ARCHIVÉ - Règlement de 1999 sur les pipelines terrestres (RPT-99) de l’Office national de l’énergie – Rapport d’audit final sur les programmes de gestion de l’intégrité, de la sécurité et des urgences, et de protection de l’environnement, de croisements et de sensibilisation du public - Annexe V - Tableau d'évaluation de l'audit du programme de croisements

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Annexe V
Westcoast Energy Inc., exploitée sous la dénomination sociale
Spectra Energy Transmission (Westcoast)
Tableau d’évaluation de l’audit du programme de croisements

Table des matières

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1.0 POLITIQUE ET ENGAGEMENT

1.1 Énoncé de politique et d’engagement

Attentes :

La société doit avoir une politique approuvée et soutenue par la haute direction. Cette politique doit comporter des buts et des objectifs et viser à améliorer le rendement de la société.

Réferénces :Note de bas de page 1

RPT-99, articles 4, 47 et 48
CSA Z662-11, clause 3.1.2

Évaluation :

La haute direction de Westcoast fait partie de plusieurs comités qui surveillent l’élaboration et l’application des politiques encadrant le programme de gestion de l’environnement, de la santé et de la sécurité (ESS). Aux fins du présent audit, le programme de croisements est considéré comme subordonné au programme de sécurité. La direction de la société communique la politique relative au programme ESS en passant par un OSC (« Operations Steering Committee »). La politique de gestion de l’environnement, de la santé et de la sécurité est approuvée par le président et chef de la direction de Spectra Energy.

Elle peut être consultée partout dans la société et les entrevues du personnel ont confirmé que les employés connaissaient son existence. Dans un examen de cette politique d’après l’énoncé de son objet en 2012, on s’exprime ainsi :

« À cette fin, nous gérons les risques dans tout ce que nous faisons en améliorant constamment les aspects suivants :

  • sécurité des employés, des entrepreneurs et des véhicules;
  • sécurité des procédés;
  • gestion de l’environnement;
  • fiabilité;
  • gestion des coûts [traduction]. »

La société a pu démontrer que sa politique est approuvée par la haute direction et communiquée au personnel, mais les auditeurs ont constaté qu’il n’est pas fait mention de la « sécurité du public » dans cet énoncé. On comprend que la protection de la population est acquise quand les objectifs énumérés sont atteints, mais la Loi sur l’Office et ses règlements d’application distinguent clairement la sécurité du public en tant qu’exigence.

Statut de conformité : Non conforme

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2.0 PLANIFICATION

2.1 Détermination des dangers, évaluation et maîtrise des risquesNote de bas de page 2

Attentes :

La société doit pouvoir démontrer qu’elle a un processus capable de déterminer tous les dangers possibles. Elle doit évaluer le niveau de risque associé à ces dangers. Elle doit pouvoir également justifier sa décision d’inclure ou non des risques possibles dans ses programmes de protection de l’environnement, de sécurité, de gestion de l’intégrité, de croisements, de sensibilisation du public et de gestion des situations d’urgence (programmes de gestion et de protection). La société doit pouvoir mettre en œuvre des mesures de contrôle pour atténuer ou éliminer le risque.

Références :

RPT-99, articles 4(2), 37, 39, 40 et 41
CSA Z662-11, clause 3.1.2f)

Évaluation :

Des adjoints administratifs font un premier tri dans les demandes de croisement qui sont présentées par le canal du système d’appel unique. Le secteur de l’exploitation leur a fourni des critères comme les paramètres de charge des véhicules par rapport à l’épaisseur de la couverture. Dans le cas des demandes de travaux plus proches du pipeline, ils ouvrent un dossier et transmettent les requêtes « en conflit » au service des affaires foncières pour complément d’évaluation. Selon le degré de compétence nécessaire à l’examen des demandes en fonction de facteurs comme la proximité du pipeline et la nature de la requête, les demandes sont acheminées vers l’équipe des affaires foncières ou celle de l’exploitation.

La constatation des dangers que présentent les activités de croisement de tiers est intégrée et prise en compte dans le processus d’octroi de permis et décrite dans la documentation qui s’y rapporte. L’administrateur des affaires foncières et des croisements évalue les demandes à l’aide d’indications et de formules figurant dans The Source (site intranet de Westcoast). Selon l’évaluation faite, certaines demandes exigeant une évaluation technique parviennent à qui de droit. Toutes les demandes de croisement sont administrées par voie de permis comprenant des instructions d’exécution des travaux, des consignes de sécurité et des coordonnées de personnes-ressources. Les groupes des affaires foncières et de la prévention des dommages travaillent avec l’équipe de sensibilisation du public et constatent et traitent les activités susceptibles de présenter un danger comme un travail profond du sol en agriculture. Une fois les dangers reconnus, les groupes élaborent une stratégie pour les gérer avec des activités de sensibilisation ou des modifications apportées aux modèles et aux indications des permis.

Westcoast a pu démontrer avoir mis en œuvre un processus de constatation des dangers qui est intégré au traitement et à la gestion des demandes de croisement de tiers. Ajoutons que les groupes des affaires foncières et de la prévention des dommages collaborent avec l’équipe de sensibilisation du public à la constatation des activités susceptibles de se révéler dangereuses.

Statut de conformité : Conforme

2.2 Exigences légales

Attentes :

La société doit avoir un processus vérifiable pour identifier et intégrer les exigences juridiques dans ses programmes de gestion et de protection. Elle doit avoir une procédure écrite pour déterminer et résoudre les situations de non-conformité liées aux exigences juridiques. Cette procédure doit comprendre la mise à jour des programmes de gestion et de protection au besoin.

Références :

RPT-99, articles 4 et 6
RCP, partie II, articles 4 et 5
CSA Z662-11, clause 3.1.2h)(i)

Évaluation :

Westcoast surveille les exigences juridiques en s’abonnant à Templegate Information Services Inc. et à Cyber Regs et en adhérant à des organismes professionnels comme l’Association canadienne des pipelines d’énergie (ACPE) et la Canadian Common Ground Alliance. Le groupe des affaires réglementaires de la société communique par courriel les modifications réglementaires aux chefs d’équipe d’une liste de diffusion. Il appartient alors aux destinataires de cette liste de reconnaître les changements d’intérêt pour leurs processus opérationnels respectifs. D’après le personnel par exemple, c’est le groupe des affaires réglementaires qui a veillé à ce que Westcoast se conforme à l’Ordonnance d’exemption relative aux croisements par des véhicules ou de l’équipement mobile (ordonnance M0-21-2010 de l’Office). L’examen des documents a aussi démontré qu’un certain nombre de méthodes d’exploitation standard (MES) font référence aux règlements.

Bien que Westcoast ait été en mesure de démontrer que les exigences réglementaires sont communiquées et que le personnel intègre les nouvelles dispositions à un certain nombre de procédures et de modèles, elle n’a pas prouvé qu’elle disposait d’un répertoire d’exigences juridiques ni d’un processus officiel permettant de vérifier si les programmes de prévention des dommages et de croisements satisfaisaient à toutes les dispositions de la réglementation.

Statut de conformité : Non conforme

2.3 Buts, objectifs et cibles

Attentes :

La société doit avoir des buts, des objectifs et des cibles quantifiables qui sont pertinents eu égard aux risques et dangers associés à ses installations et à ses activités (p. ex., construction, opérations et entretien). Les objectifs et les cibles doivent être mesurables et en accord avec la politique et les exigences juridiques; idéalement, ils devraient comprendre des initiatives visant l’amélioration continue et la prévention, s’il y a lieu.

Références :

RPT-99, articles 47 et 48
CSA Z662-11, clause 3.1.2

Évaluation :

Westcoast fixe des objectifs à divers niveaux de l’organisme. Au niveau global, les objectifs établis portent souvent sur les questions de sécurité et d’exploitation. Ainsi, un des buts d’ensemble pour cette année était une participation à 100 % du personnel à la formation de base en sécurité pour le 31 octobre 2012. Les objectifs et cibles fixés au personnel sont en partie conçus en fonction d’objectifs d’ensemble comme celui que nous venons d’évoquer. Ils sont énoncés dans les plans de perfectionnement du personnel, puis gérés et suivis en gestion du rendement et liés au programme de rémunération incitative à court terme (RICT) qui s’applique à tout l’organisme.

Au sein des groupes des affaires foncières et de la prévention des dommages, on fixe des objectifs d’amélioration des activités et des processus et de respect des exigences réglementaires. À la suite, par exemple, de la délivrance de l’ordonnance MO-21-2010 par l’Office, des levés d’épaisseur de couverture ont été intégrés aux objectifs du personnel pour l’année. Les équipes des affaires foncières et de la prévention des dommages déclarent aussi le nombre d’activités non autorisées au groupe de l’exploitation pour inclusion dans ses indicateurs de rendement clés. Elles travaillent de près avec le groupe de sensibilisation du public pour reconnaître de nouvelles clientèles ou de nouvelles activités dangereuses. L’examen des documents a confirmé que des objectifs et des cibles sont établis en vue du perfectionnement du personnel et du développement des activités dans le cadre du programme de sensibilisation du public.

Westcoast a démontré qu’elle disposait d’un processus d’établissement de buts, d’objectifs et de cibles pour ses programmes d’affaires foncières et de prévention des dommages et que les questions d’intérêt étaient surveillées et mesurées et servaient de base aux plans dressés pour l’avenir. Dans ces équipes, des objectifs sont fixés annuellement pour les programmes en question et ils entrent en ligne de compte dans les évaluations de rendement du personnel.

Statut de conformité : Conforme

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3.0 MISE EN OEUVRE

3.1 Structure organisationnelle, rôles et responsabilités

Attentes :

La société doit avoir une structure organisationnelle qui assure le fonctionnement efficace de ses programmes de gestion et de protection. Elle doit avoir une description précise des rôles et des responsabilités au sein de son organisation, y compris les responsabilités d’élaborer, de mettre en œuvre et de gérer les programmes de gestion et de protection.

Références :

RPT-99, articles 40, 47 et 48
CSA Z662-11, clause 3.1.2b)

Évaluation :

Le chef d’équipe Sensibilisation du public, le chef d’équipe Administration des croisements et prévention des dommages et le gestionnaire Affaires foncières – Exploitation sur le terrain relèvent tous du directeur Affaires foncières et sécurité du réseau pipelinier. Les permis de croisement de tiers sont gérés par l’équipe Administration des croisements et prévention des dommages. Les agents de gestion et d’exécution des localisations de croisement de tiers relèvent du gestionnaire Affaires foncières – Exploitation sur le terrain. Cette équipe a des employés à Vancouver, à Fort St. John et à Prince George en Colombie-Britannique et des travailleurs à contrat en différents lieux dans cette même province. Les chefs d’équipe tiennent des exercices annuels d’examen du rendement et de la réalisation des objectifs et cibles. Ils examinent la charge de travail avec le directeur au moment des rapports trimestriels.

Westcoast a pu démontrer que sa structure fonctionnait et qu’elle permettait de maintenir le programme comme il avait été conçu. Comme toutes les coordonnées de tiers sont gérées par une même équipe, les communications entre les groupes contribuent à la permanence de tous les programmes.

Les groupes ont chacun leurs rôles et responsabilités, mais ils ont aussi des déclencheurs bien établis en matière de communication quand se présentent des questions qui concernent les autres secteurs. Ils ont également des processus en place pour un examen régulier du caractère approprié de chaque programme.

Statut de conformité : Conforme

3.2 Gestion du changement

Attentes :

La société doit avoir un programme de gestion du changement qui devrait notamment :

  • déterminer les changements qui pourraient toucher les programmes de gestion et de protection;
  • documenter les changements;
  • analyser leurs répercussions et leurs effets, y compris la création de nouveaux risques ou dangers ou encore de nouvelles exigences juridiques.

Références :

RPT-99, article 6
CSA Z662-11, clause 3.1.2g)

Évaluation :

La gestion du changement en ce qui concerne les affaires foncières et les croisements se fait à partir de Vancouver en Colombie-Britannique. Les changements d’actif sont gérés dans les installations locales. Dans le cadre du programme en place de gestion du changement, on a intégré le groupe de sensibilisation du public comme un secteur devant être avisé et évalué en fonction de l’incidence des modifications apportées à l’actif, et notamment aux bases de données. Le document MOC Descriptions of Affected Applications, Systems, Documentation and Processes décrit les circonstances où on doit tenir compte du programme de sensibilisation du public dans le processus de gestion du changement. L’examen de la documentation fournie indique que les déclencheurs de ce processus pour le programme de sensibilisation du public font principalement intervenir le système d’information géographique (SIG). On sait bien que les changements apportés à la base de données SIG doivent être gérés, mais on sait moins bien quels autres types de changements à Westcoast déclencheraient le processus et quand les équipes des affaires foncières et de la prévention des dommages seraient avisées et prises en compte.

Les interviews ont confirmé que Westcoast est en voie d’élaborer et d’appliquer un système de gestion de l’exploitation (SGE). La société a fait part de son intention d’intégrer le processus de gestion du changement à ce système. Les entrevues ont fait voir que des mesures de sécurité du public comme celles dont s’occupent les équipes des affaires foncières et de la prévention des dommages ont encore à être intégrées comme déclencheurs au nouveau processus.

On constate que certains aspects d’un processus en place qui fonctionne existent pour les changements d’actif et que des améliorations sont prévues, mais on voit aussi que, au moment de l’audit, Westcoast a été incapable de démontrer qu’elle mettait en œuvre un processus complet comportant des déclencheurs appropriés pour les groupes des affaires foncières et de la prévention des dommages.

Statut de conformité : Non conforme

3.3 Formation, compétence et évaluation

Attentes :

La société doit avoir, pour les employés et les entrepreneurs, un programme de formation documenté et portant sur ses programmes de gestion et de protection. Elle doit informer les personnes qui visitent les lieux de ses travaux d’entretien des pratiques et procédures à suivre. Le programme de formation doit inclure de l’information sur les politiques propres aux programmes, sur les exigences en matière de protection civile et d’intervention d’urgence environnementale et sur les conséquences possibles du non-respect des exigences. La société devrait avoir une procédure documentée pour déterminer les niveaux de compétence et de formation requis des employés et des entrepreneurs. La formation doit comprendre une évaluation des compétences afin d’assurer que le niveau souhaité des connaissances exigées est atteint. En outre, le programme de formation doit inclure des procédures de gestion des dossiers, des méthodes pour assurer le perfectionnement du personnel dans les domaines requis, des exigences et des normes visant à résoudre le non-respect des exigences en matière de formation.

Références :

RPT-99, articles 28, 29, 30 b), 46, 47, 48 et 56
CSA Z662-11, clause 3.1.2c)(iii)

Évaluation :

L’administrateur des services fonciers reçoit la formation destinée à tous les employés de l’équipe de sensibilisation du secteur des affaires foncières et de la sécurité du réseau pipelinier à l’aide d’une base de données du système de gestion de l’apprentissage (SGA). Pour le personnel des affaires foncières, les dossiers de formation sont gérés dans le SGA par les agents administratifs du bureau de Vancouver. Des dates d’expiration sont attribuées aux cours exigés pour le personnel de Westcoast et le système envoie des avertissements par courriel trois mois avant l’échéance. Les entrevues ont confirmé que les employés des bureaux de terrain connaissaient le SGA et les cours en ligne offerts dans cette base de données.

Toute la formation obligatoire est entrée dans la base de données du SGA. Une fois que les chefs d’équipe ont dressé les plans d’apprentissage et de perfectionnement avec les employés, toute activité supplémentaire de formation est également inscrite dans le SGA. Ainsi, le chef de l’équipe de prévention des dommages exige de son groupe qu’il reçoive la formation des niveaux I et II sur les perturbations du sol. Ce cours est entré dans le SGA et les dossiers de formation y sont gérés. Les autres activités de formation sont gérées dans le processus de gestion de rendement et de perfectionnement professionnel de la zone de carrière. Ainsi, bien que les agents des affaires foncières ne soient pas officiellement tenus d’obtenir une désignation professionnelle, tous les agents en place sont inscrits aux cours de l’International Right of Way Association (IRWA) en vue de l’obtention de la désignation IRWA. Tout le personnel des affaires foncières est assujetti à des examens et des évaluations, mais les agents contractuels ne subissent pas les mêmes contrôles destinés à garantir qu’ils exerceront leurs activités conformément aux normes et aux procédures de Westcoast.

Si les membres de l’équipe des affaires foncières et de la prévention des dommages sont formés et évalués régulièrement, Westcoast n’a pu démontrer avoir mis un processus en place pour évaluer ses entrepreneurs qui effectuent des localisations pour les croisements de tiers comme l’exige la norme Z662-11 de l’ACNOR.

Statut de conformité : Non conforme

3.4 Communication

Attentes :

La société doit avoir un ou des processus de communication adéquats, efficaces et documentés pour :

  • informer toutes personnes associées à ses installations et à ses activités (personnes intéressées) de ses politiques, buts, objectifs et engagements relatifs à ses programmes de gestion et de protection;
  • informer et consulter les personnes intéressées au sujet des questions liées à ses opérations;
  • traiter les communications reçues des parties prenantes externes;
  • communiquer les exigences juridiques et autres concernant les programmes de gestion et de protection aux personnes intéressées;
  • communiquer les rôles et responsabilités à l’égard des programmes aux personnes intéressées.

Références :

RPT-99, articles 18, 28 et 29
CSA Z662-11, clause 3.1.2d)
RCP, partie II, articles 4 et 5

Évaluation :

Des communications sur la sécurité à l’échelle de l’organisme ont lieu à l’occasion de réunions obligatoires de relâche et de séances mensuelles imposées qui se donnent simultanément à tous les endroits. Il se tient également des assemblées publiques moins officielles où on discute de questions de sécurité, dont les problèmes de tiers (obligation d’appeler avant des travaux d’excavation, pratiques agricoles, etc.). Les employés reçoivent en outre par courriel des rapports hebdomadaires qui sont diffusés dans The Source et des messages électroniques des affaires publiques.

Chacune des équipes des affaires foncières et de la prévention des dommages présente au directeur des rapports hebdomadaires sur la charge de travail et les difficultés qu’elle cause. Des communications se font également avec les équipes liées. Ainsi, les agents des affaires foncières ont des rencontres hebdomadaires avec l’équipe de l’exploitation pour discuter des problèmes fonciers avant tout travail d’exploitation-entretien (E-E).

Avec la BC Common Ground Alliance et la BC One-Call, Westcoast organise des déjeuners de sensibilisation des entrepreneurs en matière de sécurité, des ateliers appelés « Digsafe BC! » et d’autres salons sectoriels du même ordre où il est question des pratiques générales et des exigences réglementaires en matière de sécurité pour les travaux exécutés à proximité des pipelines sous réglementation fédérale.

Par ailleurs, on publie des annonces avec des messages de sécurité dans les revues professionnelles et les bulletins d’information communautaire. Le site Web externe contient une information immédiate sur la sécurité et les coordonnées de personnes-ressources à l’intention des propriétaires fonciers et des autres tiers. Les communications avec les auteurs possibles de demandes de croisement passent par le processus d’autorisation, ce par quoi on s’assure que les permis sont complets. L’équipe de l’administration des croisements et de la prévention des dommages se charge notamment des permissions écrites émanant de la société et des consignes applicables aux travaux qui se font à proximité des pipelines (par exemple, présence requise sur place d’un employé de Westcoast pendant les travaux).

L’équipe des affaires foncières communique avec les propriétaires au sujet de tout travail E-E dont le secteur de l’exploitation a jugé l’exécution nécessaire. Westcoast charge des entrepreneurs d’effectuer les localisations pour les tiers dans le nord-est de la Colombie-Britannique. Pour les communications avec les propriétaires au sujet des projets E-E, les coordonnées d’une personne-ressource de la société sont fournies. Toutes les difficultés ou les plaintes des propriétaires sont gérées à l’aide du processus de règlement des différends.

Pour les communications avec les intervenants externes, il y a des processus et des déclencheurs bien établis, mais les auditeurs ont été incapables de constater si la norme de rendement 6.0 (septembre 2006) de Westcoast sur les communications internes et externes est intégralement mise en œuvre et si elle est intégrée au système de gestion de l’exploitation de manière que soient prises en compte toutes les données nécessaires sur les croisements ou la prévention des dommages et qu’elles soient communiquées aux niveaux appropriés.

Westcoast a pu démontrer qu’elle avait établi des communications régulières dans le cadre du programme de croisements, ainsi que des déclencheurs des communications avec d’autres équipes comme celles de l’exploitation et de la gestion de l’intégrité. Malgré ces communications et les déclencheurs en place pour les communications externes des programmes, Westcoast n’a pu démontrer qu’elle appliquait pour l’organisme un plan de communications internes englobant le programme de croisements, de sorte que l’information utile soit communiquée en temps opportun aux intervenants internes.

Statut de conformité : Non conforme

3.5 Documentation et contrôle des documents

Attentes :

La société devrait avoir des documents décrivant les éléments de ses programmes de gestion et de protection au besoin. Ces documents doivent être révisés à intervalles réguliers et planifiés. Ils doivent être révisés immédiatement si des changements sont requis par des exigences juridiques ou si des conséquences négatives risquent de se produire parce que les changements n’ont pas été apportés immédiatement. Les programmes de gestion et de protection de la société devraient comprendre des procédures de contrôle des documents et des données visant les risques identifiés à l’élément 2.0 ci-dessus.

Références :

RPT-99, article 27
CSA Z662-11, clause 3.1.2e)
RCP, partie II, articles 10 et 11

Évaluation :

Les employés de Westcoast stockent et utilisent des procédures et des modèles qui sont sauvegardés dans le site intranet The Source. Pour faciliter l’accès aux modèles les plus récents, le groupe de prévention des dommages a créé une page qui affiche l’ensemble des formulaires, des politiques et des liens pour ce groupe. Si des modifications ou des améliorations sont apportées à des procédures ou à des modèles, le groupe d’administration des croisements et de prévention des dommages télécharge les nouveaux documents et annonce les dernières versions par courrier électronique. Les entrevues sur place ont confirmé que le personnel de terrain connaissait l’exigence d’une consultation des versions les plus récentes dans The Source.

Westcoast a pu démontrer qu’elle appliquait un procédé de mise à jour et de communication des politiques, des procédures et des modèles liés aux activités dans le domaine des affaires foncières et de la prévention des dommages.

Statut de conformité : Conforme

3.6 Contrôles opérationnels – conditions normales d’exploitation

Attentes :

La société devrait établir et tenir à jour un processus pour élaborer, mettre en œuvre et communiquer des mesures d’atténuation, de prévention et de protection visant à faire face aux risques et aux dangers relevés aux éléments 2.0 et 3.0. Ce processus doit inclure des mesures pour réduire ou éliminer les risques et les dangers à la source, le cas échéant.

Références :

RPT-99, articles 21 et 27 à 49
CSA Z662-11, clause 3.1.2h)
RCP, partie II, articles 4 et 5

Évaluation :

Le groupe d’administration des croisements et de prévention des dommages gère les demandes d’autorisation présentées par des tiers en vue de travaux d’excavation ou de croisement à l’intérieur ou à proximité de l’emprise, ainsi que les requêtes des parties désireuses de franchir l’emprise avec du matériel lourd. D’après le personnel, ce groupe reçoit et gère des demandes qui lui parviennent directement ou qui passent par BC-One Call. L’examen des documents confirme que les employés disposent de procédures en fonction des divers niveaux de complexité des requêtes. Ils s’en tiennent à des critères techniques pour gérer les demandes et délivrer les permis nécessaires ou encore pour les transmettre au groupe technique concerné. Ce groupe délivre de 450 à 500 permis chaque année.

Le gestionnaire Affaires foncières – Exploitation sur le terrain et son groupe s’occupent du volet « terrain » des activités dans le domaine des croisements de tiers. Les agents des affaires foncières qui font partie de ce groupe ont, par leur formation et leurs attributions, à effectuer des localisations, à assister à des travaux de croisement, à inspecter les canalisations avant remblayage et à donner des approbations sur place conformément à des critères préétablis. Le groupe travaille aussi avec les résidents à l’élimination des empiètements et avise le voisinage, le service des incendies et la municipalité quand un brûlage à la torche est prévu dans le cadre des travaux réguliers d’entretien.

Westcoast a pu démontrer que ses groupes des affaires foncières et de la prévention des dommages s’étaient dotés de politiques et de procédures pour prendre en charge les dangers et les risques liés aux travaux d’excavation et de construction de tiers selon la description des exigences de l’Office dans ce domaine.

Statut de conformité : Conforme

3.7 Contrôles opérationnels – perturbations et conditions inhabituelles

Attentes :

La société doit établir et tenir à jour des plans et procédures pour identifier le potentiel de perturbations ou conditions anormales, de rejets accidentels, d’incidents et de situations d’urgence. Elle doit également définir des moyens d’intervention proposés en réponse à ces situations ainsi que prévenir et atténuer leurs conséquences et/ou effets probables. Les procédures doivent être périodiquement éprouvées, examinées et révisées, s’il y a lieu, par exemple à la suite d’une situation d’urgence.

Références :

RPT-99, articles 32 et 52
CSA Z662-11, article 10.5.2

Évaluation :

Selon le document Lands and Pipeline Safety Awareness Crossing Administration and Damage Prevention –Roles and Responsibilities, les activités liées aux interventions d’urgence entrent dans les responsabilités de ce groupe. Les entrevues ont confirmé que les agents des affaires foncières sont aussi affectés aux activités de surveillance aérienne et aident à évaluer la situation à la suite d’une urgence. Ils collaborent avec le personnel de sensibilisation du public aux communications avec la collectivité sur l’avancement des mesures correctives et la date de remise en service.

Les fonctions de gestion des situations d’urgence sont directement intégrées aux responsabilités du groupe des affaires foncières et de la sécurité du réseau pipelinier, plus particulièrement dans le cas des agents des affaires foncières. Ces derniers reçoivent une formation sur le système de commandement d’interventions (SCI), font partie de l’équipe permanente d’intervention d’urgence et de l’équipe d’urgence en attente 24 heures par jour et 7 jours par semaine. Quand des incidents se produisent dans des zones habitées, les agents consultent la base de données SIG et voient combien de gens sont visés et si des résidents à évacuer sont à mobilité réduite et exigent une attention particulière. Ajoutons que les agents des affaires foncières et les membres de l’équipe de sensibilisation du public participent à des séances de formation et à des exercices théoriques sur les situations d’urgence et qu’ils préparent et tiennent des séances de liaison et de sensibilisation.

L’annexe IV du rapport d’audit traite plus en détail du programme d’intervention en cas d’urgence de Westcoast, mais nous avons tenu compte ici des chevauchements de tâches et du grand rôle joué par les équipes des affaires foncières et de la sensibilisation du public pour juger que cet aspect était en conformité avec les attentes réglementaires.

Statut de conformité : Conforme

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4.0 CONTRÔLES ET MESURES CORRECTIVES

4.1 Inspection, mesure et surveillance

Attentes :

La société doit élaborer et mettre en œuvre des programmes de contrôle et de surveillance. Ces programmes doivent couvrir les travaux contractuels effectués au nom de la société. Ils doivent inclure des mesures qualitatives et quantitatives pour évaluer les programmes de gestion et de protection et aborder, tout au moins, les exigences juridiques ainsi que les risques identifiés comme étant importants aux éléments 2.0 et 3.0. La société doit intégrer les résultats des programmes de contrôle et de surveillance à d’autres données émanant des évaluations des risques et des mesures de rendement ainsi que des analyses proactives des tendances. Elle doit avoir des documents et des dossiers sur ses programmes de contrôle et de surveillance.

Références :

RPT-99, articles 36 et 39
CSA Z662-11, clause 3.1.2h)(i) et 14(1)

Évaluation :

L’équipe des affaires foncières participe aux inspections d’emprise. Chaque partie du réseau pipelinier de Westcoast fait l’objet d’une inspection mensuelle héliportée où on surveille les activités non autorisées et les problèmes environnementaux éventuels. Pour être sûr de bien relever les problèmes, le personnel applique des critères préétablis d’inspection aérienne. Dans les zones où Westcoast partage une emprise avec la Pembina, les deux sociétés ont des patrouilles aériennes mensuelles en alternance et produisent des rapports en conséquence. Les entrevues confirment que le groupe des affaires foncières est présent dans les patrouilles mensuelles d’emprise et qu’il présente les rapports sur l’état de la signalisation, les activités non autorisées ou les empiètements observés, ainsi que sur l’état de la végétation. Les panneaux indicateurs sont entretenus en permanence ou selon les besoins, et on veille ainsi à ce qu’ils demeurent lisibles et visibles.

Westcoast a pu démontrer avoir mis en place des processus et des procédures de surveillance et d’observation de son emprise.

Statut de conformité : Conforme

4.2 Mesures correctives et préventives

Attentes :

La société devrait avoir un processus pour enquêter sur des incidents ou des cas de non-conformité qui pourraient se produire. Elle doit également avoir un processus pour atténuer les conséquences potentielles ou réelles de tels incidents ou cas de non-conformité. Les mesures d’atténuation pourraient inclure le choix du moment et les mesures à prendre pour faire face à ces conséquences. La société doit démontrer qu’elle a établi une procédure documentée pour :

  • établir les critères de non-conformité;
  • reconnaître quand un cas de non-conformité se produit;
  • enquêter sur la ou les causes de tout cas de non-conformité;
  • élaborer des mesures correctives et/ou préventives;
  • mettre en œuvre de façon efficace les mesures correctives et/ou préventives nécessaires.

La société devrait élaborer des procédures pour analyser les données sur les incidents afin de relever les lacunes et identifier les possibilités d’amélioration dans ses programmes de gestion et de protection et ses procédures.

Références :

RPT-99, articles 6 et 52
CSA Z662-11, clause 3.1.2h)(i)
RCP, partie II, article 13

Évaluation :

Westcoast a élaboré et appliqué des procédures en fonction des exigences du Règlement sur le croisement de pipe-lines pour les activités non autorisées à déclarer. Les modèles de rapport sont mis à jour par l’équipe de prévention des dommages et peuvent être consultés par tous les employés dans The Source. Toutes les activités non autorisées sont entrées dans la base de données de suivi des incidents où elles sont gérées jusqu’à ce que les mesures nécessaires soient prises.

L’équipe de prévention des dommages a pour responsabilité de signaler ces activités à l’Office et d’assurer le suivi auprès des tiers. Elle verse les rapports d’activités non autorisées dans la base de données du SIG pour qu’ils soient rattachés aux parties concernées de l’emprise. Elle communique également avec l’équipe de sensibilisation du public pour que soient mises en corrélation les activités de sensibilisation et les activités non autorisées au besoin. Les membres de l’équipe des affaires foncières sont disséminés sur le territoire provincial et peuvent entrer en scène en cas de suivi et d’enquête sur place.

Westcoast a pu démontrer qu’elle disposait d’un processus de constatation des activités non autorisées et d’intervention et que le personnel connaissait ses fonctions de déclaration et de suivi.

Disons enfin qu’il existe une boucle de rétroaction bien établie pour l’analyse des événements et la détermination des lacunes avec le suivi à prévoir.

Statut de conformité : Conforme

4.3 Gestion des dossiers

Attentes :

La société doit élaborer et mettre en œuvre des procédures pour s’assurer que les dossiers sur les programmes de gestion et de protection sont conservés, accessibles et tenus à jour. Elle doit, tout au moins, conserver tous les dossiers pour la durée minimale requise par la loi et le règlement applicables et par les normes adoptées par renvoi dans le règlement.

Références :

RPT-99, articles 41, 51, 52 et 56
CSA Z662-11, clause 3.1.2h)(iii)
RCP, partie II, articles 10c), 11(1) et 16

Évaluation :

Westcoast tient plusieurs bases de données pour les programmes relevant du directeur Affaires foncières et sécurité du réseau pipelinier. Dans le cas des croisements de tiers et de la prévention des dommages, les dossiers sont stockés dans la base de données du SIG suivant les normes établies par le groupe des affaires foncières. Toutes les pièces dans tout dossier de croisement de tiers sont téléchargées dans le SIG et mises à la disposition de l’ensemble du personnel. Partout, le personnel jouit d’un accès en lecture seulement à toutes les couches d’information. Il y trouve un instantané de la situation et l’historique des activités pour un lieu déterminé. Ainsi, il prend cette base de données pour consulter les dossiers sur les activités d’exploitation-entretien, les activités non autorisées et les permis octroyés pour un même bien foncier le long de l’emprise. Le système comporte plusieurs couches d’information et peut donc être utile à un grand nombre d’équipes.

L’examen des entrées dans cette base de données a indiqué que Westcoast y verse l’ensemble des demandes d’autorisation, des permis, de la correspondance, des activités non autorisées et des plaintes des propriétaires fonciers selon le système de coordonnées du SIG. Le résultat est que le personnel peut se renseigner sur des parties de l’emprise bien précises.

Westcoast a pu démontrer qu’elle met en œuvre et maintient un système approprié de gestion des dossiers conformément aux exigences juridiques.

Statut de conformité : Conforme

4.4 Vérification interne

Attentes :

La société doit élaborer et mettre en œuvre un processus documenté pour procéder à l’audit de ses programmes de gestion et de protection et de ses procédures. Le processus d’audit devrait identifier et gérer les exigences en matière de formation et de compétence pour le personnel affecté aux activités d’audit. Ces activités d’audit doivent être menées régulièrement.

Références :

RPT-99, article 53
CSA Z662-11, clause 3.1.2h)(iii)

Évaluation :

La haute direction des services de vérification de Spectra Energy se trouve à Houston au Texas, mais un gestionnaire des vérifications et plusieurs membres du personnel sont logés à Calgary en Alberta. Les auditeurs de Calgary se chargent de la plupart des vérifications internes de Westcoast, parfois avec la participation de leurs homologues de Houston. Les vérifications par rapport aux exigences des programmes ont lieu à intervalles réguliers et sont d’une taille et d’une portée variables. Les entrevues et l’examen des documents confirment que toutes les constatations de non-conformité sont suivies, assignées au personnel pour suite à donner et déclarées aux échelons supérieurs de l’organisme.

Bien que d’autres programmes d’exploitation soient couramment soumis à des examens, les entrevues confirment que, dans le cas des programmes des affaires foncières et de la sécurité du réseau pipelinier, il n’y a pas encore eu de vérification d’exploitation par les auditeurs de Houston. Ajoutons que, d’après le personnel, les programmes des affaires foncières et de la prévention des dommages ne subissent aucun examen officiel permettant de s’assurer qu’ils sont élaborés et mis à jour conformément aux exigences juridiques.

Westcoast n’a pu démontrer que les exigences du RCP ont été intégrées aux vérifications internes de l’exploitation. La société n’a pas prouvé non plus qu’elles sont prises en compte dans les protocoles d’audit pour la vérification de la conformité en matière de sécurité du public.

Statut de conformité : Non conforme

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5.0 EXAMEN DE LA DIRECTION

5.1 Examen de la direction

Attentes :

La haute direction doit procéder à un examen formel des programmes de gestion et de protection pour s’assurer qu’ils sont toujours adéquats, pertinents et efficaces. L’examen devrait être fondé sur des documents et dossiers appropriés, incluant notamment les résultats des programmes de contrôle, de surveillance et de vérification. Cet examen doit être documenté et effectué formellement et régulièrement. La direction doit inclure dans cet examen toutes les décisions et actions ainsi que tous les engagements pris relativement à l’amélioration des programmes et au rendement global de la société.

Références :

RPT-99, article 53
CSA Z662-11, clause 3.1.2h)(iii)
RCP, partie II, articles 4 et 5

Évaluation :

D’après le personnel, les équipes de sensibilisation du public, des affaires foncières et de prévention des dommages déclarent leurs résultats au directeur Affaires foncières et sécurité du réseau pipelinier. Les rapports en question servent de base à l’organisation des programmes pour l’avenir et sont aussi discutés à l’occasion des examens de rendement. Les entrevues auprès des cadres supérieurs confirment qu’il est question des tendances des rapports sur les activités non autorisées au niveau de la haute direction. Ces rapports sont synthétisés dans un rapport d’ensemble de la direction sur la sécurité et le rendement. Les membres de la direction au siège social tiennent aussi des réunions obligatoires de relâche sur la sécurité où sont souvent abordées les questions de prévention des dommages de tiers.

La haute direction reçoit des rapports sur le rendement des programmes dans le domaine de la prévention des dommages et parle de cette prévention et de la sécurité du public dans ses communications régulières. L’Office prend acte de ces communications, mais constate que Westcoast a été incapable de démontrer qu’elle avait établi les processus nécessaires à un examen de gestion suffisant. Comme nous l’avons noté pour l’élément 2.2 du présent rapport, Westcoast n’a aucun processus officiel permettant de confirmer qu’un répertoire complet et à jour d’exigences juridiques oriente l’élaboration et l’application de son programme de croisements. Il faut aussi dire que le processus de vérification interne de Westcoast ne comporte pas de vérification de conformité avec le RCP pour ce qui est des exigences à décrire de traitement des activités du tiers. Sans une telle confirmation de conformité, la haute direction ne saurait affirmer que le programme de croisements est conforme à toutes les exigences. De plus, l’énoncé d’objet de la politique de la société ne fait pas expressément mention de la sécurité du public et n’établit pas non plus de ligne de visée nette entre cette politique et le programme de croisements. L’Office n’est donc pas persuadé que la haute direction ait mis en place des processus suffisants pour un examen de gestion officiel et documenté visant au maintien du caractère approprié de ce programme.

Statut de conformité : Non conforme

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