un système de gestion adapté à ses opérations, à ses activités, aux dangers et aux risques qui lui sont propres, ainsi qu’à tous les autres éléments du système de gestion. Le système de gestion doit s’appliquer à tout le cycle de vie d’un pipeline, de la conception à la cessation d’exploitation.

Comme chaque société utilisera une approche différente pour mettre en œuvre les exigences de l’article 6, la Régie a préparé le présent guide pour :

• favoriser l’uniformité d’interprétation;
• clarifier la signification;
• donner un contexte.

2.2 Articles 6.1 à 6.4 du RPT – Exigences relatives au système de gestion

Les articles 6.1 à 6.4 visent à s’assurer qu’une société dispose d’un système de gestion intégré et de programmes de protection qui lui permettent de satisfaire aux exigences juridiques et de veiller comme il se doit à la sûreté, à la sécurité et à la protection de l’environnement. Ces articles établissent les règles de base quant aux éléments à inclure dans le système de gestion de la société, et dans les processus et les programmes connexes. Les éléments des sections 6.1 à 6.4 ne sont pas tous abordés ci-dessous. La société doit examiner le RPT en détail et déterminer comment elle se conformera à toutes les exigences applicables à son système de gestion. Elle devrait également déterminer de quelle façon elle démontrera sa conformité au RPT à des vérificateurs externes (comme la Régie) et à des vérificateurs internes dans le cadre de ses activités internes d’assurance de la qualité.

Article 6.1

Cet article normatif énonce les exigences relatives à un système de gestion. Ces exigences sont d’une portée et d’une étendue plus vastes que celles relatives à chaque processus et chaque programme dont il est question dans d’autres parties du RPT. Pour aider l’utilisateur, la présente section explique ce que signifie et exige chaque alinéa du paragraphe 6.1(1). Les termes « établir », « mettre en œuvre » et « maintenir » sont définis dans la section Définitions applicables à la vérification.

Le paragraphe 6.1(1) stipule que la société « établit, met en œuvre et maintient un système de gestion qui répond aux exigences suivantes » :

• a) « Il est explicite, exhaustif et proactif ». Cela signifie que le système de gestion est consigné par écrit (documenté) et désigné comme étant le système de gestion de la société. La Régie s’attend à ce que le système de gestion soit explicite de sorte qu’il ne soit pas nécessaire d’expliquer davantage comment il fonctionne et comment il est appliqué aux activités de la société. Le terme exhaustif signifie que le système de gestion répond à chacune des exigences relatives à un système de gestion et aux processus, programmes et autres documents connexes requis par le RPT pour le système de gestion. Il doit également s’appliquer à l’ensemble des actifs et des activités réglementées d’une société et couvrir tout le cycle de vie des pipelines et des installations de la société. Par proactif, on entend que le système de gestion doit être en mesure de prévoir et de traiter les nouveaux enjeux qui pourraient avoir une incidence (au minimum) sur la sûreté et la sécurité des personnes, des installations et de l’environnement. Le système de gestion de la société doit également faire l’objet d’un examen périodique au moyen d’inspections et de vérifications, et toute lacune ou défaillance doit être corrigée dans le cadre du processus d’amélioration continue.
• b) « Il intègre les activités opérationnelles et les systèmes techniques de la compagnie à la gestion des ressources humaines et financières ». Cela signifie qu’il doit y avoir des liens ou des interconnexions démontrables entre les activités de la société (tout au long du cycle de vie des installations) et ses systèmes techniques (comme les systèmes de salle de commande) et la gestion des ressources humaines et financières de la société. En d’autres termes, le système de gestion d’une société doit être lié à la façon dont elle gère ses ressources humaines (en veillant à disposer d’un nombre suffisant de ressources humaines pour mener l’activité réglementée en toute sécurité) ainsi qu’à des ressources financières adéquates pour mener l’activité réglementée. L’intégrité du pipeline en est un exemple. Le système de gestion doit assurer une interconnexion entre le programme de gestion de l’intégrité de la société et les ressources humaines et financières nécessaires à l’exécution des travaux de gestion de l’intégrité définis dans le programme de gestion de l’intégrité. L’intégrité du pipeline n’en est qu’un exemple : la société doit examiner tous les articles du RPT pour déterminer où les liens doivent être établis entre ses activités opérationnelles, ses systèmes techniques et la gestion des ressources humaines et financières. La société devrait être prête à démontrer cette intégration au cours d’une vérification.
• c) « Il s’applique à toutes les activités de la compagnie en matière de conception, de construction, d’exploitation et de cessation d’exploitation d’un pipeline ainsi qu’à chacun des programmes visés à l’article 55 ». Le système de gestion s’applique à l’ensemble du cycle de vie des installations réglementées par la Régie et à tous les programmes visés à l’article 55 – gestion des situations d’urgence, gestion de l’intégrité, gestion de la sûreté, gestion de la sécurité, prévention des dommages et protection de l’environnement. La société devrait être préparée à démontrer ces liens au cours d’une vérification. Pour suivre une approche fondée sur un système de gestion intégré, il faut procéder à une évaluation et à une gestion intégrées des dangers et des risques en exigeant que les six programmes visés à l’article 55 soient exécutés en lien les uns avec les autres.
• d) « Il assure la coordination des programmes visés à l’article 55 ». Le système de gestion et ses différents programmes doivent être coordonnés. Il faut examiner comment les programmes et le système de gestion fonctionnent ensemble et le mode de communication entre les processus et les procédures établis dans le système de gestion et les programmes. Il doit y avoir des processus pour veiller à ce que les activités ne soient pas entreprises en vase clos, car cela crée des risques dans d’autres activités des opérations de la société. Par exemple, le programme de gestion de l’intégrité d’une société peut exiger qu’une activité liée à l’intégrité soit entreprise. Le programme de gestion de l’intégrité devrait indiquer les processus des autres programmes visés à l’article 55 qui seraient déclenchés par des travaux de gestion de l’intégrité – par exemple, ceux relatifs à la sûreté, à l’environnement, à la prévention des dommages, à la sécurité et à la gestion des situations d’urgence (en cas d’incident pendant l’activité de gestion de l’intégrité).
• e) « Il est adapté à la taille de la compagnie, à l’importance, à la nature et à la complexité de ses activités ainsi qu’aux dangers et aux risques qui y sont associés ». Cet article accorde une certaine latitude à la société dans l’établissement de son système de gestion, mais ce n’est pas parce qu’une société a peu d’installations réglementées par la Régie qu’elle peut pour autant justifier un système de gestion de plus petite échelle. Selon la complexité globale des activités de la société ou, surtout, les dangers et les risques associés à ses activités, le système de gestion doit toujours tenir compte de tous les éléments mentionnés à l’article 6 et dans les autres articles du RPT.

Article 6.2

Cet article exige que toute société réglementée nomme un dirigeant à titre de dirigeant responsable. Ce dernier doit être en mesure de s’assurer que le système de gestion de la société et ses programmes connexes sont établis, mis en œuvre et maintenus conformément aux articles 6.1 à 6.6 et que les obligations de la société en vertu du RPT sont respectées. Le dirigeant responsable doit avoir le pouvoir de contrôler les ressources financières et humaines nécessaires pour répondre aux exigences du système de gestion et, par extension, de tous les programmes intégrés.

Article 6.3

Cet article stipule que la société doit établir des politiques et des buts documentés pour que les objets visés aux alinéas 6 a) à c) soient atteints et que les obligations prévues au RPT soient respectées.

En plus des types de politiques et de buts qui doivent être établis et documentés ci-dessus, les alinéas 6.3(1)a) et b) contiennent tous deux des exigences particulières applicables à ces politiques ou buts. L’alinéa 6.3(1)a) exige « une politique relative aux rapports internes sur les dangers, dangers potentiels, incidents et quasi-incidents […] dans lesquelles la personne qui fait un tel rapport ne peut faire l’objet d’aucune mesure disciplinaire. » L’alinéa 6.3(1)b) exige l’établissement « de buts en matière de prévention des ruptures, de rejets de gaz et de liquides, des décès et des blessures et en matière d’intervention en cas d’incidents et de situations d’urgence ».

Le paragraphe 6.3(2) exige que la société fonde son système de gestion et chacun des programmes de protection (visés à l’article 55 du RPT) sur les politiques et les buts dont il est question au paragraphe 6.3(1). Les politiques et les buts doivent également être liés aux fins précises définies aux alinéas 6a) à c) et la société doit être préparée à démontrer comment ces politiques et buts sont efficaces pour réaliser les objets que sont la sûreté, la sécurité et la protection de l’environnement. Les buts et les politiques ne devraient pas être généraux au point de ne pas fournir une orientation à la haute direction et au personnel.

Article 6.4

Cet article exige de la société qu’elle soit en mesure de démontrer que sa structure organisationnelle documentée est dotée des ressources humaines nécessaires aux bons endroits afin de respecter toutes les obligations prévues dans le RPT. En outre, la société doit déterminer et communiquer les rôles, les responsabilités et les pouvoirs définis des dirigeants et des employés à tous les niveaux hiérarchiques de la société. Enfin, la société doit effectuer une évaluation annuelle des besoins documentée pour démontrer que les ressources humaines allouées pour établir, mettre en œuvre et maintenir le système de gestion sont suffisantes pour répondre aux exigences de ce système.

2.3 Paragraphe 6.5(1) du RPT – Attentes relatives aux processus du système de gestion

Le RPT exige que la société établisse et mette en œuvre les processus et la documentation nécessaires à un système de gestion intégré explicite, complet et proactif. Les processus et autres exigences mentionnés aux alinéas 6.5(1)a) à x) s’appliquent également à tous les programmes visés à l’article 55.

Lorsqu’elle examine chaque élément du paragraphe 6.5(1), la société doit se rappeler qu’il est précédé de :

• « La compagnie est tenue, dans le cadre de son système de gestion et des programmes visés à l’article 55 : »

Cela renforce la nécessité d’intégrer chaque processus ou autre exigence du système de gestion au sein du système de gestion et à tous les programmes visés à l’article 55.

Comme le paragraphe 6.5(1) contient la majorité des exigences du RPT relatives au système de gestion, la Régie a élaboré des documents d’orientation supplémentaires pour chacun de ses éléments. Les renseignements qui suivent décrivent la façon d’interpréter et d’appliquer ces documents d’orientation au moment d’établir, de mettre en œuvre et de maintenir un système de gestion et les processus, procédures et autres documents connexes. Comme il a été mentionné ci-dessus, le RPT a été élaboré de manière à donner aux sociétés la souplesse et l’adaptabilité nécessaires pour personnaliser leur système de gestion en fonction de leurs exigences opérationnelles et organisationnelles. Les renseignements suivants donnent des indications quant aux attentes de la Régie à l’égard de chaque élément du paragraphe 6.5(1). Chaque société décide des moyens qu’elle prend pour y répondre.

Chaque document d’orientation de la Régie traitant du paragraphe 6.5(1) du RPT est présenté sous la forme d’un tableau qui présente les exigences de la Régie relatives aux processus du système de gestion. Ces tableaux sont joints au présent guide sous le titre Protocole de vérification du système de gestion et des programmes de protection.

Tableau 1 – Orientation – Exemple

Paragraphe 6.5(1) du RPT La compagnie est tenue, dans le cadre de son système de gestion et des programmes visés à l’article 55 :
a) d’établir et de mettre en œuvre un processus pour fixer les objectifs et des cibles précises permettant d’atteindre les buts visés au paragraphe 6.3(1) et pour en assurer l’examen annuel.

Résultats :

• La société a établi et mis en œuvre un processus conforme.
• La société a établi les objectifs et les cibles nécessaires pour atteindre les buts visés au paragraphe 6.3(1).
• Tous les objectifs sont pertinents par rapport au système de gestion de la société lorsqu’on examine la portée du processus et leur application aux programmes visés à l’article 55.
• La société procède à un examen annuel des objectifs et des cibles.
• L’examen permet de déterminer si les objectifs ont été atteints ou si des mesures correctives ou préventives sont nécessaires.

Pour mieux comprendre l’exemple ci-dessus, des exemples du type d’information que la Régie souhaitera obtenir sont présentés aux points 1 à 5 ci-dessous. Toutefois, il convient de se reporter à chaque tableau particulier dans le Protocole de vérification du système de gestion et des programmes de protection pour connaître les exigences pertinentes.

1. Les résultats :
   • orienteront la société quant à ce qui est attendu de son système de gestion pour cet élément particulier;
   • fourniront une orientation sur la façon d’établir un système de gestion conforme.
2. Décrire l’objet, la portée, l’objectif et le résultat précis, notamment :
   • la série de mesures ou d’étapes interactives qui se déroulent dans un ordre déterminé;
   • les rôles, les responsabilités et les pouvoirs définis pour garantir l’application du processus;
   • les renvois à d’autres processus, procédures et instructions de travail pertinents;
   • la façon dont le processus est intégré à chaque programme exigé à l’article 55, lorsque des interactions devraient raisonnablement se produire.
3. Chaque élément du système de gestion doit :
   • avoir ses propres critères;
   • avoir ses propres liens à d’autres éléments du système de gestion qui doivent être démontrés explicitement;
   • être expressément évalué en fonction de divers contrôles par sondage pour confirmer qu’il est établi et mis en œuvre.
4. Pour démontrer que l’élément du système de gestion est « établi », fournir la preuve qu’il a été :
   • élaboré dans le format exigé par la société;
   • approuvé et avalisé pour utilisation par le responsable de la gestion approprié;
   • communiqué de façon appropriée au sein de l’organisation;
   • enseigné au personnel qui doit connaître le processus;
   • approuvé et documenté depuis au moins trois (3) mois.
5. Pour démontrer que l’élément du système de gestion est « mis en œuvre », fournir la preuve que :
   • la société utilise le processus;
   • la société utilise rigoureusement les formulaires et les dossiers requis;
   • les mesures sont prises au besoin;
   • le processus est utilisé depuis au moins trois (3) mois.

2.4 Orientation relative au tableau du protocole de vérification

Partie 1

La partie supérieure, ou la partie générique, du tableau décrit les attentes de la Régie à l’égard des exigences de base d’un système de gestion. La Régie a défini les termes « processus », « établi » et « mis en œuvre » dans le contexte d’une vérification du système de gestion effectuée par elle (voir la section Définitions applicables à la vérification, annexe 1). Au cours d’une vérification, la Régie évaluera la documentation fournie par la société pour vérifier si la société satisfait aux exigences. Tous les éléments du système de gestion prévus au paragraphe 6.5(1) qui comportent une exigence relative à un processus devront suivre l’approche décrite dans le tableau ci-dessus.

Il existe une exception à cette structure de tableau en ce qui concerne les alinéas 6.5(1)b), d), h), s) et w), car ils n’exigent pas l’élaboration d’un processus particulier. Dans ces cas, la Régie vérifie la conformité en confirmant que chacun des produits livrables requis selon ces alinéas est élaboré, établi, utilisé et maintenu. Par exemple, l’alinéa 6.5(1)s) exige que la société établisse et maintienne un système de gestion des données pour surveiller et analyser les tendances en matière de dangers, d’incidents et de quasi-incidents. Si cet élément du système de gestion fait l’objet d’une vérification, la Régie confirmera que la société a établi et maintient ce système de gestion des données. La Régie exigera des preuves de la part de la société démontrant que le système de gestion des données est utilisé correctement et par les ressources humaines pertinentes. Les sociétés réglementées doivent veiller à ce que chaque élément du système de gestion et les processus, systèmes, extrants, produits ou produits livrables requis soient intégrés à tous les programmes exigés à l’article 55. Bien qu’une vérification de la Régie ne puisse cibler qu’un seul de ces programmes, le résultat attendu pour le processus, l’extrant ou le produit livrable est qu’il s’applique à tous les programmes. En utilisant l’alinéa 6.5(1)s) comme exemple, la Régie exige que le système de gestion des données pour la surveillance et l’analyse des tendances en matière de dangers, d’incidents et de quasi‑incidents soit intégré dans l’ensemble des programmes exigés par l’article 55, par exemple, la sûreté, l’intégrité, la sécurité, l’environnement, la prévention des dommages et la gestion des situations d’urgence.

La moitié inférieure du tableau 1, qui contient les liens particuliers, et qui commence par « En plus des exigences relatives à la définition des processus susmentionnés… », est spécifique à l’élément du système de gestion. Pour assurer sa conformité, la société devrait tenir compte de ces critères particuliers puisque la Régie les utilise pendant une vérification pour évaluer la pertinence des processus, des procédures, des programmes, des systèmes, etc. de la société à l’appui de cette exigence particulière relative au système de gestion. L’évaluation effectuée au cours d’une vérification permettra de mettre à l’essai le processus afin de déterminer s’il est adéquat et produit le résultat final souhaité.

La moitié inférieure de la première rangée de chaque tableau 1 contient les liens minimaux prévus pour cet élément du système de gestion. Ils sont identifiés par des caractères gras rouges. Les liens dans ces tableaux ne sont pas exhaustifs et ne représentent pas tous les liens possibles, y compris à d’autres lois applicables, à des normes techniques et autres, notamment le Code canadien du travail, les normes de la CSA et les conditions de la Régie dans les certificats ou les ordonnances dont elle assure l’exécution.

3.0 Liens avec le système de gestion

Comme il a été mentionné précédemment, les éléments du système de gestion ne peuvent pas fonctionner en vase clos ni sans tenir compte des programmes exigés à l’article 55, car le système de gestion de la société sera jugé non conforme. Étant donné que les sociétés ont la liberté de structurer leur système de gestion de façon à répondre le mieux possible à leurs besoins, elles peuvent élaborer des processus ou des procédures qui se trouvent dans une partie de leur système de gestion et les relier à d’autres parties de leur système de gestion. Par exemple, l’article 6 du RPT exige que la société dispose d’un processus de mesures correctives et préventives pour plus d’un élément du système de gestion. Une société pourrait élaborer des procédures ou des processus individuels de prise de mesures correctives et préventives pour chaque élément du système de gestion, ou elle pourrait élaborer le processus ou la procédure une seule fois et ensuite l’incorporer par renvoi ou la lier à tous les éléments du système de gestion qui l’exigent. La Régie s’attend à ce que le renvoi ou le lien soit explicite, qu’il soit intégré avec une intention ou un objet général et qu’il soit facilement repérable dans la documentation de la société.

L’article 6.1 du RPT définit les exigences selon lesquelles une société doit établir, mettre en œuvre et maintenir un système de gestion explicite, exhaustif et proactif. Les éléments du système de gestion visés à l’article 6 ne sont ni indépendants ni isolés, ils sont interreliés en tant qu’intrants et extrants des uns et des autres et d’autres éléments exigés dans le RPT. La Régie s’attend à ce qu’un système de gestion conforme contienne un nombre minimal de liens (comme l’indiquent les tableaux de vérification) pour s’assurer que le système de gestion fonctionne de façon systématique, complète et intégrée.

La société est tenue d’élaborer et de mettre en œuvre son propre système de gestion et d’inclure des liens entre les éléments de ce système afin de répondre adéquatement aux besoins inhérents à ses opérations uniques. Ces liens peuvent aller au-delà des liens qui se trouvent dans le document d’orientation et les tableaux de vérification de la Régie. Toutefois, la Régie s’attend à ce que la société soit en mesure de démontrer et d’expliquer l’intention et la conception de son système de gestion, et de démontrer comment les processus, les programmes, les activités et les procédures sont liés les uns aux autres pour fonctionner comme un système de gestion fonctionnel complet.

4.0 Demande de renseignements initiale à des fins de vérification

4.1 Généralités

La section qui suit fournit des directives générales et un contexte aux sociétés réglementées par la Régie lorsque celle-ci entreprend une vérification. La Régie envoie une première lettre annonçant la vérification à la société réglementée pour l’informer de son intention d’effectuer une vérification. La lettre fournit à l’entité vérifiée des renseignements de base sur la portée de la vérification, l’objet de celle-ci et le calendrier général de réalisation de la vérification. La société reçoit par la suite une demande de renseignements initiale. Il s’agit d’une étape importante du processus de vérification, car elle permet à la Régie de demander des renseignements précis sur :

• le système de gestion de la société;
• des processus particuliers, la base de données, l’inventaire, des listes, etc.

La Régie a préparé une demande de renseignements générique (tableau 2) comme modèle de référence propre à chaque élément du système de gestion visé au paragraphe 6.5(1). La société remarquera que le tableau 1 et la demande de renseignements initiale sont complémentaires. Ces documents visent à renseigner la société sur le type d’information que la Régie souhaite obtenir au cours d’une vérification. Toutefois, selon l’objet de la vérification, la demande de renseignements initiale peut être modifiée ou des questions supplémentaires peuvent y être ajoutées selon l’objet précis de la vérification.

Les renseignements fournis ici sont de nature générale et, bien qu’ils présentent la structure de base de la demande de renseignements, les entités vérifiées ne devraient pas s’attendre à ce que la version officielle de la vérification soit exactement identique ou limitée aux éléments contenus dans le présent guide. Par exemple, des questions supplémentaires peuvent être ajoutées relativement aux normes incorporées par renvoi, ou des questions propres aux conditions émises par la Régie à l’endroit d’une société dans le cadre d’une approbation.

On s’attend à ce que la société fournisse les documents et les dossiers du système de gestion les plus à jour et pertinents pour répondre à chaque question. Dans le cadre de la vérification, la Régie examinera tous les documents pertinents mis à sa disposition avant de procéder à la partie de la vérification effectuée sur place. D’autres demandes de renseignements supplémentaires peuvent être envoyées pour obtenir plus de précisions.

Le modèle générique de la demande de renseignements comporte deux colonnes :

• la colonne 1, qui contient les questions de la Régie auxquelles la société doit répondre;
• la colonne 2, dans laquelle la société peut inscrire sa réponse, dont des indications précises sur l’endroit où la Régie peut trouver les renseignements les plus pertinents dans les documents de la société (les numéros de page ou les sections où la conformité de la société peut être vérifiée), ou indiquer de quelle façon chaque document appuie la réponse globale de la société.

Au début de chaque vérification, l’auditeur principal de la Régie traitera de questions précises concernant le contenu de la demande de renseignements et la méthode de communication des données requises avec l’entité vérifiée.

Tableau 2 – Demande de renseignements initiale – Exemple

Paragraphe 6.5(1) du RPT La compagnie est tenue, dans le cadre de son système de gestion et des programmes visés à l’article 55 :
a) d’établir et de mettre en œuvre un processus pour fixer les objectifs et des cibles précises permettant d’atteindre les buts visés au paragraphe 6.3(1) et pour en assurer l’examen annuel.

5.0 Renseignements supplémentaires et foire aux questions

5.1 Renseignements supplémentaires

Les protocoles de vérification de la Régie sont tenus à jour et administrés par le Secteur des activités systémiques de la Régie.

Des renseignements supplémentaires se trouvent sur le site Web de la Régie.

La Régie souscrit au principe de l’amélioration continue. Nous vous invitons à nous faire part de vos commentaires sur le présent document d’orientation ou sur tout élément du cadre de réglementation de la Régie. Si vous avez des commentaires ou des suggestions, veuillez les transmettre par courriel à cadre.de.reglementation@cer-rec.gc.ca

5.2 Foire aux questions

Cette section présente des questions fréquentes sur l’approche de la Régie à l’égard des vérifications des systèmes de gestion et de l’application de l’article 6 du RPT. Des renseignements supplémentaires se trouvent dans le Protocole de vérification du système de gestion et des programmes de protection et dans la section Définitions applicables à la vérification, annexe 1.

Référence réglementaire : Généralités

Question :

• Quelle est la différence entre les exigences axées sur le rendement et les exigences normatives?

Réponse :

• La Régie utilise une combinaison de règlements normatifs et de règlements axés sur le rendement. Les règlements normatifs énoncent expressément ce qu’une partie réglementée doit faire pour assurer sa conformité. Aux termes d’un règlement strictement normatif, la partie réglementée doit respecter le libellé exact du règlement pour être conforme. Par exemple, dans les situations où le règlement stipule qu’un type particulier de technologie ou de composant doit être utilisé, si cette technologie ou ce composant n’est pas utilisé (peu importe si ce qui est utilisé est équivalent, meilleur ou pire), l’entité réglementée sera jugée non conforme.
• Les règlements axés sur le rendement sont fondés sur les résultats. Souvent, ils énoncent ce qui doit être réalisé, mais la façon dont les résultats sont atteints appartient à la partie réglementée – dans la mesure où ce qui est fait par la partie réglementée atteint réellement les résultats stipulés par le règlement. Le RPT renferme un amalgame de ces éléments. Le paragraphe 6.5(1) en est un exemple. Les éléments normatifs établissent ce que la société doit inclure dans son système de gestion et les programmes visés à l’article 55. Selon l’alinéa a), la société doit établir et mettre en œuvre un processus d’établissement des objectifs et des cibles précis nécessaires pour atteindre les buts prévus au paragraphe 6.3(1) et pour assurer leur examen annuel. Tout cela est normatif – l’aspect axé sur le rendement de l’article concerne la façon dont le processus est établi et mis en œuvre. De plus, le contenu du processus (dans la mesure où il atteint le résultat de l’établissement d’objectifs et de cibles précis) relève également de la société.

Référence réglementaire : Généralités

Question :

• Comment une société peut-elle démontrer l’existence de liens ou d’intégration pour se conformer au RPT?

Réponse :

• Les liens fournissent généralement les intrants et les extrants entre les divers processus, procédures, politiques, programmes, normes, manuels, instructions de travail ou autres documents à l’appui d’un système de gestion pour veiller à ce que rien ne soit oublié dans le flux de travail. On s’attend à ce que les sociétés tiennent compte de toutes les exigences relatives aux liens de façon continue dans le cadre de leurs efforts de conformité aux exigences de base. Les protocoles définissent les liens minimaux requis en fonction des attentes réglementaires. Une société peut avoir des liens supplémentaires en fonction de ses propres exigences en matière de système de gestion.
• La société doit également démontrer que le système de gestion est mis en œuvre comme prévu. Les processus sont liés dans le système de gestion de la société. Dans de nombreuses situations, l’extrant d’un processus est l’intrant d’un autre. La société doit indiquer de quelle façon les documents, processus, programmes, etc. sont harmonisés et, au besoin, liés les uns aux autres.
• Les processus et les liens doivent être tenus à jour, car ils constituent un aspect important du système de gestion d’une société. Il devrait y avoir un délai minimal entre les changements apportés au système de gestion d’une société et la mise à jour des documents de processus que les liens appuient.
• Un exemple de lien est la façon dont l’inventaire des dangers (exigé à l’alinéa 6.5(1)d) du RPT) interagit avec les étapes du processus d’évaluation des risques requis par l’alinéa 6.5(1)e) en ce sens que l’évaluation des risques doit utiliser l’inventaire des dangers pour être conforme au RPT. Comme ces éléments du système de gestion fonctionnent ensemble, les processus ou les procédures doivent renvoyer les uns aux autres.

Référence réglementaire : Alinéa 6.5(1)a) du RPT

Question :

• Quelle est la différence entre les objectifs, les cibles et les indicateurs de rendement clés?

Réponse :

• Les objectifs précisent généralement un résultat souhaité et sont habituellement qualitatifs. Voici un exemple d’objectif : « Nous voulons réduire au minimum les incidents ».
• Les cibles sont liées aux objectifs. Elles comprennent habituellement une mesure du rendement qui a un aspect quantitatif ou numérique et qui comporte habituellement un échéancier. Voici un exemple de cible : « Nous atteindrons une réduction de 20 % des incidents pour l’année civile se terminant le 31 décembre ».
• Les indicateurs de rendement clés, qui constituent une pratique exemplaire, mesurent l’efficacité d’un élément pour déterminer si un résultat souhaité a été atteint. Voici un exemple d’indicateur de rendement clé : « Nous mesurerons notre taux d’incidents entraînant une perte de temps ».

Référence réglementaire : Alinéas 6.5(1)v) et w) et paragraphe 6.6(1) du RPT

Question :

• Pourquoi et comment une société élabore-t-elle des mesures correctives pour les problèmes cernés en lien avec des objectifs et des cibles établis?

Réponse :

• Dans le cadre du système de gestion, il faut effectuer un examen ou une évaluation de l’atteinte des objectifs et des cibles afin de déterminer si le système de gestion de la société atteint le résultat souhaité. Si les objectifs et les cibles n’ont pas été atteints, la société doit essayer d’en déterminer la raison et pourrait devoir mettre en œuvre des mesures correctives. Il pourrait s’agir de changements de processus, de changements de programme, d’ajout ou de modification de contrôles, par exemple.

Référence réglementaire : Alinéa 6.5(1)e) du RPT

Question :

• Comment une société détermine-t-elle l’acceptation du risque?

Réponse :

• La Régie n’est pas en mesure d’expliquer comment chaque société doit déterminer sa tolérance au risque. Aux fins du système de gestion, c’est à la société qu’il incombe d’établir et de mettre en œuvre un processus d’évaluation des risques associés aux dangers et aux dangers potentiels qu’elle relève dans ses activités réglementées, y compris les risques liés aux conditions d’exploitation normales et anormales. La société doit également établir et mettre en œuvre un processus d’élaboration et de mise en œuvre de mesures de contrôle visant à prévenir, à gérer et à atténuer les dangers, les dangers potentiels et les risques cernés et à communiquer ces mesures de contrôle à quiconque est exposé aux risques. La société devrait déterminer qui est autorisé à approuver les activités qui présentent un niveau de risque élevé.
• Un processus de gestion du changement est également nécessaire pour repérer et gérer tout changement qui pourrait avoir une incidence sur la sûreté, la sécurité ou la protection de l’environnement, y compris tout nouveau danger ou risque, tout changement de conception, toute spécification, norme ou procédure et tout changement dans la structure organisationnelle de la société ou les exigences légales applicables à la société.
• Il ne faut pas confondre ces processus de gestion des risques avec les exigences relatives à l’évaluation des risques pour les pipelines à HPV aux termes de l’article 10 du RPT.

Référence réglementaire : Alinéas 6.5(1)g) et h) du RPT

Question :

• Quelle est la différence entre exigences légales et exigences réglementaires?

Réponse :

• Les exigences réglementaires sont des exigences légales et elles doivent être respectées. Les exigences légales (ou réglementaires) comprennent les exigences précisées dans l’ensemble des lois, des règlements, des ordonnances (délivrées par la Régie, les inspecteurs de la Régie ou les tribunaux), des conditions imposées aux sociétés dans les autorisations de la Régie, comme les certificats ou les ordonnances d’approbation, les engagements pris envers la Régie dans les demandes ou les mesures correctives ou préventives prises à la suite d’activités de vérification de la conformité comme les inspections ou les vérifications. Une société doit se conformer à ses propres normes dans la mesure où celles-ci sont comprises dans son système de gestion et qu’elle déclare être tenue de les respecter.

Référence réglementaire : Alinéas 6.5(1)g) et h) du RPT

Question :

• Que veut dire le « niveau de la clause »?

Réponse :

• Le mot « clause » a été utilisé pour expliquer le niveau de détail requis dans la liste des exigences légales, et le « niveau de la clause » désigne le contenu principal ou l’endroit où une obligation particulière est créée. Le niveau de la clause peut aller jusqu’aux sous-alinéas des lois et règlements ou des normes applicables. La Régie permet à la société de déterminer le niveau de la clause précis à inclure dans sa liste des exigences légales; toutefois, l’indication du « niveau de clause » approprié doit démontrer que la société a examiné le contenu clé de l’exigence réglementaire et déterminé son applicabilité, ou sa non-applicabilité, pour l’inclusion dans la liste légale. En ce qui concerne les normes de la CSA et les autres normes consensuelles incorporées par renvoi dans le RPT, elles seraient souvent incluses au niveau de la clause ou de la subdivision ou, dans le cas des règlements, au niveau du paragraphe, de l’alinéa ou même du sous-alinéa. L’utilisation du mot « clause » visait à fournir une compréhension commune aux personnes qui travaillent souvent avec les normes consensuelles parmi les sociétés réglementées par la Régie, mais qui ne travaillent peut-être pas aussi souvent avec la loi.

Référence réglementaire : Alinéas 6.5(1)g) et h) du RPT

Question :

• Quel lien existe-t-il entre le registre des exigences égales et la communication externe?

Réponse :

• La liste des exigences légales est une source d’information qui peut être utilisée comme intrant pour diverses autres exigences du système de gestion; la communication n’en est qu’une. Si une société a déterminé ses exigences légales applicables, elle sera mieux à même de déterminer quels intervenants externes doivent participer, quels renseignements elle doit fournir et à quel moment.

Référence réglementaire : Alinéas 6.5(1)g) et h) du RPT

Question :

• Pourquoi la liste des exigences légales doit-elle inclure tous les programmes du RPT visés à l’article 55?

Réponse :

• La liste des exigences légales doit comprendre toutes les exigences légales qui s’appliquent à la sécurité (y compris les programmes de gestion de la sécurité, de gestion de l’intégrité, de gestion des situations d’urgence et de prévention des dommages), à la protection de l’environnement (le programme de l’environnement) et à la sécurité (le programme de gestion de la sûreté). Dans la mesure où d’autres exigences du RPT touchant la sûreté, la protection de l’environnement et la sécurité ne sont pas couvertes par les programmes visés à l’article 55 (par exemple, l’article 18 portant sur la sécurité pendant la construction), la liste des exigences légales doit les inclure. La liste des exigences légales ne se limite pas à la LRCE et à ses règlements d’application – elle doit comprendre toute loi (jusqu’au niveau de la clause) qui s’applique aux questions de sûreté, de sécurité et de protection de l’environnement, que cette loi soit fédérale, provinciale, territoriale ou municipale.

Référence réglementaire : Alinéas 6.5(1)g) et h) du RPT

Question :

• En quoi consistent les liens dans la liste des exigences légales?

Réponse :

• Les liens dans la liste des exigences légales renvoient à d’autres éléments du système de gestion qui doivent utiliser la liste des exigences légales applicables. Comme dans l’exemple ci-dessus, d’autres exigences et processus nécessitent la liste des exigences légales comme intrant. D’autres comprennent l’assurance de la qualité, la formation, les inspections, etc.

Référence réglementaire : Alinéas 6.5(1)j) et k) du RPT

Question :

• Quelles sont les attentes quant aux liens entre les rôles et les responsabilités et les compétences et la formation?

Réponse :

• Les rôles et les responsabilités sont des éléments clés de la compétence et de la formation, car les employés et les personnes qui travaillent pour le compte de la société doivent être formées et bien comprendre leurs rôles et responsabilités. Une société doit définir des liens entre les rôles et les responsabilités et les programmes de formation pour s’assurer que les compétences requises sont acquises.

Référence réglementaire : Alinéas 6.5(1)j) et k) du RPT

Question :

• Expliquez la portée de la formation et des compétences en ce qui concerne le système de gestion et les programmes.

Réponse :

• La Régie s’attend à ce que la société détermine les exigences en matière de compétences et les programmes de formation propres à son système de gestion et à ses programmes pour s’assurer que le personnel est en mesure d’exécuter ses tâches en toute sécurité, d’assurer la protection de l’environnement ainsi que la sûreté et la sécurité du pipeline. Toutefois, cela ne signifie pas que tous les employés doivent être des experts des subtilités du système de gestion de la société. La société doit déterminer la portée des exigences en matière de compétences, et l’approche à leur égard, ainsi que la façon dont les programmes de formation sont établis et mis en œuvre, y compris le niveau de détail des programmes de formation.

Référence réglementaire : Alinéa 6.5(1)t) du RPT

Question :

• Quelle est l’échelle des plans d’urgence requis en vertu de l’alinéa 6.5(1)t) du RPT?

Réponse :

• Les plans d’urgence doivent être proportionnels à la portée et à l’échelle des événements anormaux qui pourraient se présenter tout au long du cycle de vie des installations réglementées construites et exploitées par la société. Pour le déterminer, il faut effectuer un examen des conséquences de chaque événement. Les plans d’urgence ne doivent pas se limiter aux situations d’urgence, car les événements anormaux n’entraînent pas toujours une situation d’urgence. Peu importe l’échelle du plan d’urgence, il doit être documenté et comprendre les compétences dont le personnel a besoin pour être en mesure de reconnaître les conditions d’exploitation anormales et de mettre en œuvre les plans d’urgence au besoin.

Référence réglementaire : Alinéa 6.5(1)t) du RPT

Question :

• Que sont les scénarios à niveaux multiples?

Réponse :

• Les scénarios à niveaux multiples sont des situations où il peut y avoir des événements interreliés ou qui se présentent en cascade pendant une activité ou un incident. La situation initiale peut alors évoluer vers une situation différente avec des conséquences potentielles et réelles variables. De plus, les scénarios à niveaux multiples peuvent comprendre plusieurs événements ou incidents de moindre envergure qui se superposent, ce qui rend la situation globale plus complexe que les événements ou les incidents pris isolément. Pour s’aligner sur un système de gestion proactif, les sociétés doivent définir et envisager des scénarios à niveaux multiples afin d’assurer la détermination adéquate des dangers, l’analyse des dangers, l’évaluation des risques et la détermination des mesures de contrôle. Les scénarios à niveaux multiples jouent également un rôle dans la planification des mesures d’urgence dans le cadre du système de gestion.

Référence réglementaire : Alinéa 6.5(1)t) du RPT

Question :

• Que sont les « conditions anormales »?

Réponse :

• Les conditions anormales sont des conditions inhabituelles ou différentes de celles qui sont attendues ou normales. Les événements anormaux sont des événements ou des situations où l’exploitation des installations, les processus, les activités, etc. se déroulent en dehors du cadre souhaité ou prévu dans des conditions d’exploitation normales.
• Un événement anormal peut affecter les personnes ou l’environnement. Il peut s’agir de l’exploitation au-dessus ou au-dessous des limites de conception, d’incidents environnementaux comme un incendie de forêt qui pourrait avoir une incidence sur les installations réglementées, d’incidents médicaux importants ou de la surpression d’un pipeline au-delà des conditions normales d’exploitation.

Référence réglementaire : Alinéa 6.5(1)x) du RPT

Question :

• Pourquoi un examen annuel est-il requis?

Réponse :

• Le RPT exige un système de gestion qui comprend un examen du rendement. L’examen annuel fournit un mécanisme permettant aux sociétés d’examiner la pertinence et l’efficacité de leur système de gestion. Les mesures correctives constituent une base pour déterminer, élaborer, mettre en œuvre et surveiller les points à améliorer jusqu’à la clôture.

Référence réglementaire : Article 18 du RPT

Question :

• Comment le modèle d’entrepreneur principal s’applique-t-il aux entrepreneurs tiers qui effectuent des travaux pour le compte d’une société réglementée par la Régie?

Réponse :

• Le modèle de l’entrepreneur principal ne s’applique pas aux pipelines réglementés par la Régie, car il n’existe aucune disposition autorisant le transfert de la responsabilité en matière de santé et de sécurité au travail à un entrepreneur en vertu de la loi fédérale. Les sociétés réglementées par la Régie ne peuvent transférer leurs responsabilités ultimes à des entrepreneurs qui travaillent en leur nom.
• Les articles 18, 20 et 54 du RPT prescrivent la marche à suivre par les sociétés qui passent des marchés de services pour la construction d’un pipeline. Bien que le règlement autorise les sociétés à conclure des contrats pour la prestation de services de construction de pipelines, elles doivent tout de même exercer le contrôle et la surveillance exigés par le RPT.
• En ce qui concerne les activités de maintenance, les articles 29 et 30 du RPT établissent des responsabilités semblables à celles décrites ci-dessus.
• Le RPT exige que les sociétés réglementées par la Régie soient responsables de l’établissement, de la mise en œuvre et de la surveillance des programmes de protection en matière de sûreté, de sécurité et de protection de l’environnement tout au long du cycle de vie des installations réglementées. Cela comprend la phase de construction. La Régie rappelle aux sociétés que la responsabilité des projets incombe en fin de compte au titulaire du certificat ou à l’entité visée par l’ordonnance.
• Les sociétés réglementées doivent définir des rôles et des responsabilités clairs et explicites pour leurs employés et leurs sous-traitants. Cela favorisera la conformité et la certitude en ce qui concerne la détermination et la gestion des dangers et, en fin de compte, l’amélioration des résultats en matière de sécurité et de protection de l’environnement.

Référence réglementaire : Généralités

Question :

• Donnez quelques exemples de documents et de dossiers visés par les exigences réglementaires de l’alinéa 6.5(1)a) à x).

Réponse :

• Le tableau suivant donne des exemples de documents et de dossiers qu’une société pourrait vouloir mettre en place pour chaque élément du système de gestion. Veuillez noter que ce tableau n’est pas exclusif, les sociétés peuvent avoir d’autres documents et dossiers qui, selon elles, fonctionnent le mieux pour leur système de gestion particulier.

Annexe I – Définitions

Tous les termes définis dans la présente annexe comprennent le présent et le passé, le cas échéant. Les définitions peuvent être mises à jour au cours des cycles d’amélioration continue; il est donc important que les sociétés consultent cette annexe régulièrement.

Caractère adéquat : L’objet de l’évaluation (système de gestion, programmes, procédures ou processus) est conforme à la portée, aux exigences en matière de documentation et, le cas échéant, aux objectifs et résultats énoncés dans la LRCE, ses règlements d’application et les normes incorporées par renvoi. Conforme aux exigences réglementaires appliquées par la Régie et démontré par la documentation.

Compétences : Les habiletés, les connaissances et l’expérience nécessaires pour effectuer un travail de façon sécuritaire et appropriée.

Condition anormale : Les conditions anormales sont inhabituelles ou différentes de celles qui sont attendues dans des conditions d’exploitation normales. Les événements anormaux sont des événements ou des situations où l’exploitation des installations, les processus ou les activités se déroulent en dehors des conditions normales d’exploitation souhaitées ou prévues. Un événement anormal peut avoir des répercussions sur les personnes ou l’environnement. Par exemple, une exploitation supérieure ou inférieure aux normes de conception, un incident environnemental comme un incendie de forêt, un incident médical important, une surpression ou une pression insuffisante d’un pipeline au-delà ou en dessous des conditions normales d’exploitation.

Conforme : La Régie utilise ce terme pour indiquer que, selon les renseignements rendus disponibles et examinés, aucun cas de non-conformité lié à l’élément de protocole visé n’a été relevé durant la vérification. Il n’est alors pas nécessaire d’élaborer un plan de mesures correctives et préventives (« PMCP »).nstatations peuvent être classées en deux catégories, conformité ou non-conformité. Pour les cas de non-conformité, des mesures correctives seront nécessaires.

Danger : (conformément à la norme CSA Z662) Condition ou événement qui pourrait causer une défaillance ou des dommages, ou tout ce qui pourrait causer des dommages aux personnes, aux biens ou à l’environnement.]

Dangers potentiels : Un danger (voir la définition ci-dessus) auquel la société, ses employés ou toute personne travaillant pour le compte de la société, peut être exposée en raison des activités ou des conditions qui pourraient se présenter ou qui devraient raisonnablement se présenter pendant la construction, l’exploitation ou la cessation d’exploitation des installations de la société. La détermination, la documentation et l’atténuation des dangers potentiels s’appliquent, au minimum, à

Constatation : La conclusion a été tirée à la lumière d’une évaluation de la preuve par rapport aux critères de vérification. Les constatations peuvent être classées en deux catégories, conformité ou non-conformité. Pour les cas de non-conformité, des mesures correctives seront nécessaires.

Danger : (conformément à la norme CSA Z662) Condition ou événement qui pourrait causer une défaillance ou des dommages, ou tout ce qui pourrait causer des dommages aux personnes, aux biens ou à l’environnement.

Élaboré : Tout élément^{Note de bas de page 1} prescrit par le RPT qu’une société est tenue d’élaborer qui a été créé dans le format requis par la société et répond aux exigences réglementaires décrites.

En vigueur : Tout élément prescrit par le RPT qu’une société est tenue d’élaborer, d’établir et de mettre en œuvre qui atteint les buts, les objectifs, les cibles et les résultats visés par la réglementation. La société fait la preuve que cet élément est amélioré sur une base continue. Dans le cadre des exigences réglementaires de la Régie, l’amélioration continue est principalement démontrée dans les dossiers de la société qui témoignent de l’existence de processus d’inspection, de mesure, de surveillance, d’enquête, d’assurance de la qualité, de vérification, d’examen de la gestion et de mesures correctives décrites dans le RPT et indiquent que les processus sont suivis et que ces activités sont entreprises.

Établi : Tout élément prescrit par le RPT qu’une société est tenue d’élaborer qui a été élaboré dans le format requis par la société, a été approuvé et avalisé pour utilisation par l’autorité de gestion appropriée et a été communiqué dans l’ensemble de l’organisation. Tout le personnel de la société et les autres personnes qui travaillent pour le compte de la société ou d’autres personnes qui peuvent avoir besoin de connaître la politique, le programme, le processus, la procédure ou l’élément sont informés de cet élément et de son application. Le personnel et les tiers entrepreneurs qui utilisent les processus, les procédures, les programmes, les normes et les instructions de travail ont reçu une formation adéquate sur la façon d’utiliser l’élément et peuvent démontrer qu’ils ont reçu une formation adéquate et qu’ils respectent les exigences. La société a démontré que la politique, le processus, le programme, la norme, la procédure ou l’instruction de travail a été mis en œuvre de façon permanente. Pour mesurer « la base permanente », la Régie requiert que l’exigence soit mise en œuvre et qu’elle satisfasse à toutes les obligations prescrites pendant trois mois.

Inspection : Observation et évaluation des conditions par rapport à un ensemble de critères. Les inspections peuvent comprendre l’examen des documents et des dossiers, des entrevues et des observations.'

Inventaire : Une compilation documentée des éléments requis. Il doit être possible de démontrer que l’inventaire est un produit autonome, c’est-à-dire sans qu’il soit nécessaire d’ajouter des documents à l’appui, mais le contenu doit être intégré au système de gestion de la société, aux programmes visés à l’article 55 et aux processus du système de gestion et il doit être tenu à jour.

Liste : Une compilation documentée des éléments requis. Il doit être possible de démontrer que la liste est un produit autonome, c’est-à-dire sans qu’il soit nécessaire d’ajouter des documents à l’appui, mais le contenu doit être intégré au système de gestion et aux processus du système de gestion de la société et il doit être tenu à jour.

Maintenu : Une politique, un programme, un processus, une procédure, une norme, une instruction de travail ou tout autre élément exigé par le RPT qui a été tenu à jour dans le format requis par la société et continue de satisfaire aux exigences réglementaires. À l’aide de documents, la société doit démontrer qu’elle satisfait aux exigences en matière de gestion des documents de l’alinéa 6.5(1)o) du RPT. À l’aide de dossiers, la société doit démontrer qu’elle satisfait aux exigences en matière de gestion des dossiers de l’alinéa 6.5(1)p) du RPT.

Mis en œuvre : Processus ou autre élément prescrit par le RPT qui a été approuvé et avalisé pour utilisation par l’autorité de gestion appropriée. Il a été communiqué dans toute l’organisation. Tout le personnel et les personnes travaillant pour le compte de la société ou d’autres personnes qui peuvent avoir besoin de connaître le processus ou tout autre élément exigé par le RPT en sont informés et en connaissent les modalités d’application.

Le personnel a reçu une formation sur la façon d’utiliser le processus ou tout autre élément exigé par le RPT. Le personnel et les autres personnes qui travaillent pour le compte de la société ont démontré qu’ils utilisent le processus ou tout autre élément prescrit par le RPT. Le personnel et les autres personnes travaillant pour le compte de la société ont démontré qu’ils utilisent le processus ou respectent d’autres exigences. Les dossiers et les entrevues ont fourni des preuves de la mise en œuvre complète de l’exigence, comme il est prescrit (c.-à-d. que le processus ou les procédures ne sont pas utilisés en partie).

Non-conformité : La société vérifiée n’a pas démontré qu’elle a élaboré et mis en œuvre des programmes, des processus et des procédures qui respectent les exigences juridiques relatives à l’élément de protocole mentionné. Un plan de mesures correctives et préventives doit être élaboré et soumis à la Régie pour approbation.

Plan d’urgence : Plan établi par la société pour faire face à des situations ou à des événements anormaux qui pourraient se présenter. Le plan d’urgence comprend les rôles, les responsabilités et les étapes pour s’assurer que des mesures appropriées sont prises en cas d’événement anormal ou de situation anormale. Le plan d’urgence peut être intégré aux procédures de gestion des incidents, aux programmes et aux procédures de gestion des situations d’urgence ainsi qu’à d’autres programmes visés à l’article 55, le cas échéant.

Pratique : Une manière d’agir courante ou habituelle qui est bien comprise des personnes habilitées à l’appliquer.

Procédure : Série documentée d’étapes d’un processus se déroulant dans un ordre régulier et défini dans le but d’accomplir des activités individuelles d’une manière efficace et sécuritaire. Une procédure précise également les rôles, responsabilités et pouvoirs requis pour mener à bien chaque étape.

Processus : Série documentée de mesures à prendre dans un ordre établi en vue d’un résultat précis. Pour que le processus soit conforme, il doit tenir compte des éléments suivants :

• décrire le but, la portée, l’objectif et les résultats précis que le processus est censé atteindre;
• décrire la série de mesures ou d’étapes interactives qui ont lieu dans un ordre établi;
• définir les rôles, les responsabilités et les pouvoirs du personnel pour s’assurer que le processus est bien appliqué;
• renvoyer, au besoin, à d’autres processus, procédures et instructions de travail pertinentes;
• décrire comment il est intégré à chaque programme visé à l’article 55.

Voici d’autres renseignements sur les processus :

Le paragraphe 6.5(1) du RPT décrit les processus du système de gestion requis par la Régie. Au moment d’évaluer les processus du système de gestion d’une société, la Régie cherche à savoir si chaque processus ou élément requis par le RPT a été établi, mis en œuvre, élaboré ou tenu à jour comme prévu aux différents articles, est documenté et est conçu pour tenir compte des exigences qui lui sont propres, par exemple pour déterminer et analyser tous les dangers et dangers potentiels. Les processus doivent prévoir des mesures précises, y compris quant aux rôles, responsabilités et pouvoirs des membres du personnel qui les établissent, les gèrent et les mettent en œuvre. La Régie estime qu’il s’agit d’une démarche courante en six points (qui, quoi, où, quand, pourquoi et comment). Elle reconnaît que les processus du RPT comportent de multiples exigences. La société peut donc établir et mettre en œuvre de nombreux processus, dans la mesure où ils sont conçus pour respecter les exigences légales et faire le lien avec ceux envisagés par le RPT.

Les processus peuvent intégrer les procédures requises pour respecter les exigences imposées, ou être reliés à de telles procédures.

Étant donné que les processus font partie du système de gestion, ils doivent être élaborés de manière à fonctionner au sein du système. Les exigences du système sont décrites à l’article 6.1 du RPT. Les processus doivent être conçus de façon à permettre à la société de respecter les politiques ainsi que les buts établis qui sont exigés aux termes de l’article 6.3.

En outre, le paragraphe 6.5(1) du RPT indique que chaque processus doit faire partie du système de gestion et des programmes mentionnés à l’article 55 du RPT. Par conséquent, pour être conformes, les processus doivent également être conçus de manière à tenir compte des exigences techniques précises associées à chacun des programmes auxquels ils s’appliquent, et à les satisfaire. La Régie reconnaît qu’un processus peut ne pas respecter tous les programmes. Dans ces cas, il est acceptable d’adopter différents processus de gouvernance, dans la mesure où ils satisfont aux exigences prévues (décrites ci-dessus) et de faire en sorte qu’ils soient établis et mis en œuvre d’une manière uniforme afin de permettre au système de gestion de fonctionner selon ce que prévoit l’article 6.1.

Programme : Un ensemble documenté de processus et de procédures conçus pour obtenir régulièrement un résultat. Un programme indique comment les plans, processus et procédures sont liés entre eux. En d’autres termes, de quelle manière les uns et les autres contribuent à l’atteinte du résultat. Une société planifie et évalue régulièrement son programme afin de veiller à ce qu’il produise les résultats attendus.

(La Régie a appliqué l’interprétation suivante du RPT pour évaluer la conformité des programmes requis par les règlements de l’Office national de l’énergie.)

Le programme doit comprendre des détails sur les activités à mener, y compris ce qu’elles seront, qui les réalisera, à quel moment elles seront réalisées et comment elles le seront. Il doit également prévoir les ressources requises pour mener à bien les activités.

Programme d’assurance de la qualité : Le programme exigé à l’article 15 du RPT pour s’assurer que la canalisation et les composants à utiliser dans le pipeline respectent les spécifications mentionnées à l’article 14 du RPT.

Programme d’assurance de la qualité (du système de gestion) : Un programme d’assurance de la qualité du système de gestion d’une société est utilisé pour la surveillance et l’évaluation systématiques du système de gestion, chacun des programmes visés à l’article 55, y compris un processus pour effectuer des vérifications conformément à l’article 53 et pour prendre des mesures correctives et préventives si des lacunes sont relevées.

Supervision : Veiller à ce que les employés, les entrepreneurs travaillant avec la société et les tiers entrepreneurs indépendants qui travaillent avec la société et pour le compte de celle-ci exercent leurs fonctions de manière sécuritaire, maintiennent la sécurité du pipeline et protègent l’environnement. Des rôles et responsabilités officiels sont définis pour exercer la supervision et peuvent comprendre une fonction de production de rapports.

Système de gestion : Le système visé aux articles 6.1 à 6.6 du RPT. Il s’agit d’une démarche systématique conçue pour gérer efficacement les risques et les réduire, tout en faisant la promotion d’une amélioration continue. Le système comprend les structures organisationnelles, ressources, responsabilités, politiques, processus et procédures nécessaires à une société pour s’acquitter de ses obligations en matière de sécurité, de sûreté et de protection de l’environnement. Les exigences relatives au système de gestion de la Régie sont énoncées aux articles 6.1 à 6.6 du RPT. Par conséquent, dans l’évaluation du système de gestion d’une société, la Régie ne se limite pas aux exigences particulières de l’article 6.1. Elle tient compte de la façon dont la société a élaboré, intégré et mis en œuvre les politiques et les buts sur lesquels elle doit fonder son système de gestion, comme le décrit l’article 6.3. Elle tient aussi compte de la structure organisationnelle décrite à l’article 6.4 et de l’établissement, de la mise en œuvre, de l’élaboration ou de la tenue à jour des processus, de l’inventaire et de la liste décrits au paragraphe 6.5(1). Comme l’indiquent les alinéas 6.1c) et d), le système de gestion et les processus de la société doivent s’appliquer et être appliqués aux programmes décrits à l’article 55.

Vérification : Un processus de vérification systématique et documenté qui consiste à recueillir et à évaluer objectivement des éléments de preuve afin de déterminer si des activités, événements, conditions ou systèmes de gestion, ou les renseignements les concernant, respectent les critères de vérification et les exigences légales, ainsi qu’à communiquer les résultats du processus à la société.

Date de modification :

2021-10-26